もう書類の山に悩まない！AURA相談支援で書類作成を93％削減

本記事では、面談時の音声から手軽に書類が作成でき、業務効率化をサポートする「AURA相談支援」についてご紹介します。書類作成時間を最大93%削減する効果をはじめ、実際に書類の山を解消した事業所の導入事例、さらに開発元である株式会社Jinの代表取締役 前川氏へ人手不足の現状や開発の背景をうかがったインタビューまで、詳しくまとめました。

日々の書類作成をもっとラクにして、目の前の利用者との対話を大切にするためのヒントとして、ぜひ参考にしてみてください。

＞＞＞AURA相談支援の導入事例はこちら
＞＞＞開発者の株式会社Jin 前川代表へのインタビューはこちら

目次

• AURA相談支援とは？
• AURA相談支援が実現する業務削減効果！
• 【導入事例】AURA相談支援の導入による変化
• AURA相談支援の操作画面を見てみよう
• 【開発者インタビュー】前川社長に開発秘話をうかがいました！
• まとめ

AURA相談支援とは？

AURA相談支援は、書類作成から記録・保管までをAIで効率化する相談支援専門員向けのソフトです。

面談音声から複数書類の下書きをまとめて作成できるため、記録や計画、モニタリングへの重複入力の手間を省けます。同社の調査によると、導入前後で書類作成時間を平均約93%削減しており、一ヶ月あたり約30時間の時間を創出できる実績があります（顧客ヒアリング結果、～2026年3月、同社調べ）。

下書きは各自治体のExcel様式に対応しており、最後は専門員が確認・修正して仕上げる仕様です。完成した書類は自動で記録・保管されるため、転記や書類を探す手間を減らし、スムーズな業務環境を整えられます。

サービス名	福祉AI AURA相談支援
提供会社	株式会社Jin
URL	https://www.aura-jin.com/plan-support
対応サービス種別	相談支援

就労支援事業所向けの「AURA就労支援」も展開！

同社では、就労移行支援や就労継続支援A型・B型の事業所に特化した「AURA就労支援」も提供しています。

相談支援と同様に、日々の支援記録の入力や個別支援計画書などの書類作成にかかる時間を大幅に削減できるほか、日々の請求業務まで対応しています。

AURA相談支援が実現する業務削減効果！

AURA相談支援を実際に導入した際、どのような業務削減効果が期待できるのか、具体的な数字を交えて紹介します。

書類作成時間を最大93％削減

これまで1〜2時間ほどかかっていた一連の書類作成が、最短60秒以内で完成できるようになります。面談終了と同時にAIが必要書類の下書きを作成するため、白紙から書き始める時間や、同じ内容を毎回入力する時間を減らすことで、書類作成にかかる時間を最大93%削減できます。

モニタリング書類の作成時間を約17時間削減（月25件の場合）

従来は1件あたり45分かかっていたモニタリング書類の作成を、約5分に短縮することが可能です。月に25件のモニタリングを行う場合、1ヶ月あたり約17時間の書類作成時間を削減することができます。さらに、そこで生まれた時間を使って、新たに約6件の面談を受けることも可能になります。

【導入事例】AURA相談支援の導入による変化

ここまで、『AURA相談支援』の基本的な内容や、導入によって得られる業務削減効果について紹介してきました。ここでは、実際にシステムを導入している2つの事業所の事例を、公式HPのインタビュー内容から要約して紹介します。各事業所の詳細なインタビュー内容は、公式HPの事例ページをご覧ください。

相談支援事業所 おるとプラス 様

出典：「書類に追われていた連休に、初めて休めた」 相談支援専門員・宮村和秀さんがAURA相談支援で取り戻したもの

利用者の家庭環境まで深く踏み込む丁寧な伴走型支援を特徴とする、福岡県の相談支援事業所 おるとプラス様。熱心に向き合うあまり山積みになっていた書類業務の効率化を目指し、『AURA相談支援』を導入しました。導入後は未作成書類が解消され、対話に集中できる環境と組織拡大への余力を生み出しています。

100件以上の未作成書類が解消し「初めての完璧な連休」を実現

独立して8年目を迎える同事業所では、利用者の家庭環境や特性の分析を重視し、1回に1〜2時間の丁寧な面談を行っていました。しかし、その熱心さゆえに書類作成に追われ、土日祝日や年末年始も休めず、未作成のメモが100件以上も溜まる状態に陥っていました。

現状を打破するために『AURA相談支援』を導入したところ、それまで1〜2時間かかっていたモニタリング書類の作成が、わずか5分に短縮されました。過去の溜まっていた書類も含めて一気に処理が進み、生産性は従来の3倍以上に向上。導入から数ヶ月で溜まっていた在庫書類はなくなりました。

