電子カルテとの連携も実現！チェック時間の削減で、本来の業務により注力できるように。

Q. まずは簡単につつみクリニック様のご紹介をお願いします。

つつみクリニックは訪問診療に特化した診療所です。2014年に鳥栖にて開業させていただき、2年後の2016年からは福岡の博多区の方でも同じ形態で運営させていただいています。
 

訪問診療の訪問範囲はそれぞれ半径16km圏内ですので、両施設を合わせると北は和白から南は久留米、東は糟屋郡から西は周船寺あたりまで...とかなり広い範囲をカバーしています。
これだけの範囲で訪問診療を行っているという意味では、福岡県下でも有数の診療所と言えるのではないかと思います。
 

また特色として、医師・看護師だけではなく、ソーシャルワーカー・放射線技師・臨床検査技師・ケアマネージャー・理学療法士・言語聴覚士・管理栄養士といった多くの専門家も訪問診療を行い、様々な患者さんへの対応を可能としています。
 

Q. これまで抱えていた課題と導入結果について教えてください

－ 看護師に看護業務をさせてあげたい －

広範囲での移動が日常的に発生するので、訪問スケジュールを組む作業はとても重要です。
介護保険や医療保険の仕組みや、患者さんの状態などを理解している必要があるため、その作業はどうしても看護師に任せざるを得ません。
また訪問看護では、緊急で診る必要のある重篤な患者さんの往診が入ることも往々にしてありますので、そういった際は急遽スケジュールを手作業で組み替える必要もあります。
本当にノイローゼになりそうなほど煩雑で大変な作業であると同時に、アウトソースもできない業務なので、クリニック内に専任の担当者を置かざるを得ませんでした。
 

看護師として訪問看護を志し「患者さんに寄り添いたい」という想いがあるのに、スケジュール作成業務に時間をとらせてしまっている、という状況が悩ましく、ずっと何とかしたいと考えていました。
 

－ 経営におけるライフライン －

一方で訪問のコースどりは決して軽視できず、経営の面から見ても時間のロスは見過ごせないところです。
コースどりを間違えてしまうと従業員の勤務時間が長くなって残業も発生してしまいますし、人件費も嵩んでしまいます。
CrossLogとモバカルとの連携もあって、スケジュール組みだけでも多くの作業時間の削減を実現できて驚いていますが、実際には訪問ルートの最適化によって削減できた移動時間もそれに加算されるかと思います。
 

我々は２施設あるので、更に２倍の削減効果があると考えると非常に大きな導入効果です。
 

【スケジュール作成担当者へのヒアリングに基づき作成した分析シート】

担当者の皆様の声

Q. CrossLogとモバカルの連携でどんな変化がありましたか？

－ 二重チェック業務が不要になりました －

電子カルテは、モバカルを使用しています。非常に使い易く、また電子カルテの中ではスケジュール機能が充実している方だと思いますが、それでも我々が実際現場で使用するには不足している部分もありました。
そのため現場用のスケジュール表をExcelで別途作成し、その内容をまたモバカルに手入力するという手間が発生していました。
 

訪問予定のNGスケジュールのチェックや、モバカルへ入力した情報に誤りがないかのチェックなど、二重チェックに多くの時間を割いていましたが、ミスがあってはならないことなので、とても神経を使う作業でした。
 

CrossLog導入により、モバカルのスケジュールでは実現できなかった「Excelへの落とし込み、全スタッフのスケジュールの一括表示、NGスケジュールの登録、患者名と施設名の表示」といった機能を備えたスケジュールを作成することができるようになりました。
 

スケジュール作成時間を大幅に短縮でき、さらにモバカルとのデータ連携によって、ボタン一つで即時にデータを取り込むことができるので、これまで行っていた二重チェックの必要もなくなりました。
空いた時間を別の業務に使うことができるのでとてもありがたいです！
 

今までは看護師の知識を総動員してスケジュール作成をする必要がありましたが、今後さらにCrossLogの機能が充実すれば、事務担当者でも負担なく作成できるようになるのではと期待しています。
 

－ 訪問スタッフも助かるサービス －

また訪問をしている医師や看護師からは「外出先からスケジュール確認ができて便利」との声も届いています。
最近つつみクリニックに入った検査技師の方も、まだ周辺の施設などにあまり詳しくはないですが「CrossLogを使えば訪問先のルートがわかってスムーズに動ける」とおっしゃっていました。
 

効率的に回ることもできるし、こちらも訪問中の医師や技師さんの現在地が把握できるので、追加の依頼もしやすく、助かっています。