スマホで実現する、ご利用者に寄り添う「つながる」ケア

手書きと従来ソフトの狭間で抱えていた課題

ー まずは、貴法人の概要と大切にされている理念について教えてください。

私たちが運営する社会福祉法人永甲会は、三重県四日市市にて特別養護老人ホーム「うねめの里」などを運営しています。
2005年に開設したユニット型の特養をはじめ、ショートステイ、デイサービス、障がい者支援施設、保育園など、法人全体で14の事業所を展開し、職員数は約340人です。

当法人では、ご利用者様やご入居者様のことを親しみを込めて「里人さん」とお呼びしています。
第一の理念として「里人さんの立場に立って考えること」を掲げており、皆様のこれまでの人生や価値観を深く理解し、日々の生活に向き合うことを念頭に置いています。

ー ケアコラボを導入される前は、どのような記録方法を採用されていましたか？

事業所を開設した当初からデジタルでの記録システムは導入していました。
当時はパソコンと小さめの専用端末で記録ができ、里人さんに寄り添いながらの記録を期待したのです。
しかし、通信環境が悪く記録が二重になったり、結局パソコンを開き直したりと非常に手間がかかっていました。

その結果、当時の理事長が「パソコンに向き合うことに時間を使うのは本末転倒だ」と判断し、一度デジタル記録を廃止して手書きへと移行したのです。

手書きなら里人さんの近くで書け、場面を読み取る記述ができる良さがありました。
しかし、誰もが読みやすい字を手際よく書けるわけではないため不具合が生じ、さらに年月が経つと書庫の容量が限界に近づくという問題も発生しました。

そこで2013年に大手の記録ソフトを導入しました。しかし、パソコンでしか記録が行えないシステムだったため、再び職員がパソコンの前に張り付くようになってしまったのです。
介護度が高まる中、ただ入力するだけの「振り返らない記録」になってしまい、ジレンマを感じていました。

決め手は「スマホの手軽さ」。個別ケアの理想を叶えるケアコラボとの出会い

ー ケアコラボを知ったきっかけと、導入の決め手を教えてください。

「振り返らない記録」をなんとかしたいと考えていた時、たまたまFacebookの広告でケアコラボを知りました。
調べてみると、スマホで気軽に記録ができ、撮った写真も簡単に入れられる点にとても魅力を感じました。スマホから手軽に入力できるのは、目が行き届く介護という理想に合致していたからです。

導入の最大の決め手は、「1dayシート」という機能です。
当時、日本ユニットケア推進センターが推奨する生活リズムを登録できる機能がまだ実装されておらず、時期を見ていました。
同法人の特養かすみの里がパイロットユーザーとして実証実験に協力していたこともあり、この機能の完成を待って導入に踏み切りました。

ー スマホでの記録について、現場の職員の方々の反応はいかがでしたか？

日頃使い慣れているスマホで入力できるようになったことを喜ぶ職員が多かったですね。
端末はAndroidとiOSの両方を用意しましたが、直感的に操作できるため、年齢層を問わずすぐに使いこなせました。
また、ケアコラボ導入前に「眠りSCAN」を採用したタイミングで全館にWi-Fiを完備していたため、新たな設備投資なく導入できたのも良かったです。

文字だけでは伝わらない「笑顔」を記録に。写真共有が生み出したご家族との新たなコミュニケーション

ー コスト面や、写真が活用できるようになったことでの変化はいかがですか？

コストはだいぶ安くなりました。以前のソフトはパソコンごとにライセンス料がかかりましたが、ケアコラボは職員ごとの課金で、自由に端末を増やせるためアカウント管理が非常にしやすいです。

特筆すべきは写真の撮影と共有が格段にしやすくなったことです。
以前のシステムではデジカメで撮ってパソコンに取り込むという面倒な手間がありました。今は、里人さんが楽しそうにしている様子をスマホでさりげなく撮り、スムーズに共有できます。

ご家族が面会にいらした際も、「こんな感じで楽しまれていましたよ」とスマホをお見せできるため、コミュニケーションの取り方が大きく変わりました。写真が増えたことで、各種SNSでの発信も活発になり、ご関心を持ってくださる方々との距離も近くなりました。

外国人スタッフも安心！ブラウザの翻訳機能がもたらした「想定外」のメリット

ー その他に、想定していなかったような導入メリットはありましたか？

はい。当法人には約340人の職員のうち、約80人が外国人労働者です。
一般的なシステムは言語ごとに専用パッケージを購入するか、外部翻訳を介す必要があります。

しかし、ケアコラボの場合はブラウザの拡張機能を使ってネパール語やインドネシア語に変換できるため、外国人労働者が母国語で簡単に確認できるようになりました。想像していなかった効果ですが、彼女たちが安心して働ける環境づくりに大いに役立っています。
また、紙媒体をなくし、会議録や予定表などもケアコラボに集約できたことで、ペーパーレス化も推進できました。

記録ソフトは「つなぐ」潤滑油。現場の声から共に進化するケアコラボへの期待

ー ケアコラボのサポート体制や、機能開発の姿勢についてどう感じられていますか？

ケアコラボ社の皆様が「よりよいものにしていこう」と考えているのがよく伝わります。現場から出た提案をお伝えすると、きちんとフィードバックがあります。
技術的に難しい場合でも、「ここまではできる」と一緒に実現可能な方法を探ってもらえますし、チャット機能で気軽に相談できるサポート体制にも助けられています。

ー 最後に、これから記録ソフトの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

とにかく、一度使ってみてください 。最近、私は「いつも記録がそこにある」「ケアコラボとともに仕事をしている」と感じることが多いです。

かつては「振り返らない記録は意味がない」と考えていましたが、今は知りたい瞬間にそれがすでに目の前にある感覚で、起動している感覚すらありません。ケアコラボはつい見たくなっちゃうソフトなのです。
うまく言葉にできませんが、里人さんやご家族が、施設ともっとつながるための潤滑油のようなツールなのだと思います。