慎重に判断した記録システムの導入。記録の“家族共有”によって生まれた現場のポジティブな変化

紙ベースの記録方法に限界を感じつつも、「これが当たり前」になっていた現場

ー ケアコラボ導入前の記録業務について教えてください。

もともとは紙媒体で介護記録をつけており、毎日30分から1時間ほどは記録のためだけの時間を確保しなければなりませんでした。
同じ数値を何度も別の用紙に転記するといった無駄な作業が多く発生していたことに加え、見返すことがほとんどない過去の記録用紙を保管したり、保管期間が過ぎたものをシュレッダーで廃棄したりと、管理面でも多大な手間がかかっていました。

社内では10年以上前から「いつまで紙を使い続けるのか」という疑問の声は上がっていたものの、現場に「これが当たり前だ」という空気感が根付いていたこともあり、なかなかデジタルシステムの導入には至っていませんでした。

ー その他に抱えていた業務上の課題はありましたか？

事業所ごとに記録の取り方に関するローカルルールが存在し、法人全体でフォーマットが統一されにくいという大きな課題がありました。

例えば、おむつ交換の介助を行った際には「1人につき1回必ず記録をつける」「必ず2行のコメントを記入する」といった、紙ベースならではの独自のルールが各所で生まれていました。アナログな手法を続ける限り、こうした記録方法が本当に適切なのかどうか、常に疑問を感じていたのです。

さらに、紙の記録では管理者がリアルタイムで内容を確認したり、現場へ即座に指導を行ったりすることができないというデメリットも抱えていました。

ケアテックスでの出会いと、他社の成功・失敗事例から学んだ9ヶ月間の慎重な検討

ー ケアコラボを初めて知った時の印象や、導入の決め手を教えてください。

スマートフォンを使って歩きながらでも記録ができるというスタイルは、当時の私たちにとって非常に画期的で、衝撃的でした。
社長があるセミナーに参加した際にケアコラボの情報を得て、社内に共有してくれたのが最初のきっかけです。

その後、2018年10月に開催された「ケアテックス大阪」という展示会にケアコラボが出展していることを知り、ブースへ足を運びました。そこで担当者の方々とお話しする中で、彼らの仕事に対する情熱や誠実な姿勢に心を打たれ、「この商品なら自社でも確実に成功できる」という確信を持ったことが大きな導入の決め手となりました。

他社の大手ソフトも比較検討しましたが、導入時の初期費用や運用・更新にかかるコスト負担が大きかったこと、そしてシステムに大きなアップデートが見られなかったことから見送りました。
対照的にケアコラボは頻繁に機能がアップデートされており、その進化のスピード感と価格のバランスが非常に優れていると感じました。月額制で、万が一合わなければ違約金なしで解約できるというハードルの低さも、導入を後押ししてくれました。

ー 最初の面談から導入決定まで9ヶ月間、どのように検討を進めていましたか？

システム導入を絶対に成功させるため、検討にはしっかりと時間をかけました。複数のシステムを比較するだけでなく、外部の事業所へ見学に伺い、実際の成功事例と失敗事例の双方から学びました。「合わなければ他のシステムに変えればいい」という考え方もありますが、私自身に「何が何でも成功させたい」という強い願いがあったため、慎重に準備を進めました。

失敗事例からは、経営トップが「何が何でもやるぞ」という強い意志を示さないと、現場のスタッフにはうまく浸透しないという教訓を得ました。
また成功事例の見学では、ご家族への情報公開を行うことで、ごく稀ではありますが過度な要望につながるリスクがあることも事前に学ぶことができました。

こうした入念なリサーチを経た後、まずは四日市市の事業所で試験導入を行って成功事例を作り、自信を持った上で2019年9月に正式導入を決定しました。

スマホへの「アレルギー反応」を乗り越え、ご利用者との自然なコミュニケーションが実現

ー 現場のスタッフへ浸透させていく中で、苦労されたことはありますか？

当初は、長年慣れ親しんだ紙の記録をスマートフォンに変えることに対して、少なくないスタッフが抵抗感を抱いていました。
明確な反対意見があったわけではありませんが、「現状のやり方を変えること」に対するアレルギー反応のようなものが多くの事業所で見受けられたのです。

