採用費600万削減！導入して半年で 離職率が5割も減った理由とは？

株式会社メディプラン

1988年に調剤薬局事業で創業。その後、介護事業と看護事業をスタート。現在は大阪府内で有料老人ホームを7施設と調剤薬局を2店舗展開。「在宅サービス」と言うテーマで医療、介護、看護そして調剤薬局が一体となった、きめ細かい在宅サービスを提供している。

課題

• 他社のツールを使っていたが、一方通行のコミュニケーションしかできなかった
• コミュニケーション不足により、経営陣と現場スタッフとのあいだに思考のズレが生じていた
• 離職が多く、人件費がかさんで業績が悪化していた

効果

• スタッフ間はもちろん、経営陣とスタッフ間のコミュニケーションが活発になった
• 施設間でリアルタイムな情報共有が可能になり、より良い施設をつくり上げていく環境ができた
• コミュニケーションが活発になったことで一体感が高まり、スタッフのやる気が向上した
• 導入前後で離職が約5割減り、人件費を2億円削減できた

コミュニケーション不足が離職を招き、
人件費が経営を圧迫

ー 導入前の課題

一番の課題は、コミュニケーション不足による離職でした。弊社は介護施設をはじめ複数の事業所を運営しています。スタッフはそれぞれバラバラの場所で働いていることもあり、Talknoteを導入する前も社内でグループウェアを活用して情報を共有するなどしていました。

でも、そのグループウェアは双方向型のツールではなく、「1対1」もしくは「1対多」のコミュニケーションしかできなくて。その結果、活発に使えてはおらず、社内のコミュニケーション不足を痛感していたんです。

そんな状況の中、私が3年前に代表取締役に就任し、経営体制を全面的に見直すことになったんです。具体的には、それまでどんぶり勘定だった数字の部分をきっちり見ていこうと。すると、「お金のことばかり言うな！」「俺らは気持ちで介護をやってるんだ！」など、社内で反発が起こりはじめたんです。

それまでも現場のスタッフが退職することは業界的なこともあって珍しいことではなかったのですが、普段からのコミュニケーション不足もあり、管理職のスタッフも含めて「新体制についていけない」と退職するようになって…。全社で400名ほどいるスタッフのうち、100名辞めて100名採用するような状況になってしまったんです。

介護事業なので、定員50名の施設に100名の利用者を入居させるわけにはいきません。50名の施設が満床になったらそれ以上は売上が伸びないので、経費をやりくりして利益を上げていかないといけないんです。そんな中、採用コストだけでなく、引き継ぎなどで人件費がいつも以上にかかるので、経費がかさんで会社の業績が悪化しはじめたんです。そこで、なんとか離職を食い止めるためにも、経営陣と現場スタッフとのあいだに生じたズレを解消したいと思いました。

最近は私たち経営陣も含め、コミュニケーションツールとして“なんとなく”LINEを使っていたのですが、ある事業所で懲戒事由に発展する出来事があって、業務に関わる連絡にLINEの使用を禁止したんです。そういった背景もあり、LINEのように気軽に使える双方向型のコミュニケーションツールがないか探している中で出会ったのがTalknoteでした。気軽に「いいね」ができる点などが使いやすそうと感じ、導入することにしました。

ただ、当初はTalknoteの導入に反発をするスタッフもいました。でも使いはじめたらすぐに慣れたようで、手軽にコミュニケーションできるのはもちろん、情報の伝達スピードも劇的に早くなって、経営陣よりも現場のスタッフのほうがTalknoteを利用しています。

活発なコミュニケーションにより、
切磋琢磨できる関係性が構築できた

ー グループについて

［業務日報のグループ］
各部署のリーダーが書き込む業務日報のグループを設けています。Talknoteを導入する以前はグループウェアの日報機能を使っていましたが、一方通行のコミュニケーションしかできませんでした。Talknoteで日報を管理するようになってからは双方向でコミュニケーションができるようになり、何かあればコメントをして議論できるような環境ができあがりました。

［イベント・ボランティアのグループ］
運営している介護施設では、お祭りや季節のイベントなどを施設ごとに開催しています。これまでは定期的に行なわれる各部署の会議の時などに「うちの施設ではこんなイベントをした」などと共有していました。

ですが、Talknoteを導入してこのグループを作ったことで、各施設間の情報共有がタイムリーになりました。それだけでなく、「そんなおもしろいイベントをやったの？」「よもぎ団子ってどうやってつくるの？」などといった活発なコミュニケーションが生まれるようになり、施設間で切磋琢磨できるような関係性を築けました。

