事務長代行おすすめ企業11選|雇用との違いや利用するメリットを解説

投稿日 2022.11.22 / 更新日 2022.11.22
投稿者:豊田 裕史

クリニックや歯科医院において、院長は非常に重要な役割を担っており、日々多忙な業務に追われています。しかし、院長1人ですべての業務をこなすのは難しいのが事実です。実際、業務量に悩んでいる院長も多いでしょう。

事務長代行サービスを利用すれば、経営・マネジメント業務を手軽にアウトソーシング可能です。院長は診療以外の業務を減らせるので、患者に対してより丁寧な対応ができるようになります。つまり、本来注力すべき診療業務に専念できるのです。

今回は、事務長代行の基礎知識と委託できる業務内容を中心に説明します。また、事務長代行おすすめ企業11選も紹介しているので、自院の状況やコスト面を考慮した上で、利用を検討してみるといいでしょう。

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事務長代行の基礎知識

事務長代行とはクリニックや歯科医院において、事務長が担う仕事を外部人材に委託できるサービスです。

  • スタッフ教育
  • 集患対策
  • 資金繰り対策
  • 患者からのクレーム対応

など、依頼したい業務に適任の人材を派遣してくれます。正規雇用で優秀な人材の確保が難しい場合でも、ニーズに合わせて手軽に依頼できるのは大きなメリットでしょう。

契約内容によって、1ヶ月の間で現場に訪れる回数や対応業務内容などが異なります。現地訪問はせずに、オンラインのみで業務を行うサービスもあるので、自院に適した形態で契約するのがいいでしょう。

事務長を雇用する場合との違い

まずは、事務長の直接雇用とアウトソーシングの違いを表で見てみましょう。

事務長を雇用 アウトソーシング事務長
採用の難しさ 経営担当者の採用難易度は高い
業務範囲
業務効率
継続性
費用対効果 人材の質による
利用規模の目安 年商2億~ 年商5000万~3億程度まで
総合評価 ☆☆ ☆☆☆

表の内容を具体的に説明すると、以下のようなメリット・デメリットがあります。

<正社員として事務長を雇用する場合>

メリット

  • 常に院内にいるため仕事を頼みやすい
  • 経営を支えてくれるパートナーとして長期的に育成可能
  • 雑用からマネジメントまで幅広い仕事を任せられる
  • 集中すべき業務に時間を割ける

デメリット

  • 希望の条件に合う人材が見つかりづらい
  • 優秀な人材の採用が難しい
  • 人材が育ってきても優秀な人は次のキャリアを求めて辞めてしまうリスクがある

<事務長代行サービスを利用する場合>

メリット

  • ニーズに応じて手軽に依頼可能
  • 必要な人材の確保が容易
  • 教育コストがかからない
  • 専門業務やノウハウを手に入れられる
  • 集中すべき業務に時間を割ける

デメリット

  • 正規職員として優秀な人材を雇用できた場合、内部人材を登用する場合と比べて採用費用が高くなる可能性がある
  • 常勤として毎日クリニックにいないと出来ない業務がある
  • ノウハウが院内に蓄積されない

以上が、事務長の直接雇用とアウトソーシングの違いです。どちらにもメリット・デメリットがあるので、自院の状況に合わせて検討するといいでしょう。

コンサル会社との違い

事務長代行とコンサルティングの違いについて説明します。

事務長代行は院内のさまざまな業務を請け負ってくれますが、コンサルティングは基本的にアドバイスのみです。実際の業務を行なってくれるわけではありません。

事務長代行は、現場の中で院長が実現したい組織改革を手伝ってくれるため、コンサルティングよりも費用対効果が高いです。事務長を直接雇用している場合は、コンサルティング会社へ依頼するのもいいでしょう。