しかし、所内でケアコラボの認知度が高まってくると、次第に「これを使えば業務が楽になる」と気づくスタッフが増え始めました。そのメリットが口コミで広がると一気に浸透が進み、最終的には「今更これに乗らないという選択肢はない」という前向きな空気感へと変わっていきました。

ー 記録方法がデジタルに変わったことで、ご利用者との関係性に変化はありましたか？

記録のためにわざわざ事務所へ戻る必要がなくなり、その場でスマートフォンから入力できるようになったため、業務効率が劇的に向上しました。現場では、ご利用者のお話に相槌を打ちながら、自然な形で記録を続けるスタッフの姿が増えました。こまめに記録を取りつつも、ご利用者とのコミュニケーションを分断することなく業務を進められるようになったのは大きな変化です。

また、私たちがスマートフォンやタブレットを使っていると、ご利用者様ご自身が端末に興味を持たれることもあります。単なる業務ツールとしてだけでなく、時には一緒にYouTubeで気になる動画を視聴するなど、新たな楽しみ方やコミュニケーションのきっかけも生まれました。

「第三者の目」が記録の質を高め、ご家族からの感謝がスタッフのモチベーションを生む

ー ご家族へ記録を公開したことで、どのようなメリットがありましたか？

新型コロナウイルスの影響で面会が制限される中、ご家族から「利用者の様子は大丈夫ですか？」といった不安の声が多く寄せられるようになりました。そこで記録の家族公開に踏み切ったのですが、これは大正解でした。
良い出来事も悪い出来事もリアルタイムで透明性高く共有されるようになったため、ご家族との間に誤解が生じにくくなり、クレームが減少しました。

日々の様子が細かく伝わることで、ご家族との信頼関係がより一層深まっていると実感しています。

ー 家族公開によって、現場のスタッフにはどのような影響がありましたか？

ご家族から直接「ありがとうございます」といった感謝のコメントが増えたことで、スタッフのモチベーションが飛躍的に向上しました。スタッフ自身が「自分たちの当たり前の業務が、こんなにも感謝されるものなんだ」と気づく大きなきっかけになったのです。

モチベーションが高まった結果として現場からの記録件数が圧倒的に増え、特に夜勤帯の記録は目に見えて増加しました。記録が増えるということは、それだけご利用者を観察し見守る時間が増えているということであり、結果的に事故の減少や安全な環境づくりに直結するという素晴らしい好循環が生まれています。

ー 記録の質自体に変化はありましたか？

「ご家族という第三者が読むかもしれない」という意識が働くことで、記録の文章がより分かりやすく、適切な表現へと洗練されるようになりました。また、役職者が日々の記録をリアルタイムで確認し、不適切な表現があれば直接アドバイスを行っています。

こうしたフィードバックを繰り返すことで記録の質が底上げされ、有益な情報が残せるようになりました。文章だけでは状況が伝わりにくい場合には写真を活用するなど、対象者に応じた工夫も自然と行われるようになっています。

経営指針としての全事業所展開と、これから導入を検討する方へのメッセージ

ー 今後の展望や、これから導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

会社の方針として、今年度中には全事業所でケアコラボを活用した記録の共有と家族公開を実現する予定です。
これは当法人の経営指針の一つとして捉えています。営業戦略の面でも、ケアコラボを導入してご家族へ透明性の高い情報提供を行っていることは、中長期的な集客において大きな強みになると考えています。さらに今後は、ご利用者の歩んだ人生を記録できる「人生録」といった機能の活用も前向きに検討しています。

これからシステム導入を検討される方は、不安に感じている点や懸念事項を、ぜひケアコラボの担当者に正直に伝えてみてください。彼らは具体的な解決策を一緒に探し、しっかりとサポートしてくれます。新しいことに挑戦する際、不安はつきものですが、真剣に取り組めば必ず結果はついてきますし、新しい発見に出会えます。「迷わず行けよ、行けばわかるさ」の精神で、時代の流れに合わせた便利なシステムを積極的に活用していくことが、これからの施設運営には不可欠だと思っています。