［ブツブツ交換のグループ］
各施設で備品が不要になることや、退居された方から冷蔵庫などを寄付していただくことがあって。そういう時に「どこかで必要ありませんか？」と投稿すると、必要としているほかの施設が「欲しい！」とコメントを書き込むんです。これまではそういったやり取りがなかったので、施設内で不要になった備品などは行き場がなく施設の片隅に置かれていたり捨ててしまったりしていました。このグループのおかげで備品なども有効活用できています。

あと物品だけでなく、たとえばインフルエンザなどで急にスタッフが休むことになっても、Talknote上でスムーズにヘルプの要請をできるようになりました。

ー 組織活性スコアの活用

Talknoteには組織活性スコアというのがあって、このスコアを見ればメンバーや施設ごとのTalknoteの利用状況がひと目で分かるんです。スコアの項目としては「プロフィール写真登録」や「自己紹介登録」「アプリ起動」「いいね！」「コメント」「グループ投稿」の6つあって。たとえば、「アプリ起動」ならどれくらいTalknoteにログインしているのか、「いいね！」なら投稿に対してどれくらい「いいね！」できているのか。施設ごと、メンバーごとの数値を定量的に把握できるんです。

毎週月曜日に前の週のスコアが確認できるのですが、スマホのプッシュ通知でも知らせてくれるのでよく見ています。なかでも「いいね！」と「コメント」のスコアはとくに気にして見ています。Talknoteには「既読機能」があって、投稿をどのメンバーが見たか確認できるのですが、“投稿を見る”だけでは内容まできちんと理解してもらえているのかまでは分かりませんよね。でも「いいね！」が押されていれば、内容まできちんと理解してもらえているという安心感にもつながるんです。弊社は介護施設を運営しているので、Talknoteで全体共有した内容をいかに現場に落とし込んで、利用者さまにご満足いただけるかが重要になってきます。ですので、Talknoteで共有した情報がきちんと理解してもらえているかが分かる「いいね！」はとくに重要で、このスコアの数値は重視しています。

また、管理職メンバーと現場で働く職員とでは、組織活性スコアの数値に温度差があって、職員のスコアはやっぱり管理職メンバーよりも低いんですよね。もっと言うと、弊社は7施設の介護施設を運営しているのですが、施設によってもスコアに差が生じています。たとえば、ある投稿に対して積極的にコメントをしている職員もいれば、まったくコメントをしない職員もいます。チーム力を求められる仕事でもあるので、コメントをしない職員に対しては管理職メンバーから寄り添い、より教育していくことで、チーム力を高めていく必要があると考えています。職員とどのように接するべきかという意味でも、組織活性スコアは役に立っています。

離職が5割も減り、
人件費を2億円削減の一翼を担ってくれた

ー 導入後の効果

大きくはふたつあって、一番の課題であったスタッフの離職については、Talknoteを導入したことで当時と比べて5割くらい減りました。

その理由のひとつが、やっぱり施設の垣根を超えて気軽にコミュニケーションできるようになったのはもちろん、伝達スピードが圧倒的に早くなったからです。それまでも各部署間で行われる会議の時や電話などで情報共有をしていましたが、気軽さという点ではTalknoteにはとうてい及びません。

しかも、施設の管理者レベルなら電話で情報共有をすることはあっても、そのほかのスタッフ同士が電話をすることはありませんでした。Talknoteを導入したことで、スタッフ同士がコミュニケーションを活発に取れるようになりました。

その結果、会社としての一体感が生まれてスタッフのやる気も上がり、離職率が35%から17%に減りました。介護職員を雇用するのにひとりあたり50万～70万円、薬剤師ともなると200万円ほど要します。毎年かなりのコストをかけて100名ほど雇用していたのですが、導入1年後には採用費600万円削減を実現しました。また、人件費2億円削減という脅威的なコストカットにもTalknoteがその一翼を担ってくれました。

そのほかにも、採用後にギャップが生じないように伝えるべきことをきちんと伝えてから採用するなど、離職を食い止めるための施策を講じましたが、Talknoteが大きな効果を占めているのは間違いありません。本当に感謝しています。

もうひとつは、経営陣から伝えたいことを全社へ発信しやすくなったのも効果として実感しています。最近ですと、決算後ということもあって今後の方向性などについて発信しました。

これまではグループウェアを使って発信していましたが、おそらく確認していないスタッフも少なからずいました。でも、Talknoteはスマホでも気軽に確認できるので、見てもらえているという実感があります。各事業部の部長も情報発信の頻度が高まるなど、そういった意味でも会社としての一体感の高まりを感じられています。