事務長代行で委託できる業務内容

ここでは、事務長代行に委託できる主な業務内容について説明します。

ただし、企業によって対応出来る業務内容は異なるので、自院のニーズに合った業務に対応してくれる企業を選ぶようにしましょう。

経営サポート

経営に関するサポートでは、院長に代わって事務長代行がさまざまな手助けをしてくれます。

設備投資計画への助言や組織体制の整備など、院内の状況を把握した上でのさまざまな提案が可能です。自院が向かうべき方向や用いるべき手段を、院長と共に考えて実行してくれます。

また、時間がとられがちな行政手続きやミーティングの運営なども行なってくれるため、院長の負担を大幅に軽減可能です。

採用人事・労務管理

人材の雇用や育成も欠かせない業務ですが、多くの時間と労力が必要です。院長1人では、とても対応しきれないでしょう。

事務長代行は、採用サイトなどの求人原稿の作成やWEBサイトの管理を行なってくれます。

また、就職希望者との面接日程調整から当日の面接までの対応も可能です。それだけではなく、入職・退職時の手続きや有給休暇の管理まで請け負います。

定期的に個人面談でスタッフのケアを行い、教育面のサポートもしてくれるので、採用人事・労務管理における影響は非常に大きいでしょう。

総務・経理

丁寧な対応を心がけていても、患者のクレームは避けられません。クリニックや歯科医院の場合、院長が直接対応するケースは少なくないでしょう。

患者からのクレームがあった場合も、事務長代行が対応してくれます。また、煩雑になりがちな資金繰りの管理や診療実績データの集計も行なってくれるので、院長は集中するべき業務に専念できるようになるでしょう。

広報・マーケティング

広報やマーケティングに苦手意識がある院長は多いでしょう。しかし、これらの業務は集患・増患に大きく影響するので、経営する上で欠かせません。

HPの管理・コンテンツの強化はもちろん、最近ではSNSの運用も重要な施策のひとつです。この点に関しても、専門知識を持った事務長代行が対応してくれるので、結果的に院長は医師としての業務に注力できます。

事務長代行の価格相場

事務長代行の利用料金は企業によって異なります。たとえば、MOCAL株式会社の「クリニックマネージャー」の場合、月1回の訪問で15万円~25万円です。依頼する業務内容や派遣される事務長の質などによって利用料金は変わります。

株式会社インダストリーは、実務(総務・秘書)だけの依頼の場合、月1回8万円で依頼可能です。マネジメントも依頼する場合は15万円、さらに経営・マーケティング・人材教育も依頼すると、20万円の利用料金がかかります。

