【徹底比較】看護師のシフト作成ツール7選|難解なシフト作成をサポート

投稿日 2022.09.20 / 更新日 2022.09.21
投稿者:豊田 裕史

看護師のシフト作成は複雑なため、作成者にとっては毎月の悩みの種でしょう。スピーディーに、かつ公平にシフトを組むのは簡単なことではありません。看護師のシフト作成に大きく役立つのが「シフト作成ツール」です。

その日必要な人数や希望の休日、勤務回数など、基礎的情報を入力するだけで、シフトを自動調整してくれます。当記事では夜勤や24時間勤務など、特殊な勤務形態の看護師向けに特化して開発された「シフト作成ツール」を紹介していきます。毎月のシフト作成にお悩みの場合は、ぜひ参考にしてください。

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看護師のシフト作成の特徴

看護師のシフト作成が難しいといわれるのは、下記の要因が関係しています。

  • 夜勤の存在
  • 複雑なシフト作成
  • 人員配置基準への対応
  • 勤務間インターバルへの対応

ここからは、それぞれの要因について具体的に解説していきます。

夜勤の存在

まずは「夜勤の存在」です。入院病棟で働く病棟看護師の場合は、日中だけでなく夜間でも患者さんからの呼び出しに対応しなければなりません。そのため24時間体制でシフトを組まなければならず、看護師も夜勤業務が求められるのです。

特定の看護師に夜勤業務が集中してしまうと、看護師の健康面やモチベーションにも影響してきます。とはいえ、子育て中など看護師の生活スタイルによって、夜勤が難しいスタッフもいることでしょう。夜勤の人員を確保することは、看護師のシフト作成において重要な課題となるのです。

複雑なシフト作成

次に挙げられるのは「複雑なシフト作成」という問題です。先述した夜勤に加え、早出や遅番なども調整しなければなりません。さらに曜日や時間帯によっても、現場に必要な人数は異なります。看護師によって持っているスキルも違うため、いてほしい時間帯も変わってくるでしょう。

また、病院によって2交代制と3交代制のシフト作成パターンがあり、それぞれのパターンで注意が必要です。2交代制はスケジュール管理がしやすい反面、夜勤担当の看護師への負担は大きくなります。3交代制は勤務時間が短いので、家事や育児との両立がしやすいでしょう。しかし、次の勤務までの間隔が短くなるため、しっかり休めるようなシフト組みが必要になります。

人員配置基準への対応

「人員配置基準への対応」も、看護師のシフト作成を複雑にする要因のひとつです。医療の質を保つため、施設の規模や内容に応じて人員配置基準が定められています。たとえば7対1であれば看護師1人あたり7人の患者さん、10対1であれば看護師1人あたり10人の患者さんの対応をする必要があるのです。

看護師1人が対応する患者さんの数が少ないほど、医療の質は高くなります。ただし、その分看護師の人数が必要になり、シフト作成の難易度も上がるでしょう。シフトを作成する際には、人員配置基準をクリアできるように考えながら作成する必要があるのです。

勤務間インターバルへの対応

最後は「勤務燗インターバルへの対応」が挙げられます。政府の働き方改革関連法を受け、日本看護協会では「勤務間インターバル」として11時間以上を確保するよう提言しました。つまり、前日の終業時刻と翌日の始業時刻までに、11時間以上の休息時間を設けなければならないのです。

インターバルが短いと十分な休息がとれず、疲れが抜けないまま勤務に従事しなければなりません。そうなると、業務の質は低下しますし、看護師の健康面にも大きな影響を及ぼすでしょう。それらのリスクを回避するために、勤務間インターバルを守ったシフト作成が求められるのです。

出典:日本看護協会

看護師のシフト作成ツールの選び方【目的・ニーズ別】

複雑な看護師のシフト作成をサポートするのが「シフト作成ツール」です。さまざまな製品がある中で、自施設に合ったツールの選び方に迷ってしまう施設は少なくありません。

シフト作成ツールを選ぶ際には、下記の点に注目してみましょう。

  • スマートフォン入力|個々人の希望を自動集計
  • 料金|初期費用+月額
  • シフト表完成までの時間|Shiftmationは最短30秒

ここからは、それぞれのポイントを具体的に解説していきます。

スマートフォン入力|個々人の希望を自動集計

最初のポイントは「スマートフォン入力」ができるかどうかという点です。現代において、50代未満に対するスマホの普及率はほぼ100%といわれています。それを踏まえると、端末パソコンでしか入力できないものよりも、個々人のスマホからシフト希望を提出できるものがおすすめといえるでしょう。

