保管期間は何年? 紙カルテの外部保管を考えよう

投稿日 2021.12.08 / 更新日 2022.01.07
投稿者:豊田 裕史

医療機関にお勤めの皆さん、紙カルテの外部保管を考えてみませんか?

カルテは重要な個人情報ですが、日々の診療のなかで、分量が増えていく一方です。電子カルテの導入には多額の導入コストが必要なため、不便を感じながらも紙カルテを使い、保管を続けている医療機関もあるのではないでしょうか。

保管が必要な書類とその期間について学び、適切な情報管理をおこないましょう。

この記事では、以下のようなことを紹介します。

  • カルテ保管の必要性
  • 保管が必要な書類
  • 保管期間
  • 保管方法

保管が必要な書類とその期間について学び、適切な情報管理をおこないましょう。


カルテの保管は法律で義務付けられている

医療機関では、診療、検査、処方などに際して、さまざまな文書が作成されます。

文書は、医師法、医療法、薬剤師法、救急救命士法、診療放射線技師法など、さまざまな法律によって保管が義務付けられています。法律で定められた保存期間はそれぞれ異なるため、正しい理解が必要です。保管すべき書類が破棄されていることが発覚した場合、罰せられる可能性もあるので注意しましょう。

保管が必要な書類

法令で保管が定められた書類は、以下のようなものです。

  • 診療録
  • 助産録
  • 救急救命処置録
  • 照射録
  • 処方箋
  • 病院日誌
  • 手術記録
  • 検査所見記録
  • エックス線写真
  • 紹介状 など

診療録(カルテ)の保管期間は何年?

なかでも、一番分量の多い診療録(カルテ)の保管について見ていきましょう。カルテの保存期間は5年間です。

医師法第二十四条には、以下のように記されています。

医師は、診療をしたときは、遅滞なく診療に関する事項を診療録に記載しなければならない。

前項の診療録であって、病院又は診療所に勤務する医師のした診療に関するものは、その病院又は診療所の管理者において、その他の診療に関するものは、その医師において、五年間これを保存しなければならない。

この5年間とは、どの時点から5年間なのでしょう。医師法に明確な規定はありませんが、健康保険法にもとづく「保険医療機関及び保険医療養担当規則」によると、5年間の起点は「診療が完結した日」です。

具体的には、以下の通りです。

(帳簿等の保存) 第九条 保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあっては、その完結の日から五年間とする。

つまり、治療が継続している限りは、過去のカルテを廃棄してはいけません。また、レントゲンなどカルテ以外の診療に関する諸記録は、3年間の保管が必要です。これらの規定に違反した場合、50万円以下の罰金が課せられる可能性があります。

では、診療終了後5年間が経過すればカルテを破棄して良いのでしょうか。

医師法の観点からいえば、破棄しても問題はありません。ただし、医療過誤など裁判での資料提出を求められた場合には、保存期間である5年を過ぎてもカルテの開示が必要です。

民法の規定(第724条)によると、損害賠償請求権の消滅時効は20年です。そのため、不法行為を疑われ、資料の提出が求められる可能性を考え、20年はカルテを保管しておく必要があるでしょう。

不法行為による損害賠償の請求権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅する。

一 被害者又はその法定代理人が損害及び加害者を知った時から三年間行使しないとき。

二 不法行為の時から二十年間行使しないとき。

また、日本医師会が発行している「医師の職業倫理指針(第3版)」では、診療録の永久保存を求めています。

記録保存形式の主流が紙媒体から電子媒体に移行しつつある状況において、診療諸記録の保存期間は診療録の保存期間と同じになるべきである。わが国では法律上5年という期間が定められているが、電子媒体化に伴い永久保存とするべきである。

産科分野で、周産期障害などの予測される新生児については診療録を長期間保存することが学会内で勧奨されているし、長期の慢性疾患患者についても同様に長期間の保存が求められている。

患者救済の観点から、カルテはより長期的・永久的な保管が求められていくでしょう。紙カルテを運用している場合、増えていくカルテを長期的に保管する方法を考えなければなりません。


紙カルテの効率的な保管方法を紹介

かさばる紙カルテを効率的に保管する方法として、外部保管サービスとスキャン電子化サービスをご紹介します。


外部保管サービス

外部保管サービスは、現在使用している紙カルテをそのまま外部に保管するサービスです。

厚生労働省の資料によると、一定の基準が満たされる場合には、紙カルテの外部保存が可能ですが、紙媒体のままで外部保存をおこなう場合、以下の条件を満たす必要があります。

記録が診療の用に供するものであることにかんがみ、必要に応じて直ちに利用できる体制を確保しておくこと。

患者のプライバシー保護に十分留意し、個人情報の保護が担保されること。

外部保存は、診療録等の保存の義務を有する病院、診療所等の責任において行うこと。また、事故等が発生した場合における責任の所在を明確にしておくこと。

外部保存受託機関の要件についても条件が定められており、どんな企業でも外部保管を受託できるわけではありません。


株式会社大塚商会の外部保管サービス

株式会社大塚商会が提供する「デジ倉 機密文書保管サービス」は、外部保存受託機関の条件を満たすサービスです。

「デジ倉 機密文書保管サービス」では、紙カルテをはじめとする機密文書を高いセキュリティ設備のある外部倉庫で保管。電子化する文書を指定することができ、必要なときに電子メールで受け取ることができます。