対話スキルの向上と1人体制からの組織拡大へ

効率化だけでなく、面談の質にも変化が生まれました。以前は利用者の言葉を書き留めるため下を向いてばかりでしたが、導入後は大事な要点のみのメモに変わり、利用者の目を見てしっかりと話を聞ける環境が整いました。

時間が生まれたことで、ケース会議や関係機関との連携といった「人が行うべき本来の支援」に注力できるようになり、1人体制だった事業所へ新しく人員を補充する組織拡大の一歩も踏み出しています。

相談支援事業所 エンジョイント 様

出典：相談支援の新規開業で一番に決めるべきこと。書類に追われない業務フローを開業前に構築できた、鳥毛社長の相談支援

障害者グループホーム事業のノウハウを活かし、新規に相談支援事業を開始した相談支援事業所 エンジョイント様。開業当初から効率的な運用を念頭に置き、『AURA相談支援』を先行導入しました。書類作成時間を短縮し、対面での密なコミュニケーションと、利用者や家族の負担軽減を両立させています。

開業当初からテクノロジーを前提とした業務設計を徹底

グループホーム事業を展開する中で相談支援専門員の不足を感じ、新規事業として相談支援事業所を立ち上げた同事業所。立ち上げにあたり、他事業所から「書類業務が煩雑で大変だ」という声を多く聞いていたため、手作業ではなく最初からテクノロジーを前提とした業務フローを構築すべく、『AURA相談支援』を開業1ヶ月前から導入しました。

画面を見ない対話重視の面談とその場での計画案提示

導入後の面談では、パソコンの画面を見ながらタイピングするスタイルを止め、目の前の利用者としっかり目を合わせる対話を重視しています。

面談中にスマホやPCで録音を行うだけで、人間の主観を挟まない利用者の生の声を網羅した叩き台がすぐに完成。印刷まで含めてわずか50分（うち聞き取り40分、生成・修正10分）でアセスメントシートとサービス利用計画案が出力されます。

これにより、利用者が仕事を休んで面談に来ているその場で内容を確認・修正し、計画案のすり合わせまで完了できるようになりました。何度も足を運んでもらう必要がなくなり、利用者や家族の負担軽減にも寄与しています。

AURA相談支援の操作画面を見てみよう

ここまでAURA相談支援を導入することでの業務削減効果と導入事例をみてきました。次は実際の操作画面を見てみましょう。

録音開始画面

書類作成

アセスメント確認

Excelテンプレートの設定・確認

【開発者インタビュー】前川社長に開発秘話をうかがいました！

『AURA相談支援』はどのような背景から開発され、相談支援の現場におけるどのような課題の解決を目指しているのでしょうか。本システムの開発元である株式会社Jinの代表取締役・前川氏に、開発に至ったきっかけや運用の効率化に対する考え方をうかがいました。

相談支援業界が直面する「40万人セルフプラン」という社会課題

――なぜ『AURA相談支援』を開発しようと思われたのでしょうか。

前川氏： 本来であれば、相談支援専門員が障害や特性に合わせて最適な支援計画を立てます。しかし、専門員が圧倒的に足りないために適切なサポートを受けられず、ご自身やご家族が自分で計画を立てざるを得ないセルフプランの状態にある方が、子どもから大人まで全国に約40万人（うち子どもが13万〜17万人）もいるのが実情です。

これは決して、自分たちで自由に決めたいからそうしているわけではありません。自分が病気になった時、医師の意見を聞かずに自分で治療計画を決める人はあまりいませんよね。それと同じで、我が子の障害が分かり、どうしていいか悩んでいるご家庭が、専門員に頼ることもできず全国に10万世帯以上も取り残されている。これは待機児童問題にも匹敵する、深刻な社会課題だと感じています。

出典：各自治体の支給決定者（児）数とセルフプラン率（令和７年３月末時点） - 厚生労働省

――全国で40万人、10万世帯というのは大きな数字ですね。

前川氏： そうなんです。この現実を、デジタル技術による業務効率化で解決したいと考えました。現在、全国の相談支援事業所数は約2万カ所あります。私たちの試算では、全国で5,000人の相談支援専門員が『AURA相談支援』を使って業務を効率化できれば、この40万人のセルフプラン状態は十分にカバーできます。

本当に支援を必要としている場所に、必要な支援が届く仕組みをつくりたい。その架け橋になりたいという想いが、開発のきっかけとなりました。

相談支援の現場にゆとりを生む、AURA相談支援の導入効果

――『AURA相談支援』を導入した事業所では、具体的にどのような効果があったのでしょうか。

前川氏： 事例の一つとして、福岡県にある相談支援事業所の例をご紹介します。

通常の相談支援は報酬の仕組み上、1時間の面談と30分の書類作成で効率よく回すのがセオリーです。しかしその事業所では丁寧な対応を重視し、1回の面談に1〜2時間を費やしていました。それほど熱心に向き合っていたため、書類作成にも多くの時間がかかっていたのです。結果として、独立して8年間、休日も取らずに支援を続けてこられました。

