コア業務に集中できる環境を安価で実現 支援の見える化で家族からも感謝

■導入背景:支援記録を手書きで 2 時間残業が日常的 月 15 時間かけた請求作成でもミス発生

重度の障がいをお持ちの方向け介護サービス包 括型のグループホーム「にじいろアパートメント」。
今回、福祉事業部事業部長の斉藤岳史氏にお話しを伺いました。

「昨今、障がい者の親御様の高齢化が社会問題になっていますが、一方で、障がい者の方が過ごすグループホーム自体の数が圧倒的に少ないのが実態です。我々はそういった地域の実態に寄り添い、現在、あきる野と立川で2拠点3施設の運営をしています。」  

ケア・オール導入前は、支援記録の工数や請求業務の非効率さに課題を感じられていたようです。
 

「我々は国から給付をいただいて運営していることもあり、支援内容や生活状況を記録に残す必要があります。しかし、職員の IT リテラシーが高いとは言えず、具体的には、PC の操作方法など知らない方も多く、手書きで記録を残すことが一番多かったです。」

「支援記録だけではなく、親御様や日中仕事にでかける事業所にも、グループホームでの生活状況伝える連絡帳のようなものがあり、要は 1人に対する同じような支援記録内容を複数に手書きで記入していました。」

「シフトに入っている業務中に片手間でできるような業務でないので、これら業務は毎日2時間ほど残業して実施するのがデフォルトになっていました。」

「その他、サービス管理責任者は、毎月請求業務をする必要があります。請求ソフトを入れてはいたのですが、加算減算といった煩雑な計算となりますので、毎月15時間ほどかけているにもかかわらず、人によってはミスが発生していました。」  
 

■導入後、直感的な操作が可能で即日現場で使われるように｜リアルタイムで保護者に情報共有
記録や請求業務効率化ができて1事業所 14,800 円/月は他にないコストパフォーマンス

ケア・オールはスマートフォンやタブレットに向かって話す音声入力だけで支援内容を入力でき、または、テンプレートに従ってタップして記入するだけのため「特に操作説明会など実施していないにもかかわらず、 IT リテラシーが高いとは言えない職員が、ケア・オールを導入したその日から使いこなすことができました。

クラウドサービスなので、デバイスにインストールする必要もなく、デバイスさえあればその日から使うことができます。キーボードを打つ必要もなく支援の隙間時間に作成可能なのはもちろん、今まで手書きで書いていたクオリティの記録がリアルタイムで管理できるようになりました。今まで同じような支援内容を複数手書きしていたのが、1 つの記録作成で保護者の方や日中仕事先にも共有可能になりました。

保護者の方から『職員の皆さんは忙しい のをわかっているから、聞きづらかったが、リアルタイムで普段の様子が知れて嬉しい』といった言葉をいただくようになりました。保護者の皆様 からのこういった声は、職員のやりがいにも繋がっています。」 

職員の方からも好評とのことで、「グループホームの職員は熱心なメンバーが多く、１つの支援においても不明点などない状態でしたいと思うことが多いのです。ケア・オールでグループホームの様子を知 った保護者の方とコミュニケーションを密にとれるようになり、支援の質をより高めることができたといったケースもあります。」 

請求業務においても、ケア・オール導入によって大幅に業務効率化がなされたとのことで、

「グループホームではなく、家に泊まった日など含めて支援内容がすべてケア・オール内にあり、自動的に請求フォーマットに反映されます。エクセルで一生懸命計算していた加算なども自動になりましたので、15時間かかっていた請求業務は90％ほど時間がカットされて、かつ、ミスが起きないようにな りました。」

「これらの記録や請求といったすべての業務効率化が図れて、かつ、1 事業所あたり月 14,800 円という安価が一番の魅力です。われわれグループホームは給付金でサポートいただきつつも、資金が潤沢とは言えません。業務効率化ツールに興味は ありましたが、100 万円以上かかる、あるいは、契約が数年必要なツールもあります。ケア・オールは必要な機能が全てそろっていて、それでいて安価なので、事業所規模問わず、どのようなグループホームもハードル低く導入することができるのではないでしょう 。 

何よりも業務効率化して、職員が本来すべき支援業務に集中できることが一番の効果だったので、他も同じような課題をもっているグループホームの方にも活用いただくことをお勧めします。」