たとえば「Shiftmation(アクシバース株式会社)」「看護配置マイスター(株式会社マトリクス)」「勤務シフト作成お助けマン(鉄道情報システム株式会社)」といったシフト作成ツールは、オプションでスマホ入力機能を備えています。

料金|初期費用+月額

「料金」も、製品を選ぶうえで重要なポイントになるでしょう。シフト作成ツールのほとんどは「初期設定費用+月額」という料金形態です。初期設定費用や月額料金は、登録スタッフ数によって増減します。製品によってはIT導入補助金を活用できる可能性もあるので、事前に確認しておきましょう。

「勤務シフト作成お助けマン(鉄道情報システム株式会社)」は月額15,000円とやや高額ですが、勤務種別設定など豊富な設定が魅力です。また、「看護シフト管理システム(3DIT株式会社)」では3つのプランが用意されています。月額2,980円~19,800円で対応していますので、予算に応じて選ぶことができるでしょう。

「ほすぴタッチ」は、初期費用無料キャンペーンを行っています(2022年8月時点)。月額費用は470円(1人〜50人)〜309円(301人〜500人)と人数によって変動するため、人数が多いほどお得に活用できるシステムといえるでしょう。

シフト表完成までの時間|Shiftmationは最短30秒

最後のポイントは「シフト表作成までの時間」です。膨大な看護師の業務量を考えても、できるだけスピーディーにシフト表を作成できるに越したことはありません。シフト作成ツールの中でも、AIを使った作成システムの方が所要時間は短い傾向にあります。

そこまで大きな差はありませんが、メーカー公表の時間が最短なのは「Shiftmation(アクシバース株式会社)」「看護配置マイスター(株式会社マトリクス)」です。シフト作成の時間は「わずか数分」と、シフト表が完成するまでの時間の短さを強調している製品です。

看護師のシフト作成ソフト比較一覧表

企業名 アクシバース株式会社 株式会社マトリクス 鉄道情報システム株式会社 システムバンク株式会社 シーライヴ株式会社 株式会社トライエッティング 3DIT株式会社
導入形態 クラウド オンプレミス・クラウド クラウド サーバー運用 クラウド クラウド 要問合せ
スマホ対応 あり あり あり 要問い合わせ あり あり 要お問い合わせ
データ出力 エクセルで出力可能 様式9への出力可能 エクセルやCSVで出力可能 エクセルで出力可能 エクセルで出力可能 CSVで出力可能 エクセルで出力可能

看護師のシフト作成ソフトおすすめ7選

看護師のシフト作成ツールの中でも、おすすめを7つご紹介します。

ここからは、それぞれのソフトの特長やおすすめポイントを解説していきます。

Shiftmation|アクシバース株式会社

アクシバース株式会社

出典:アクシバース株式会社 https://www.shiftmation.com/

アクシバース株式会社の「Shiftmation」は、人工知能がたった5秒でシフトを自動作成してくれるソフトです。夜勤などの複雑な条件設定や、公平性も担保したシフト作成が可能になります。

また、シフトを自動作成した後に満たされていない箇所があれば、色とグラフで過不足を表示してくれるので、視覚的にも分かりやすいのがポイントです。さらに、シフトだけでなく、毎日の休憩や当番業務の割り当ても自動で振り当ててくれます。

アクシバース株式会社の比較ポイント

  • スマホ提出、自動集計
  • AIが自動作成
  • スマホから、個人/全体のシフト確認可能

製品情報

導入形態 クラウド
スマホ対応 あり
データ出力 エクセルで出力可能

看護配置マイスター|株式会社マトリクス

株式会社マトリクス

出典:株式会社マトリクス https://www.mtrx.co.jp/

「看護配置マイスター」は勤務表の自動作成だけでなく、看護配置基準の要件監視ができるシステムです。条件設定をすれば、勤務表は数分で自動作成できます。いろいろな条件を入れることで、異なるパターンのシフトを試作できるでしょう。

試作したシフト表の中から、一番良さそうなものを選び、必要に応じて手修正を加えることも可能です。さらに、未来数か月分の勤務表を自動作成し、看護配置基準充足状況の予測をしてくれます。それにより、いつまでにどんな人を何人補充すべきかの診断もできるでしょう。

