負担が大きかった勤務表作成が 9割位楽になりました。

-済生会中央病院様に導入させていただいてからちょうど一年が経過致しました。本日は導入までの経緯や１年間ご利用いただいての感想などをお聞かせいただければと思います。

-まずはシステム導入の経緯についてお聞かせください。他社様のシステムをご使用になられていたと思いますが、何か問題意識とかございましたでしょうか？

中園様:以前の勤務予定作成は師長が手作業で行っていました。スタッフの勤務希望をできるだけ尊重し、7:1の日勤・夜勤に過不足がないよう、また看護能力においても均等化されるよう調整して作るので作業にはものすごく時間がかかっていて、1日3〜4時間くらい、それを数日に渡って作っていました。最初のNM(看護マイスター)説明では条件を設定すれば自動作成が出来て、さらに自動作成された数パターンの中から選ぶことが出来るという事でした。勤務表作成にかかる時間が短縮できれば、その時間を本来の師長としての管理業務に充てることが出来るのではないかと考えました。

-ご紹介させていただいたのち、一部の方に試用していただくとともに自動生成もお試しいただいたと思いますが、最終的にどの辺りが決め手になったのでしょうか？

伊藤様:今までは、夜勤時間を計算してから、夜勤を何名で組めばよいのか、夜勤専従を何名にしたらよいかなど、先に手作業で計算し、作成していました。今回のシステムは、自動計算してくれるため、とても良いと思いました。また、以前はエクセルファイルで勤務表を作成し、その後電子カルテのシステムに手入力するなど、２度手間で、勤務表作成に2倍、3倍の労力がかかっていました。今回のシステムでは、勤務希望も反映され、転記がないことで、間違いもなくなり、本当に導入してよかったと思います。

中園様:私の場合は勤務表の確認作業ですね。以前は勤務表と様式9を1日1日指で辿り、間違いが無いか照らし合わせていました。

複雑な勤務になると2人で読み合わせをしながら半日くらいかけて確認する事もありました。NMシステムは同一画面上で勤務と様式9に反映される時間を照らし合わせる事が出来るので作業が大幅に省略することができると思いました。

-体感的に負担感はどんな感じでしょうか？

中園様:やはり様式9に関しては７割くらい減ったというか楽になりました。様式9の確認作業は1ヶ月に3回行っています。毎月1日には前月分、師長が翌月の勤務を作成した時点、月半ばの20日、と夜勤時間などが基準値以内に収まっているかを確認します。以前は様式9を確認するには、まずシステム課にUSBを持参してデータをコピーしてもらってから行っていました。

それが月3回となるとかなり負担になっていましたね。今は部署内のPCでちょっと時間があると様式9をこまめにチェックできるようになったので、あ、今月もクリアできてるな！って安心感も生まれるようになりました。

-イベント機能は時間管理上うまく使えていらっしゃいますか？

中園様:定例の会議や委員会に関しては繰り返し入力、研修は月ごとにイベント入力をしておいて、参加メンバーは各部署の師長さんたちに入れてもらっています。病棟ごとのイベントに関しては師長さんにイベントの作成からお願いしています。イベントの入力についてはマニュアルを作り「きちんと入力がされていないと正しい様式9が作れませんよ」とお知らせしています。

-イベントがシステム上管理されていて参加者が登録されていて時間数も引かれるカタチが作れるというのが意味のあることのような気がします。自動作成についてなんですけど、どうでしょうか？

伊藤様:本当に楽ですね。私は、このシステムを信頼しきって使わせていただいております。自動作成で勤務表を作成した時に、必ず、達成率を確認します。最近は、自動作成のボタンを1回か2回押すと達成率99.8％位まで示すので、その後に評価を確認し、問題なさそうなら採用することにしています。ただ、最終的には自分の目で確認し、多少修正はしています。自部署では毎月8日に勤務希望を締め切り、その後自動作成ボタンを押すと、その日に出来上がってしまいますね。

-そういう状態になるにあたって、コレが効いたのかな？というのはありましたか？

伊藤様:導入した直後は、色々設定する事が多く大変でした。導入して3か月位は、設定を細目に変更しながら勤務表を作成していましたが、それ以降は、順調に作成できるようになりました。

-体感的に作業量はどのくらい減りましたか？

伊藤様:勤務表作成は、今までの負担が大きかったので9割位楽になりました。

-本当ですか！！！ありがとうございます。

伊藤様:残りの1割は、やっぱり自動作成といっても、100％完璧なものはできないので、微調整が必要という点でしょうか。勤務希望やイベントが重なり過ぎると、例えば、新人を二人以上夜勤に組まないように設定していても、新人が二人夜勤になっていたり、反対に、6年目以上の看護師だけの夜勤とかもあります。そこは、一旦確認し、微調整が必要になります。強いて言えば、日勤も夜勤もバランス良くスタッフを組んでもらえるといいなという希望はありますね。