このように、企業や業務内容などによって利用料金は大きく変動するので、自院がどこまでサポートしてほしいのかをよく検討した上で依頼したほうがいいでしょう。

事務長代行おすすめ企業11選

ここでは、事務長代行おすすめ企業11選を紹介します。ここまで説明した内容をおさえた上で、自院のニーズに合った企業を探してみてください。

MOCAL株式会社|クリニックマネージャー

クリニックマネージャー

出典:クリニックマネージャー https://clinic-manager.net/

MOCAL株式会社が提供しているクリニックマネージャーは、これまでに医科・歯科合わせて200件以上で事務長代行を行なってきた実績ある企業です。

  • 総務秘書型
  • プロジェクトマネジメント型
  • 経営参謀型

という3つのプランが用意されており、自院のニーズに合わせて適切な依頼ができます。

また、経営参謀型とプロジェクトマネジメント型は月1回、総務秘書型は月2回から利用可能で、最大月8回まで訪問可能です。

クリニックマネージャーの比較ポイント

  • 200件以上の事務長代行実績がある
  • 3つのプランから選べる(各プランの組み合わせも可能)
  • 最大月8回まで訪問してもらえる

製品情報

対応領域 小・中規模クリニック、歯科
対応エリア 東京都・千葉県・神奈川県・埼玉県・愛知県(名古屋市)・岐阜県(羽島市)、大阪府、兵庫県( 尼崎市、⻄宮市、芦屋市、神戸市、明石市、加古川市、高砂市、姫路市、伊丹市、宝塚市、川⻄市、三田市 )、京都府( 京都市、⻲岡市、日向市、⻑岡京市、八幡市、宇治市、城陽市、京田辺市、 木津川市 )、奈良県( 奈良市、大和郡山市、大和高田市)、滋賀県( 大津市、草津市、栗東市、守山市、野洲市、近江八幡市、彦根市、米原市、⻑浜市)、岡山県( 岡山市、倉敷市) 、広島県(福山市)、北海道(札幌市、北広島市、江別市、恵庭市)※上記以外のエリアは要問合せ
対応業務
  • マーケティング戦略の構築と実務
  • 組織化やチーム力アップなど、経営者である院長の側面支援
  • 幹部スタッフを定期的なミーティング等を通じての指導・教育
  • 院長の分身として、時々の課題や問題解決の実務
  • 院長のさまざまな相談相手
  • プロジェクト活動によるクリニックの活性化
  • 患者啓蒙や院内マーケティングの仕組みづくり
  • 院内の改善活動を通じてスタッフの活性化
  • 調査/書類作成/行政手続き
  • ツール作成/マニュアル作成
  • 会計士や社労士との連携作業
  • IT機器関連の設定作業
  • 採用関連業務
価格
  • 総務秘書型・ベーシック月2回160,000円~
  • プロジェクトマネジメント型・ライト月1回130,000円~
  • 経営参謀型・ライト月1回150,000円~
  • ※別途交通費、訪問回数が多いプランもあります。

株式会社SABU|歯科専門事務代行サービス

歯科専門事務代行サービス

出典:歯科専門事務代行サービス https://www.sabu-jimudaikou.com/

株式会社SABUが提供している歯科専門事務代行サービスは、歯科医院での雑務に特化したサービスです。

多くの歯科医院で導入されており、100分の1の採用倍率を突破した歯科専門の優秀なスタッフがあらゆる雑務に対応してくれます。

月25時間以内であれば、月額132,000円ですべての雑務に対応可能です。なお、資格が必要な業務(社労士業・税理士業・弁護士業など)には対応していません。

歯科専門事務代行サービスの比較ポイント

  • 歯科医院の雑務に特化
  • 歯科専門の優秀なスタッフが対応
  • 月25時間以内であれば、月額132,000円ですべての雑務に対応

製品情報

対応領域 歯科
対応エリア 東京都、神奈川県、埼玉県、群馬県、茨城県、静岡県、大阪府、岐阜県、愛知県、長野県、岡山県、香川県、福島県、宮城県(上記以外のエリアは要問合せ)
対応業務 ・各媒体求人票作成 ・各種求人媒体の管理(毎日) ・スカウトメール代行 ・応募者一次対応 ・面接日調整 ・近隣医院の給与関連リサーチ ・合同説明会資料作成 ・医院紹介パンフレット作成 ・各種アンケート作成 ・人材会社打ち合わせ代行 ・有給管理シート作成 ・シフト表作成・院内資料作成 ・院内ポスター作成 ・患者様向け資料作成 ・各料金表作成 ・各職種マニュアル作成 ・動画編集 ・SNS運用代行 ・SNS投稿画像加工 ・発注業務代行 ・名刺作成 ・ミーティング音声の議事録化 ・各業者打ち合わせ代行 ・購入品リサーチ業務 ・PC設定 ・出張手配 ・タイムカード集計業務・社会保険労務士さん連絡 ・社会保険労務士さん各契約書打合せ ・助成金についてリサーチ ・売上集計表作成 ・小口現金出納帳作成 ・請求書入力 ・各健診データ集計 ・領収書整理 ・社会保険労務士さん紹介 ・会計事務所連絡 ・融資・助成金について問い合わせ ・窓口日計表作成 ・院内売上数値入力 ・月末振り込み ・銀行振り込み対応 ・役所連絡
価格 初期費用110,000円・月額132,000円