株式会社マトリクスの比較ポイント

  • 勤務希望はスマホからも申請可能
  • わずか数分でシフトを自動作成
  • 様式9に反映する機能付き

製品情報

導入形態 オンプレミス・クラウド
スマホ対応 あり
データ出力 様式9への出力可能

勤務シフト作成お助けマン|鉄道情報システム株式会社

鉄道情報システム株式会社

出典:鉄道情報システム株式会社 https://www.otasukeman.jp/day

「勤務シフト作成お助けマン」はクラウド型のシフト作成ツールです。連休や希望休、スタッフの組み合わせなど、さまざまな条件でシフトを自動作成できます。作成されたシフト表はExcelやCSVなどで出力できるだけでなく、外部システムとのデータ連携も可能です。

初期費用は20万円、利用料金は月額15,000円となっています。さらに、ボリュームディスカウントの対象となるので、利用人数が多ければ多いほどお得に利用できるでしょう。2ヶ月の無料トライアルも行っているため、じっくり時間をかけて検討することができます。

鉄道情報システム株式会社の比較ポイント

  • 独自の最適化エンジンでシフト表を自動作成
  • クラウドサービスだからすぐに利用可能
  • JRのシステム運用で培った万全なセキュリティ

製品情報

導入形態 クラウド
スマホ対応 あり
データ出力 エクセルやCSVで出力可能

セルヴィスEX|システムバンク株式会社

システムバンク株式会社

出典:システムバンク株式会社 https://www.sbn.co.jp/servis/systems/

「セルヴィスEX」は、日本看護協会のガイドラインを考慮した勤務表を、AIが自動作成してくれるツールです。最終的な手修正を極力発生させないよう、完全自動作成を行ってくれます。

また、実績時間の登録、様式9を含む届出書類への出力ができるので、事務処理が高速で行えるでしょう。さらに、サポート体制も万全で、購入時を含めた3ヶ月間のサポートを行ってくれます。4ヶ月以降も電話やメールによる運用サポートを行ってくれるので、初めてでも安心して利用することができるでしょう。

システムバンク株式会社の比較ポイント

  • 約1800病棟の導入・運用実績
  • 室蘭工業大学と共同開発した画期的なエンジンで高速化を実現
  • 変則二交代制や当直勤務表にも対応

製品情報

導入形態 サーバー運用
スマホ対応 要問合せ
データ出力 エクセルで出力可能

ほすぴタッチ|シーライヴ株式会社

シーライヴ株式会社

出典:シーライヴ株式会社 https://hospi.ai/

「ほすぴタッチ」は、病院とコラボレーションして開発されたクラウド型のシフト作成ツールです。直感的な画面で、誰にでも簡単に使うことができます。また、複数の勤務チームを一括管理できるのも「ほすぴタッチ」の特長です。

業務の種類別やフロア別、病棟別、拠点別など、さまざまな切り口から勤務チームを作成できるでしょう。さらに、新規チームはすぐに作成できるので、緊急チームの作成にも強みを発揮します。なお、費用は初期設定丸ごとパックが120,000円~、月額費用は最大でも1スタッフあたり470円となっています。

シーライヴ株式会社の比較ポイント

  • AIと数理モデルで自動作成
  • 特殊・独自のルールでもOK
  • スマホで個人間のシフト交換

製品情報

導入形態 クラウド
スマホ対応 あり
データ出力 エクセルで出力可能

HRBEST|株式会社トライエッティング

株式会社トライエッティング

出典:株式会社トライエッティング https://www.lp.hrbest.jp/

「HRBEST」は組み合わせ最適化を用いたアルゴリズムで、複雑なシフトも一瞬で作成できるツールです。スタッフはどこからでも、スマホを使ってシフトの提出や確認を行えます。なお「HRBEST」は初期設定費用がかかりません。

また、忌引きや病欠といった急な欠勤にも対応しています。勉強会や研修などの直前の決定にも、自動で計算して出力することでスピーディーな対応が可能です。「HRBEST」はIT導入補助金2021対象なので、費用の1/2、最大450万円の補助が受けられるので、事前に確認しておきましょう。

株式会社トライエッティングの比較ポイント

  • 再計算機能
  • 労働基準法に自動で対応
  • 最低契約期間の縛りなし

製品情報

導入形態 クラウド
スマホ対応 あり
データ出力 CSVで出力可能

看護シフト管理システム|3DIT株式会社

3DIT株式会社

出典:3DIT株式会社 https://3dit.jp/kango-system.php

「3DIT株式会社」は、医療機関IT化の実績と経験が豊富な会社です。「看護シフト管理システム」はその経験と実績を活かし、簡単に看護師のシフトを管理できるように開発されました。ほとんどの操作がマウスクリックで完了するので、パソコン操作に不慣れな方でも直感的に使用できるでしょう。