-プリセプターとプリセプティの組み合わせってお有りでしたっけ？導入時は夜勤でできるだけくっつけたいというのを、くっつけるならくっつける。くっつかないのは許さないという指定しか出来なかったんですが、今は月何回以上くっつけるというのが出来るようになりました。そういうご依頼が多かったので機能追加をさせていただいたんですけど。ちょっとお試しいただけると良いかも知れません。あと何かこういうことが出来れば良いのにというのはございますか？

中園様:スタッフの異動予定が、一人ずつでないと入力できないですよね。たとえば、入職者や異動者が多数の時はエクセルなどに必要情報を入力して、そのデータが一括でシステムに移行できたら便利かなと思うのですが、、、。

-そこちょっとご説明不足だったかも知れません。名前だけは入れる必要があるんですが、名簿にエキスポート、インポートという機能があります。

中園様:そうなんですね！これから新採用者の情報を入れて行かなければならないので知ることができて良かったです。名前だけ先に入っていれば細かい情報はエクセルで出来るという事ですよね。まだ名前とIDNo.しか入力していないので、必要な情報はこれで入れればいいですね。

-伊藤師長さまは凄く使いこなしていただいて感謝なんですけど、一方でそうでない師長様いらっしゃると思うんですけど、その辺の何で違いが出るのかというか、もっとこうしたらいいのにとか、我々としてこういう努力が足りないとかありますでしょうか？

伊藤様:部署の配置のスタッフ数は少し関係していると思いますが、やっぱり条件の設定でしょうか。条件をたくさん設定し過ぎると、その分達成率は低くなるので、スタッフの配置バランスが悪くなったりします。また、完璧なものができると期待し過ぎてはいけない事ですかね（笑）

自動作成で、全体的には、配置バランス良く組めていると思いますが、たまに、バランスが悪いときがあります。例えば、リーダーの設定でも、ベテランのリーダーもいれば、経験が少ないリーダーもいるので、もう少し、能力レベルの設定が細かくできると良いなと思います。

今３段階ありますね。リーダー一般初心者ですね。理想と現実というのがあって、大事なのは現実でやることなんですよね。これだけ置きたいっていうのではなくこれだけ置けるっていう。レベルを分けたところで現実的にそれが置けるというのであれば可能ですし、可能じゃなければちょっと緩和するという形になるんですけど。

-今おっしゃられた部分、病棟様ごとに増やしたりできますので、たとえば今３段階しかないんですけど、ここにで増やしていけるんですよ。ただ、それを増やしたからといってそのまま反映されるわけではないので、それを条件に反映して行かなければいけません。リーダー１は何人とかリーダ−２は何人とか、リーダ−１と初心者１は一緒にしないとか…その辺は仰っていただければサポート致します。

伊藤様:多分、どの師長も、勤務表の中で一番重要視しているのは、夜勤者の配置バランスではないかと思っています。自動作成で夜勤が上手く組めてないと、自分で最初から組んだ方が早いと思い、夜勤を組んでから、自動作成してる師長もいますね。

-夜勤はどうしても手修正しづらいですからね。

伊藤様:私は、もう自動作成にお任せしています。ベテランばかりの夜勤でも、たまにはいいかなって思い、そのままにしています。

中園様:すべての細かい条件までクリアしようとすると、なかなか思い通りの勤務表ができないこともありますよね。やはり多少は妥協する心も必要なんでしょうかね（笑）

伊藤様:そういうのありますね。これなら大丈夫かなって自分の妥協点があったりするので。師長の皆さんの性格も多少影響ありますね。きっと（笑）私の中での、妥協点もあるので、そこをとりあえずクリアしていれば良いかなと思っています。

-サポート体制についてはいかがでしょうか？

伊藤様:導入時期は、細かくサポートしてくれたので、条件設定も上手くできるようになりました。その後も定期的に時間を作っってくださり本当に助かりました。やっぱり、条件設定がすごく大事ですし、条件設定が上手くできないと、導入には至らないと思います。本当にサポート体制は良かったと思います。

-システムに関しましては導入ではなく維持管理がもっとも重要だと考えております。今後とも抜かりなくサポートさせていただきますのでどうぞよろしくお願いします。本日は貴重なお時間をいただきどうもありがとうございました。

インタビュアー 株式会社マトリクス 代表 小林 孝弘（取材日2018年４月３日）