はなみずき小手指クリニックの悩める事務長を救った「改善BOX」(前編)

更新日 2024.03.25
投稿者:豊田 裕史

病院やクリニック、介護施設の事務長、施設長、院長先生方は、とある共通の悩みを抱えているといいます。それが「製品やサービス導入時の業者選定」です。今回お話を伺った、埼玉県にある「はなみずき小手指クリニック」の事務長、細川さんもその1人です。事務方の業務を一手にになっているので、同僚や院長とも共有できず、解決方法が見当たらない「業者選定の悩みとそれを解消した2ndLaboの改善BOX」についてじっくりと語っていただきました。

改善BOXは医療福祉施設の課題解決プラットフォーム2ndLabo(セカンドラボ)の一つの機能です。施設運営に関するお悩みごとを投稿するだけで、最適なソリューションをもつ企業が集まってくる仕組み。お悩みのジャンルは幅広い領域に対応しており、例えばICT製品の導入や委託業者の選定といったメジャーなものから、リフォームや設備点検をお願いしたいなど、ニッチな領域にまでお応えしています。

ソリューションを提供してくれる企業は上場企業や、そこまで知名度は無くとも医療福祉業界で確固たる実績を残しているなど、信頼性の高い企業のみ参加しています。

医療福祉施設の担当者は完全無料で利用できるサービスということもあり、現在、民間病院では4分の1以上にご利用頂いているサービスで利用施設数は順調に右肩上がりです。

医療福祉施設の課題解決プラットフォーム2ndLabo



健診を中心に展開するはなみずき小手指クリニック

はなみずき小手指クリニック

——はなみずき小手指クリニックはどのようなクリニックですか?

健康診断や人間ドックが中心のクリニックです。健診で再検査や経過観察が必要になった患者様が診察や治療を受けられるように、内科、消化器内科などの外来診察にも力をいれています。「病気を治すための治療」ではなく「病気にならないための医療サービス」がモットーです。

開院当初は健診が中心でしたが、最近では地元の患者様も多く来院してくださるようになりました。スタッフの人数は医師を含めて20人を超えています。医師、看護師、検査技師、事務スタッフなど様々な職種のスタッフが在籍しています。


事務長の頭を悩ませる、業者探し

事務長の細川さん

——クリニックの運営には様々な悩み、トラブルがつきものだと思います。いつもどのように解決方法を探しているのでしょうか?

施設の運営、経営に携わっていると日々何かしらの問題、課題が発生します。内部のリソースで解決できる事案もあれば、なかには外部業者への依頼や新たにシステムや製品の導入を検討することも少なくありません。
何らかの製品やシステムの導入をしなければならないときは、出入りの卸業者に相談するのがこれまでのセオリーでした。しかし卸業者の方が、我々の要望するサービスや製品をすべて網羅しているわけではありません。

卸業者が扱っていなければ自力でインターネットで検索します。また、卸業者が取り扱っている製品等を紹介してくれたとしても、それが最適解であるとは限らないんですよね。高額かもしれないし、他にも良いものがあるかもしれない。実際に自分でインターネットで検索したら卸業者の見積価格よりも高額になったこともあります。

また、安いから良いわけではありません。使い勝手が良く、我々が望む仕様を叶えてもらう必要があります。

——他のクリニックや病院の担当者さんも似たような悩みを抱えているのですか?

そうだと思いますよ。うちのような規模感のクリニックでは、経営企画室のような情報収集をする専門部署があるわけではないので1人で情報を集めるのが大変です。また、大きな病院では卸業者が決まっていて、業者の選定すらできず非常に狭い選択肢から選ばなければならないこともあるのではないでしょうか。

医療機関同士が連携して情報を交換するようなこともありませんので、孤軍奮闘しているような状態。インターネットでの検索が苦手な方は卸業者の方に電話をして、卸業者が取り扱っていれば紹介を受けるといった方法をとっているのではないでしょうか。

——医療機関の事務スタッフ向けにわかりやすく情報がまとまっているWebサイト等はないのですか?