メディカルサポートパートナー株式会社|事務長代行&クラウド事務長

事務長代行&クラウド事務長

出典:事務長代行&クラウド事務長 https://www.medical-sp.com/

メディカルサポートパートナー株式会社が提供している事務長代行サービスは、クラウド上での対応もしています。

訪問はもちろん、電話・Zoom・メール・ラインでの対応が可能です。

継続タイプ・スポットタイプ・クラウドタイプの3つから、依頼に応じて業務を代行してくれます。継続だけではなくスポットでの利用もできるので、困ったときにだけ依頼するのも可能です。

事務長代行&クラウド事務長の比較ポイント

  • クラウド対応している
  • 3つのタイプから選べる
  • スポット利用ができる

製品情報

対応領域 医科、歯科
対応エリア 愛知県、岐阜県、三重県、大阪府、兵庫県が中心(その他エリアは要問合せ)
対応業務 事務作業全般、経営相談、SNS運用、ブログ更新、データ入力、リスト管理、各リサーチなど
価格 1回3時間以内・月額66,000円~

株式会社MHA|事務長補佐サービス

事務長補佐サービス

出典:事務長補佐サービス https://mha-corp.com/service.html#service04

株式会社MHAが提供している事務長補佐サービスは、院長や事務長の業務を支援、または代行を行なってくれます。

新規クリニック開設の場合は、開設前の準備からサポートしてくれるので、院長にとっては頼もしい存在になるでしょう。

スタッフ採用や集患対策の他、さまざまな業務に対応してくれるので自院のニーズに応じて利用可能です。

事務長補佐サービスの比較ポイント

  • 業務を支援および代行してくれるサービス
  • 新規クリニック開設前の準備からサポートしてくれる
  • さまざまな業務に対応してくれる

製品情報

対応領域 医科
対応エリア 要問合せ
対応業務 新規クリニックの開設計画の策定、コンセプトや設計デザイン、医療機器の購入、運営方針の整理、スタッフ採用、集患対策など
価格 要問合せ

株式会社インダストリー|事務長代行・支援サービス

事務長代行・支援サービス

出典:事務長代行・支援サービス https://netspeed-industry.jp/service/acting-as-secretary/

株式会社インダストリーが提供している事務長代行・支援サービスは、歯科専門の経営サポートを行なっています。

歯科ディーラー・メーカーの業者対応や患者のクレーム対応など、さまざまな業務に対応可能です。

別途費用がかかりますが、ホームページ制作や提携社労士による給与計算・労務管理・助成金・補助金申請も依頼できます。

事務長代行・支援サービスの比較ポイント

  • 歯科専門の経営サポート
  • 歯科ディーラー・メーカーの業者対応や患者のクレーム対応などに対応
  • 別途費用がかかるが専門的な業務の依頼も可能

製品情報

対応領域 歯科
対応エリア 要お問い合わせ
対応業務
  • 経営サポート
  • 人事マネジメント(スタッフ定期個別面談、スタッフ教育)
  • 業者対応(歯科ディーラー、メーカー他、技工所、医院に関わる全ての業者、器材購入からメンテナンスまでサポート)
  • 院内行事、検診、セミナー等のアテンド
  • 採用面接代行、雇用者への解雇通告
  • 患者クレーム対応((案件により提携弁護士からの別途費用が発生します)
  • ホームページ制作、集患対策(別途費用)
  • 提携社労士による給与計算、労務管理、助成金、補助金申請(別途費用)
  • スタッフ評価制度、勤務医の評価制度(別途費用)
  • 医院運営に関する全ての業務
価格
  • 経営・マーケティング、人材教育:1回/月 200,000円
  • マネジメント・1回/月 150,000円
  • 実務(総務・秘書)・1回/月 80,000円
  • ※別途交通費+消費税※月に2回、2ヶ月に1回のプランもあります。

株式会社メディカルマネジメントサポート

株式会社メディカルマネジメントサポート

出典:株式会社メディカルマネジメントサポート https://www.med-ms.jp/

株式会社メディカルマネジメントサポートが提供している事務長代行サービスは、医療機関事務長経験者が実際に院内で実務を行なってくれます。在籍社員の全員が、医院での事務長経験者なので安心して利用可能です。

