記録のための残業を大幅削減。ケアコラボ導入がもたらしたコスト削減と職員のモチベーション向上

ひと月120時間にも及ぶ記録業務の残業。紙ベースの情報共有が抱えていた限界

ー まずは貴社の事業内容と、記録システム導入前に抱えていた課題について教えてください。

私ども有限会社あおいは、宮城県富谷市にて訪問看護、居宅介護支援、看護小規模多機能型居宅介護のサービスを提供しており、地域と共に成長し続けることを理念に掲げています。職員数は、看護師や理学療法士、介護職などを合わせて約30名体制で運営しています。

ケアコラボを導入する以前は、すべての記録を紙に手書きで行っていました。
そのため、日々の記録業務だけで毎日残業が発生し、さらに毎月ケアマネジャーや主治医へ提出する月間報告書の作成にも膨大な時間を奪われていました。具体的には、常勤職員17〜18名でひと月あたり合計約120時間もの残業が発生している状況でした。
これは一人あたり月間約7時間、1日約20分の残業に相当し、残業代だけで年間200万円から220万円ほどの多額なコストがかかっていたのです。

法人の収益性を高めるためには、こうした無駄な残業を削減してコストを抑え、その分を設備投資や職員への還元に充てることが不可欠だと考えていました。多くの職員が仕事終わりに家事や育児を担っているため、残業の削減は働きやすさに直結する重要なテーマでもありました。

また、紙のカルテは保管場所に行かなければ確認できないという物理的な制約がありました。解決策としてビジネスチャットツールを導入し、要点だけでも共有しようと試みましたが、紙の記録が前提の運用ではうまくいきませんでした。
誰がいつ何をしたかという事実の共有はできても、ケアの結果に対する詳細なアセスメントまでは共有しきれず、ケアプランの継続性が損なわれたりインシデントに繋がったりすることもありました。せっかく現場で記録した有益な内容が、ケアの質向上に結びついていないことに強い限界を感じていました。

決め手は「自由度の高さ」と「ご家族との共有機能」。具体的な数値で経営層を説得

ー 電子記録システムの導入を本格的に検討し始めたきっかけと、ケアコラボを選んだ理由は何でしょうか？

2014年に看護小規模多機能型居宅介護を開業して職員数が30名規模に増えたことで、紙での管理の限界が明確になり、10年以上前から電子化の道を模索していました。しかし、当時は医療福祉に特化したクラウドツールが少なく、大手メーカーに独自開発を相談してもコストが見合わずに断念していました。その後、業界内でもクラウドツールが普及し始め、コスト面でも実用的な製品が登場してきたため、本格的にクラウド移行へと踏み切りました。

ケアコラボを知ったのは、加盟している宮城県看多機協議会を通じて交流のあった医療法人社団健育会様からのご紹介です。「うちで導入しているケアコラボはとても良いですよ」と教えていただき、実際に見学してシステム画面を確認したところ、非常に自由度が高く使いやすそうな印象を受けました。また、システムのアップデートが頻繁に行われている点も大きな魅力でした。現場からの要望に対して柔軟に対応し、ユーザーの声を反映しながらシステムを改善してくれる開発姿勢に強い期待を持てたのです。

さらに、他社システムにはない「ご家族との情報共有機能」が備わっていたことも決定打となりました。当法人では紙の記録時代から複写式を用いてご家族に控えをお渡しするなど、情報共有を大切にしてきました。ケアコラボであれば、法人の方針をそのままデジタル化できるため、経営層への上申もスムーズに進むと考えました。

ー 経営層への導入提案はどのように進められましたか？

上申の際は、具体的なコスト削減の数値を提示して説得を試みました。紙の記録業務によって年間約210万円の残業代が発生し、さらに複写式の記録用紙代として年間20万円以上の経費がかかっている現状を明確にしました。一方で、ケアコラボを職員30名で導入した場合、年間費用は約40万円に収まります。導入後すぐに残業をゼロにするのは難しくても、中長期的には年間約170万円もの経費削減効果が見込めるという試算を伝えました。

社内での検討には少し時間がかかりましたが、最終的にゴーサインが出たため即座にケアコラボ社へ問い合わせました。導入にあたって2ヶ月間の無料お試し期間が利用できると伺い、ちょうど複写式記録用紙の在庫が切れるタイミングに合わせて本格稼働させるスケジュールを組みました。無駄な用紙の追加発注を避けることができ、役員や現場の職員にも納得してもらいやすい絶好のタイミングでした。