「休みなんてなくていい。これが自分の役割だから」と笑って話す姿を見て、私たちはこの負担をAIで解消しようと決意しました。

――実際に導入された担当者からは、どのような反響がありましたか。

前川氏： 最初はITツールに対して慎重な姿勢を持たれていましたが、導入後は山積みだった書類仕事の時間が無くなり、売上も大幅に増加しました。

その後、「8年目で初めて連休が取れた」と嬉しそうに連絡をいただいた時は感慨深かったです。こうした専門員が全国に増えれば、困っている人たちに必ず支援の手が届くと確信できました。

＞＞＞福岡県の相談支援事業所の事例はこちら

書類作成の形骸化を防ぎ、利用者の本音に向き合う時間を作る

――業界全体でも、書類業務が負担になっているのでしょうか。

前川氏： はい。多くの福祉の現場では定期的な面談が義務付けられていますが、現場の職員が業務に追われ、どうしても流れ作業のようになってしまっているケースが少なくありません。

実際、利用者ごとに特性は違うはずなのに、どの書類を見てもほぼ同じ内容がコピペのように並んでいることもあります。本来、相談支援の計画はその人のこれからの人生や居場所を作るための大切なものです。しかし、提出しなければいけないからと、処理するだけになってしまっては非常にもったいないと感じていました。

『AURA相談支援』は、支援者がこうした書類仕事から解放され、目の前の利用者の本音に向き合う時間を取り戻すためのツールです。これを通じて、熱心な専門員が本来の支援に集中できる環境を全国に広げていきたいと考えています。

面談終了から短時間で行われる行政提出書類の自動生成

――ツールとしての具体的な強みを教えてください。

前川氏： 業務の手間を徹底的に減らした点にあります。一般的な文字起こしツールやChatGPTなどの汎用AIを使うと、一度要約したテキストを各自治体のExcel様式にコピー・アンド・ペーストする手間が発生します。これでは効率化できているようで、実はまだ時間がかかっています。

『AURA相談支援』は、その転記の手間すら無くしました。面談中にスマホやPCで録音すれば、面談終了後、わずか15秒から1分ほどで行政に提出できるレベルの書類が完成します。

――1回の録音から複数の書類を同時に作成することも可能ですか。

前川氏： はい。1回の面談音声から「アセスメントシート」や「利用計画案」など、異なる複数の様式を同時に作成できます。各自治体のExcel様式をそのままシステムに取り込むだけで、AIが自動で各項目を埋めて出力する仕組みです。

過去のデータも参照できるため、半年後や1年後のモニタリングの際も、その利用者の変化に合わせた最適なプランを作成できます。使えば使うほど、その事業所のスタイルに馴染んでいくのが特徴です。

相談支援に特化したシステムで現場の課題を解決

――相談支援の業界ではアナログな管理手法が多く残っているのでしょうか。

前川氏： 現在でも多くの事業所がExcelや紙のファイルで管理を行っています。そのため、スタッフごとに自己流のテンプレートを使っていてデータの引き継ぎが難しかったり、経営者が全体の状況を把握しにくかったりといった課題を抱えています。

既存の福祉向けソフトは現場の業務に合わず、結局Excelでの管理に戻ってしまうケースも少なくありませんでした。だからこそ私たちは、相談支援の現場に特化したシステムを開発しました。

――このシステムを通じて、今後どのような福祉の未来を目指していきたいですか。

前川氏： ありがたいことに、導入していただいた方から地域の繋がりで次の事業所をご紹介いただくなど、多くの反響をいただいています。それだけ業界全体が現状の課題に対する解決策を求めており、私たちのシステムに期待を寄せてくださっているのだと実感しています。

障害福祉という領域は、関わる方々が熱い思いを持っている世界です。だからこそ、システムを通じて事業所を支え、その先にいる利用者の方々がより良い支援を受けられる環境を作らなければ意味がありません。これからも現場の実情に実直に向き合い、専門員の方々が本来の支援に集中できる未来を支えていきたいと考えています。

まとめ

相談支援専門員の人手不足や、山積みにしがちな書類業務といった現場の悩みに、AI技術で寄り添ってくれるのが『AURA相談支援』です。

面談中の音声をもとに自治体指定の様式へ直接書類を作れる仕組みは、これまでの書類作成にかかる時間をぐっと減らしてくれます。実際に導入した現場では、溜まっていた書類仕事がきれいに片付いただけでなく、パソコンの画面から目を離して利用者とじっくり向き合えるなど、本来の支援に必要な時間と心のゆとりが生まれています。

専門員が書類の手間から解放されて丁寧な支援に集中できるようになることは、結果として利用者への温かいサポートの質向上にもつながっていきます。日々の書類作成をもっとラクにして、目の前の利用者との対話を大切にするために、まずは一度試してみてはいかがでしょうか。