在庫管理と発注の自動化で院内スタッフの業務負荷を軽減、本来の業務に集中

3年前に大阪の豊中市で開業され「患者に信頼され、職員が楽しく働き、三方よしの成長し続けるクリニック」という理念を掲げて、日々多くの患者様の治療を行われている医療法人佑諒会 千里中央花ふさ皮ふ科 院長の花房崇明先生にスマートマットクラウドの導入についてお話を伺いました。

ークリニックのご紹介をお願い致します

花房様:

3年前に、大阪で皮膚科クリニックを開業しました。おかげさまで多くの患者様に 来院いただいておりまして、1年半で増床、今は、200-250名の患者様に受診していただいています。

ースマートマットを導入する前の課題について教えてください

花房様:

創業した当初は、在庫管理は自分でやっていました。

以前、私が勤務医だった時は、当たり前に用意してあった器具や消耗品も、自分で管理するとなると切らさないようにしないといけないため 在庫管理に気を使うようになりました。

その後、スタッフが増えると医療事務や看護師の方が対応してくれるようになりましたが、まれに必要な消耗品がないことがあり、大事には至らないまでも焦ることがありました。

他にも、自費診療の患者様が化粧品を買いたい時に在庫を切らしていたことがあったりして、とても課題に感じていました。

在庫切れ問題以外も、消費期限管理が気になっていました。 というのも、種類によってはあまり動かない化粧品在庫などがありますので消費期限が切れてしまい、廃棄しなければならないこともあり、どうにかしたいと思っていました。

やはり、組織が大きくなるにつれて、管理物品もスタッフも増えて管理がどんどん難しくなってきています。

ースマートマットクラウドを知ったきっかけについて教えてください

花房様:

スマートショッピングの志賀さんとは、中高同じの旧知の中で 仲の良い友人だったので、会った時にスマートマットクラウドのサービスの内容は教えてもらっていました。

以前はクリニックも小規模だったので、ランニングコストをかけるようなものは、あまり検討していませんでした。 ただ、クリニックも大きくなってきて院内もAI化やIT化を進めていた背景もあり在庫管理も人ではなくシステム化ができるのではと考え始めました。

受診患者数、スタッフ数も増えてきたので導入してみようかなという気持ちが芽生えました。

ーサービスの説明を聞いた感想を教えてください

花房様:

すごいなと率直に思いました。

在庫が減ってきたら、減ったものから自動で検知して発注してくれて業者の方が補充に来てくれる・・すごいことになると思いました。

また、在庫を切らせないものは、余分に仕入れておくのですが多すぎると消費期限が切れてしまい廃棄しなくてはいけないので、対応できるのは良いですね。

あとは、高価な化粧品などの在庫もあるので、システムを入れることで自動で在庫履歴まで、きっちり管理できるようになるのも期待しているポイントです。

ー導入いただいた決め手について教えてください

花房様:

スタッフの数も増えて、一日に動く物品の数も、非常に増えてきたので「在庫管理の大変さを無くしてあげたい」という思いがあったのが大きいです。

在庫が切れるのもまずいですが、発注する際の発注量もとても気を使う作業だと思いますので、軽減してあげたいということもあります。

せっかく看護師さんとして勤務いただいていても、本業の看護業務以外に毎日在庫の発注電話をしているのを見ていると、無駄な業務を減らして本業に集中させてあげたいという気持ちになりました。

在庫管理業務を外注するわけにもいかないので、人を雇ったと思えば、導入コストについては気になる部分はありませんでした。

ー導入後の感想を教えてください

花房様:

導入したばかりで運用まで乗ってはいないですが、在庫が一覧で自動管理できたり発注も自動化するような話を伝えると現場の期待値は上がっている様子でした。

ー今後に期待していることについて

花房様:

一番は発注の自動化ですね。卸業者と繋いで、可能な限り自動発注にしたいですね。

あと、一生懸命働いてくれているスタッフの残業をなるべく無くして、早めに帰宅できるようにしてあげたいです。本格稼働前でも、在庫の一覧がメールで確認できて、いいなと思える部分があるので今後に期待しています。

ーインタビューのご協力ありがとうございました。発注自動化も進めさせていただき、1日でも早くスタッフの方々が本業に集中できる環境が提供できるようこれからもお手伝いさせていただきます。