導入直後の壁を乗り越え、残業時間を7割以上削減することに成功

ー 現場の職員への導入はスムーズに進みましたか？また、残業時間削減の目標は達成できたのでしょうか？

現場には「紙での記録を廃止してデジタルに完全移行するのは法人の決定事項なので、まずはケアコラボに慣れてください。最初は戸惑うかもしれませんが、必ず楽になります」と毅然と伝えました。世の中の流れを見ても、アナログからデジタルへの移行が結果的に利便性をもたらすことは自明ですので、強い意志を持って推進しました。

残業時間の削減については、実は導入直後の1〜2ヶ月間は逆に残業が増加してしまいました。デジタル端末の操作に不慣れな職員もいたため、この一時的な負担増は想定の範囲内でした。しかし、導入から3ヶ月が経過する頃には導入前と同じ水準に戻り、そこから徐々に残業時間が減り始めました。

導入から約2年が経過した現在では、導入前と比較して7割以上もの残業時間削減に成功しています。
月間報告書の作成など一部の業務ではまだ時間がかかる部分もあり、完全な残業ゼロには至っていませんが、日々のケア記録に関しては業務時間内にスムーズに終えられるようになり、当初の大きな課題は着実に解決へと向かっています。

リアルタイムな情報共有と、ご家族からの感謝がもたらすモチベーションの連鎖

ー 情報共有の課題解決や、ご家族とのコミュニケーションにおいて、どのような変化がありましたか？

以前はわざわざ事務所へ戻って紙のカルテを確認する必要がありましたが、今では職員全員が手元のスマートフォンや各部署のタブレット端末、パソコンからいつでもどこでもケアコラボの記録を閲覧できるようになりました。これにより、情報共有のスピードと正確性が劇的に向上しました。

また、ご家族との情報共有機能がもたらした効果も絶大でした。手元のスマートフォンから手軽に記録を確認し、「読んだよ」ボタンを押したりコメントを入力したりできるようになったため、紙の連絡帳時代よりもご家族からのコメント量が目に見えて増えました。ツリー形式でやり取りが続くため、コミュニケーションが活発になっています。

何より素晴らしいのは、ご家族からいただく感謝の言葉が職員の大きなモチベーションになっている点です。「○○さん、今日は本当にありがとうございました」といった温かいメッセージを、担当した本人だけでなく周囲の職員もリアルタイムで閲覧できます。
それを見た他の職員が「あんな風に感謝されるケアをしたい」と感じるようになり、現場全体に非常に前向きで良い連鎖が生まれています。オープンな環境だからこそ、感謝の言葉も厳しいご意見も全員で共有し、共に成長できる素晴らしい環境が整いました。

記録を「ケアの質向上」へ還元するために。共に歩むパートナーとしての期待

ー 現場からの意見を反映する開発姿勢についてどう感じられていますか？また、今後の展望をお聞かせください。

ケアコラボ社はユーザーの声に真摯に耳を傾けてくれる会社です。「こんな要望を出しても良いのだろうか」と躊躇するような小さな意見に対しても「とても参考になります」と受け止めてくれるため、気軽に相談ができます。ユーザー同士が交流できるオンライン座談会「ラボCafe」などの取り組みも魅力的で、全国にいる同業の方々とざっくばらんに意見交換ができ、大変有意義な刺激を受けています。

タイムマネジメントの観点では残業削減という確かな成果を上げることができたので、次のステップとしては、共有された記録のデータを「ケアの質の向上」に直接還元していく取り組みを本格化させたいと考えています。当初は操作に慣れることに必死だった現場も余裕が出てきたため、厚生労働省の標準様式に沿った計画書機能の活用などをこちらから提案し、より主体的な意見が出やすい環境づくりを進めているところです。

私たちの「もっとこうしていきたい」という現場の想いに寄り添い、システムを進化させ続けてくれるケアコラボは、共に課題に立ち向かう心強いパートナーです。これからも遠慮なく要望を伝え、対話を重ねながら、最高のケアを提供するためのツールとして大いに活用していきたいと思っています。

これから導入を検討される方も、「うちのやり方はこうだから」と決めつけるのではなく、「どんな新しい使い方ができるだろうか」と気軽に相談してみることをお勧めします。きっとそれぞれの事業所に合った最適な活用方法を一緒に見つけてくれるはずです。