シフト作成の際には、事前にルールを設定しておくとルール違反のシフトは警告表示されます。なお、ルールは各病棟ごとに設けることが可能です。全機能トライアル可能な無料デモ版も用意されていますので、検討中の方はぜひ一度試してみることをおすすめします。

3DIT株式会社の比較ポイント

  • 3段階のレベルで警告設定が可能
  • 各種テンプレートも用意
  • 全機能トライアル可能な無料デモ版も

製品情報

導入形態 要問合せ
スマホ対応 要問合せ
データ出力 エクセルで出力可能

シフト作成は「スピード」「納得感」を大切に

看護師のシフトを作成する際は、「スピード」と「納得感」も求められます。ここからは、シフト作成において「スピード」と「納得感」が重要視される理由について、詳しくみていきましょう。

スピード感

まず大切にしたのは「スピード感」です。シフト調整に時間がかかり、月末ギリギリにシフトを発行すれば職員からの不満が大きくなる可能性があります。仕事のスケジュールが分からないと、プライベートな予定が立てられないからです。

ただでさえ夜勤や残業の多い看護師は、周りと予定が合わせづらいことが多いので、できるだけスピーディーにシフトを発行しモチベーションを保つ必要があるでしょう。シフト表をできるだけスピーディーに作成するためには、期限内にシフトの希望を募り、迅速に把握して作成する必要があります。

公平感・納得感

  • シフト作成者の主観をできるだけ排除する
  • 土日は連続勤務にしない
  • 夜勤の回数は平等にする

日本看護協会も勤務表作成者向けのガイドラインで「休み希望を全てかなえるのは無理でも、公平性が明確であればスタッフの納得を得ることができます。」としています。公平性を明確にするためのルール作りをし、そのルールに則ったシフトを作成しましょう。

出典:日本看護協会

看護師のシフト作成でよくある質問

看護師のシフト作成では、以下のような質問が挙がりやすくなっています。

  • シフト作成では何に気を付ければ良いの?
  • 無料のソフトではダメなの?

ここからは、看護師のシフト作成でよくある質問に回答していきます。

シフト作成では何に気を付ければ良いの?

シフト作成では「納得感」「公平感」を得られるように作成することが大切です。個々のシフトにバラつきがあると、不満を持つ人も出てくるでしょう。特に新人や異動してきたばかりのスタッフは、本音の希望を出せない可能性もあります。

とはいえ、シフト作成者が全員の希望を把握し、手作業で公平なシフトを作成するのは至難の業です。公平に作ろうと思っても、どうしても偏りが生じてしまうでしょう。その点、シフト作成ツールを使えば、自動でスタッフ全員の出勤状況を計算してくれるので、偏りなく公平なシフト作成ができるようになります。

無料のソフトではダメなの?

できればコストをかけることなく、シフト作成ツールを利用したいと思うのは無理もありません。ネット上には無料のシフト作成ツールもありますが、機能が限定的なものや、柔軟性に欠けるものがほとんどです。

それに対し、有料のシフト作成ツールのほとんどが、必要人数や勤務回数、希望シフトなどのさまざまな条件でシフトの作成を行うことができます。また、病院によって定められている独自のルール設定にもきめ細やかに対応できるので、理想のシフト作成に役立つでしょう。

まとめ

24時間体制で働く看護師の勤務形態は複雑で、シフトの作成は作成者にとって毎月の悩みの種です。適切な人員を調整しながら、公平感のあるシフトを作成するのは想像以上に大変な業務でしょう。

シフト作成ツールを導入することで、シフト作成者の負担を軽減することができます。それだけでなく、公平なシフト作成により、現場のスタッフの不満削減にもつながるでしょう。シフト作成でお困りの方は、ぜひシフト作成ツールの導入を検討してみてください。

看護師向けシフト作成ツール選びの専門知識・時間が無い方

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セカンドラボ株式会社の社員。病院・介護施設のDX&業務効率化オタク。実は中小企業診断士です。毎日医療福祉施設向けの製品やサービス、企業の調査研究を行っています。


フリーランスWEBライター

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元高校国語教師。3年ほど教育現場で働き、フリーランスWEBライターとして独立。様々なメディアで記事を制作。ディレクターとしても活動。個人でブログも運営しており、情報発信も行なっています。