また、法定保存期間が終了した文書の安全な削除などにも対応し、文書の保管から廃棄までをワンストップで提供するサービスです。


スキャン電子化サービス

スキャン電子化サービスは、紙カルテの内容をスキャンし、電子化したうえで保管するサービスです。

電子媒体による保管についても、厚生労働省が基準を定めています。

記録の真正性、見読性及び保存性の確保を満たさなければならないこと。

電気通信回線を通じて外部保存を行う場合にあっては、保存に係るホストコンピュータ、サーバ等の情報処理機器が医療法第1条の5第1項に規定する病院又は同条第2項に規定する診療所その他これに準ずるものとして医療法人等が適切に管理する場所に置かれるものであること。

患者のプライバシー保護に十分留意し、個人情報の保護が担保されること。

外部保存は、診療録等の保存の義務を有する病院、診療所等の責任において行うこと。また、事故等が発生した場合における責任の所在を明確にしておくこと。

カルテを電子スキャンして保存する場合、受託企業は改ざん防止のために、電子署名とタイムスタンプを電子化した文章に付与することが必要です。タイムスタンプは、ある時刻にその電子データが存在していたことを示す技術を指します。また、スキャナで読み取った電子情報と原本が同等であることを担保する情報作成管理者の任命など、文書の電子化には必要な要件が定められています。


富士マイクロ株式会社のスキャン電子化サービス

富士マイクロ株式会社が提供する「紙カルテのスキャン電子化サービス」は、紙カルテを電子化するサービスです。患者IDなどの検索項目を追加することも可能なので、PCからの検索・閲覧ができます。PCでの検索により業務効率が向上するのはもちろん、紙カルテをバックアップすることによるリスク分散の効果も期待できます。

内視鏡やカテーテル検査の画像データをDICOM規格(医療画像の国際規格)で電子化できるのが「医療用フィルム電子化サービス」。紙カルテのスキャンと同様に、患者IDなどの検索項目を追加することで、PACS(医療用画像管理システム)での一元管理が可能になります。

スキャン電子化サービスには、紙カルテの外部保管とくらべ、以下のような違いがあります。

  • PCでの検索による業務効率の向上
  • 医療情報システム(レセコン)を利用する場合、連携が可能
  • 患者情報の一元管理が可能
  • カルテのバックアップによるリスク分散

スキャン枚数や保管状況に応じて費用が異なるので、まずは受託企業に問い合わせてみましょう。


外部保管・スキャン電子化サービスを利用するメリット

外部保管・スキャン電子化サービスのメリット

紙カルテの外部保管や、スキャンによる電子化サービスを利用するメリットは、以下の通りです。

  • 紙カルテの保管に使っていたスペースの有効活用
  • セキュリティの高い場所での保管が可能
  • 災害対策を念頭に置いた、医療機関資源の分散管理
  • 高額な電子カルテの導入を避けられる
  • 作業を外注することによる職員負担の軽減

カルテの廃棄や電子化には、情報管理の観点から守るべきガイドラインが定められています。専門的な知識が必要なため、自院で責任者を選定するより、専門の業者に委託する方が医療機関の負担が軽いでしょう。

カルテは個人情報です。そのため、すべてのカルテ情報を一度に外部委託することには不安があるかもしれません。そこで、カルテの外部保管や電子化サービスを少しずつ利用することも選択肢のひとつです。最終診察日から長期間が経過したものや、医療機関での保管の優先度が低いものから外部保管を試してみるのはいかがでしょうか。


カルテの保管期間を守り、適切な情報管理を

この記事では、カルテを保管する重要性と外部保管に関して解説しました。

保管スペースを圧迫していく紙カルテですが、今後も長期保管が求められていくでしょう。スペースやセキュリティの面からも、外部委託を検討する価値はありそうです。

カルテの保管期間を守り、適切な情報管理を心がけるとともに、事業の継続をおこなうための準備として、紙カルテの外部保存を検討しましょう。


都圏の病院

泌尿器科専門医、性機能専門医、性感染症専門医、医学博士。15年以上にわたる大学・基幹病院での臨床・研究経験を生かし、一般向けのわかりやすい医療記事の執筆が得意。趣味が高じてファイナンシャルプランナー2級・福祉住環境コーディネーター3級を取得。医師向けに家計アドバイスも行っており、医師を対象とした情報発信にも自信あり。子育て奮闘中。

薬剤師として日本、シンガポールで従事。国際医療ボランティアとしてインドやボツワナ、タイに派遣される。現在は医療ライターとして執筆、コンテンツディレクター、編集長、ライティング講師、Webデザイナーとして活動。


総合病院

呼吸器専門医、指導医、総合内科専門医、研修医指導医、医学博士。総合病院勤務医として臨床または研究に従事し、若手指導にあたりながら、これまで培った経験を生かして医師ライターとしても大手医療メディアなどで多数の記事作成を行っている。また専門知識を生かして監修や編集、Webディレクターとしても活動している。
最近は予防医学、デジタルヘルス、遠隔医療、AI、美容、健康、睡眠などに関心を広げデジタルヘルス企業に関する記事の連載も行っている。
正しい医療知識の普及や啓蒙のために日本語又は英語で発信を行いながら様々な企業との連携やコンサルティングも経験し、幅広い分野での貢献に努めている。
複数の学会に所属し、論文執筆、国内・国際学会発表による研鑽を積んでいる。