あるにはあるのですが、使い勝手はそこまで良くないECサイトのようなイメージです。導入する製品がズバリ決まっていなければ探すのは困難でして。

仮に導入したい製品が決まっていたとしても販売している業者を探してお問い合わせフォームに必要事項を入力して、パンフレットを取り寄せて……といった手順が必要です。複数の製品やサービスを比較したい場合は、それを何社も繰り返すことになります。大変に骨が折れる作業です。

——たとえばどういった時に、業者を探す大変さを実感しましたか?

最近ではクリニック内に設置する椅子を探すときですね。オフィス用家具を取り扱っているECサイトで購入すればよいのか、はたまた専用の業者があるのか。そういったところからリサーチをするわけですが、何をどう調べればよいのやらと頭を抱えてしまいます。ルーティーン業務がある中で突発的に業者探しが発生するわけですから、その都度バタバタするんです。


事務長の悩みを解消する2ndLaboの「改善BOX」

事務長の細川さん

——事務長の悩みにぴったりフィットしたのが改善BOXであると聞きました。どういった経緯で改善BOXの存在を知ったのですか?

最初は改善BOXを運営するセカンドラボ株式会社の森さんから「こういったサービスを医療福祉施設向けに始めました」と教えてもらいました。その時は必要に迫られていなかったこともあり、サラッと流してしまいました(笑)。ほとんど忘れた状態ですね。

——改善BOXの存在を思い出したきっかけは? なぜそのときに改善BOXを利用しようと思ったのでしょうか?

コロナを経験した後でした。森さんから「改善BOXのサービス内容をブラッシュアップした」と一報が入ったのです。

ちょうど当院ではシステムの入れ替えを検討していた時期で、それに伴い導入する診療予約システムの選定に悩んでいたところでした。自分で情報をかきあつめて問い合わせをする作業には膨大な時間がとられます。

ところが改善BOXであれば、悩みをお伝えすると担当者が当院の困りごとを解決してくれる業者を選んでくれるんです。悩み事を書き込めば、複数の業者が解決案を提案してくれるフォームも用意されています。これなら自分で業者を選ぶ手間が大幅に省けると考えました。これまでとは真逆のアプローチです。従来は私たち医療関係者が気になる業者にひとつずつ問い合わせをしていましたが、改善BOXは条件が合致した業者さんの方から私たちの要望に対して最適なソリューションの連絡をくださいます。業者選び、物品選びで悩むことが多い私にとっては画期的なサービスです。


実際に改善BOXを使った、はなみずき小手指クリニックの事務長 細川さんが語る使い勝手や、改善BOXの魅力は後半でお伝えします。


株式会社こゆ記|代表取締役

大学時代は中世日本史を専攻し、史料の解析・分析を学ぶ。
商社と損害保険会社で働いた後、2012年にライターとして独立。現在は書籍や雑誌、webサイトに掲載する記事などを執筆している。

|医師
総合病院
URL:https://twitter.com/dr_shinpaku

呼吸器専門医、指導医、総合内科専門医、研修医指導医、医学博士。総合病院勤務医として臨床または研究に従事し、若手指導にあたりながら、これまで培った経験を生かして医師ライターとしても大手医療メディアなどで多数の記事作成を行っている。また専門知識を生かして監修や編集、Webディレクターとしても活動している。
最近は予防医学、デジタルヘルス、遠隔医療、AI、美容、健康、睡眠などに関心を広げデジタルヘルス企業に関する記事の連載も行っている。
正しい医療知識の普及や啓蒙のために日本語又は英語で発信を行いながら様々な企業との連携やコンサルティングも経験し、幅広い分野での貢献に努めている。
複数の学会に所属し、論文執筆、国内・国際学会発表による研鑽を積んでいる。

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