コンサルタントとして、経営に関する戦略的なアドバイスもしてくれるので、充実したサービスが望めるでしょう。

サービス開始後の1か月間で満足できなければ、契約期間に関わらず即刻契約解除が可能です。

株式会社メディカルマネジメントサポートの比較ポイント

  • 在籍社員の全員が医院での事務長経験者
  • コンサルタントとして戦略的なアドバイスもしてくれる
  • 満足できない場合2か月目以降即刻契約解除ができる

製品情報

対応領域 医科、歯科
対応エリア 都内を中心とする関東近県(東京都 埼玉県 神奈川県 千葉県 栃木県 群馬県、茨城県)※一部エリアを除く
対応業務
  • 経営管理 事業計画、財務管理、税理士への資料作成、経営分析資料の作成、医事統計、売上管理、レセプト精度管理、集患対策
  • 人事労務管理、求人、面接、採用、入退職管理、社会保険等手続き、人事考課、給与計算、就業規則、研修、教育、職員の定着化、福利厚生、労使紛争対応
  • 診療所移転 分院開設、行政手続き支援、物件調査、人員募集
  • 院内管理業務 業務管理(マネージャー業務)、医事窓口業務、経理業務(請求・支払い、小口現金管理、通帳記帳・ネットバンキング操作)、営繕、機器メンテナンス管理、医薬品、器材等在庫管理、医薬品、器材、機器等納入価格適正化、部署、職種毎の業務マニュアル、カルテ、レセプトの電算化、院内PACS導入、ホームページ管理
  • 対外的業務、患者サービス改善、院内美化、リスクマネージメント、病診、診診連携強化、対外営業、広報活動
  • 対官公庁業務、各種許認可、報告、届出、官公庁対策、折衝、監査、医療監視対策、各種助成金申請
価格
  • サポート100 午前午後を通じ週5日のフル出向
  • サポート50 半日を1コマとして週5回の定期訪問
  • サポート30 半日を1コマとして週3回の定期訪問
  • サポート20 半日を1コマとして週2回の定期訪問
  • サポート10 半日を1コマとして週1回の定期訪問
  • ※上記のほか、月1回訪問の顧問契約あり。※利用料金は適正価格での提案。要問合せ。

株式会社メディカ・コンサルティング

株式会社メディカ・コンサルティング

出典:株式会社メディカ・コンサルティング http://www.medicaconsulting.co.jp/company/

株式会社メディカ・コンサルティングは、医療機関に対してさまざまなコンサルティングを行なっている企業です。基本的には、コンサルティングがメインですが、事務長代行サービスも行なっています。

各業務の高度な専門家を通じて、事務長業務のサポートや医療機関のセカンドオピニオンを提案可能です。

問合せは初回無料で対応してくれるので、気になる場合は価格や具体的な依頼内容について一度相談してみるといいでしょう。

株式会社メディカ・コンサルティングの比較ポイント

  • コンサルティングがメインの企業
  • 各業務の高度な専門家を通してサポートしてくれる
  • 問合せ初回無料

製品情報

対応領域 医科、歯科
対応エリア 石川県
対応業務
  • 事務長業務全般
  • 他サービス 経営ドッグ、経営計画策定、集患増患、自費収入アップ、従業員モチベーションアップ、接遇トレーニング、ブランディング、医業承継支援、医療法人化支援、開業支援など
価格 要問合せ

株式会社バタフライエフェクト|歯科医院専門アウトソーシング事務長

歯科医院専門アウトソーシング事務長

出典:歯科医院専門アウトソーシング事務長 https://www.numberone-shika.net/

株式会社バタフライエフェクトが提供している歯科医院専門アウトソーシング事務長は、大阪・神戸・京都を中心に事務長代行を行っています。

5つのサービスが用意されており、それぞれ自院が抱える問題に応じて選択可能です。5つのうちのひとつである「お金の流れを可視化」するサービスでは、お金の流れの全体像を分かりやすく可視化した上で、院長の経営判断をサポートします。

