基本情報
文書専用トランクルーム SHOKO（ショコ）は、文書保管・管理の課題を解決します。保管期限管理から預け入れ・取り出し・廃棄までWebで完結。業界トップレベルのセキュリティです。
| ジャンル | 文書・固定資産管理サービス |
|---|---|
| 対象施設 | 病院 |
| デモ・トライアル | 要お問い合わせ |
| 補助金・助成金 | 要お問い合わせ |
| 導入実績 | 官公庁から金融業まで800社以上 |
おすすめポイント
書類保管を安心・安価に
トランクルームより安価かつ業界トップレベルのセキュリティで情報漏洩のリスクを防止
かんたん管理で便利
預けた書類はWEBシステムでかんたん管理、社内外にある文書の保管期限管理から廃棄まで一元管理
文書管理のプロにおまかせ
手間のかかる箱詰めやラベル貼り付け、台帳作成などの事前準備を丸投げ可能。必要に応じて書類の電子化も
製品・サービス詳細
業界トップレベルのセキュリティで情報漏洩のリスクを防止します。
＜書類専用セキュリティ保管施設＞
保管施設は保管庫をくるむ発想のインシールド方式で建設され厳重管理されています。これにより外部からの不正侵入を困難にしています。
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＜徹底した入退出管理＞
作業時の内部流失対策も徹底。内部流出抑止対策として、書類の取扱いは徹底した監視システムの下で2名作業を必ず実施、一旦格納された書類には、手続きを踏まない限り触れることすらできません。
＜専門のセキュリティスタッフが回収＞
回収時は、機密保持適格審査という社内資格に合格したセキュリティスタッフのみが回収を行います。
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＜セキュリティ車両＞
GPS搭載「完全密封車」、現金輸送車と同等のセキュリティを誇る「完全密封車」で搬送します。全て自社保有車両でGPSが搭載されており、追跡可能になっています。 災害発生後の輸送もお任せください。
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＜保管完了後の抹消処理も安全＞
処分する場合は速やかに弊社の再生処理工場に搬送し、大型特殊破砕機にてリサイクル可能レベルにまで入念に処理します。処理後は、機密処理の証明書を発行いたします。
WEBシステムで書類をスピーディに確認・管理
WEB管理システムもセットでご提供。取り出しや預入、廃棄の依頼をシステム上から行うことはもちろん、社内外の文書をシステム上で一元管理することができます。
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＜WEBシステムからの依頼で最短3時間後にはPDFで書類を確認可能＞
保存箱の中の特定書類のスキャニング依頼をかけることも可能です。ご依頼から最短3時間でWEBシステムから書類を確認することができます。
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＜原本の配送依頼も可能 15時までの依頼で翌営業日にお届け＞
原本についても15時までのご依頼であれば翌営業日にはお届け可能です。急な監査対応時にもスピーディに対応いたします。
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＜システムから書類の廃棄も依頼可能 アラート機能で廃棄忘れも防止＞
保管期限を設定頂くことで保管期限切れの書類は、アラートにてお知らせいたします。アラートメールから廃棄のご依頼をかけることにより廃棄忘れの心配もいりません。
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＜WEBシステムは複数拠点、オフィス内の書類管理にも利用可能＞
複数拠点の書類を一つのシステムで管理をすることもできます。また預けた書類だけではなく、オフィス内にある書類についてもWEBシステムでロケーション管理をすることができ、書類の一元管理が実現できます。
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＜アクセス制御でセキュリティも安心 細かな利用権限設定で情報管理も万全＞
ユーザー毎に細かな操作権限、閲覧権限を設定することができるため、情報管理において内部統制を強化することができます。
文書管理のプロにおまかせで 人件費も大幅削減
書類を外部に保管すると多くの事前準備の手間が発生します。「おまかせプラン」をご利用頂くことで面倒な事前準備作業から解放されます。保存箱への箱詰め、管理台帳の作成とWEBシステムへのインポート、管理ラベルの貼り付けに至るまで書類管理のプロが対応します。
SHOKOが選ばれる理由
SHOKOはたくさんのお客様より選ばれています。
料金・プラン
| 初期費用 | 要お問い合わせ |
|---|---|
| 月額費用 | 要お問い合わせ |
導入スケジュール
➀お問い合わせ
お気軽にお問い合わせください。費用がかかることは一切ございません。
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②ヒアリング
現在の書類管理状況やゴールを丁寧にヒアリング。最適なプランのご提案、料金のお見積もりをさせていただきます。
③ご契約
お申込みは、WEBシステム、お電話、メールにて承ります。
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④ご入庫
セキュリティスタッフが保存箱の回収にお伺いし、「完全密封車」にて輸送。最新のセキュリティ施設で厳重保管いたします。※一部地域ではサービス仕様が異なります。
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⑤WEBシステムで管理
WEBシステムには、閲覧、お届け、廃棄、保存箱の注文など、アーカイブに必要なすべての機能がそろっています。契約書など確認する頻度が多い書類は、PDFで閲覧することもできるので、サテライトオフィスや在宅勤務でも、オフィスにいるような運用が可能です。
サポート・保守
要お問い合わせ
対応エリア
| 北海道・東北 |
| 関東 |
| 甲信越・北陸 |
| 東海 |
| 関西 |
| 中国・四国 |
| 九州・沖縄 |
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よくある質問
契約後最初にかかる費用は？
保存箱料金、入庫時運搬料金、初月保管料金となります。詳細はお問い合わせください。
何箱から利用できるの？
1箱からご利用が可能です。
保管期限が切れたあとの廃棄はお願いできるの？
保管期限満了後の書類は、お客様のご依頼に応じ、自社の機密処理施設にて抹消処理いたします。処理後は、証明書を発行いたします。
おまかせプランって何？
書類を外部に預ける際に発生する面倒な作業を当社が代行するプランとなります。箱詰めから管理ラベルの貼り付け、管理台帳の作成、システムへのインポートなどを当社スタッフが行います。
保存箱も購入できるの？
はい、専用保存箱のご購入も可能です。