歯科医院専門アウトソーシング事務長の比較ポイント

  • エリアは大阪・神戸・京都が中心
  • 5つのサービスから選択可能
  • お金の流れを可視化して院長の経営判断をサポートしてくれる

製品情報

対応領域 歯科
対応エリア 大阪府、兵庫県、京都府
対応業務 課題の明確化と解決支援、ビジョンの明確化・共有、お金の流れの可視化、研修・成長支援制度の導入、院長の事務負担の軽減
価格 月2回(1回あたり4時間)月額160,000円~

スリードット株式会社|事務長代行サービス

事務長代行サービス

出典:事務長代行サービス https://three-dots.co.jp/manager/

スリードット株式会社が提供している事務長代行サービスは、基本的に現場への訪問はしません。しかし、外からできる対策・業務はすべて任せられます。業務内容は主にWEB対策や広報などの集患全般です。

また、自院にかかってくる営業電話の対応を行なっており、有益だと判断した電話のみ院長に報告してくれます。

利用しているホームページ管理会社とのやりとりも、直接対応可能です。そのため、院長は本来の業務に集中できます。

事務長代行サービスの比較ポイント

  • 外からできる対策・業務はすべて任せられる
  • 営業電話の対応を行なってくれる
  • ホームページ管理会社と直接やりとり可能

製品情報

対応領域 医科、歯科
対応エリア 要問合せ
対応業務 ホームページ管理、ポータルサイト掲載内容管理、ホームページリニューアル時ディレクション、写真撮影手配、地元看板配置管理、新聞広告手配、営業窓口対応、院内パンフレット制作手配、院内POP作成手配
価格 月額30,000円など

株式会社国道ビル

株式会社国道ビル

出典:株式会社国道ビル https://kokudo-bl.com/outsourcing/

株式会社国道ビルは、マーケティング支援やコストカットサービスを提供しているコンサルティング企業です。

事務長代行も、提供しているサービスのひとつで利用料金は必要な業務をカスタマイズした上で見積もりを出してくれます。

医療分野に特化した専門スタッフがさまざまな業務に対応してくれるので、安心して利用できるでしょう。

株式会社国道ビルの比較ポイント

  • マーケティング支援やコストカットサービスも提供している
  • 必要な業務をカスタマイズしてくれる
  • 医療分野に特化した専門スタッフが対応

製品情報

対応領域 医科、歯科
対応エリア 東京都、大阪府(他エリア要問合せ)
対応業務 事業計画作成、経費削減、統計分析、企画立案、給与計算・支給、人事、求人/採用、勤怠管理、経費管理、帳簿管理、税理士連携、関係官庁への提出書類作成、各種申請対応、届出変更対応。発注代行、発注管理、価格交渉
価格 要問合せ

合同会社MASパートナーズ

合同会社MASパートナーズ

出典:合同会社MASパートナーズ http://maspartners.co.jp/

合同会社MASパートナーズは、院長夫人コーチングや医院開業支援などを行っている医院経営コンサルティング企業です。

提供している院外事務長サポートでは、基本的に月1回現場に訪問して現状のヒアリングやスタッフとの個別面談を行ってくれます。最終的には自立した経営ができるように、現場でさまざまなサポートをしてくれるので、業務負担の軽減を期待できるでしょう。

合同会社MASパートナーズの比較ポイント

  • 院長夫人コーチングや医院開業支援なども行っている
  • 基本的に月に1回現場に訪問
  • 最終的には自立した経営ができるようにサポートしてくれる

製品情報

対応領域 医科、歯科
対応エリア 大阪、神戸、京都
対応業務
  • 今後の事業戦略と事業展開相談と意思決定サポート
  • 診療収入目標管理(プロセス指標の設定と管理含む)サポート
  • 診療報酬施設基準の検討及び管理サポート
  • 給与計算及び支給に関する業務
  • スタッフの給与管理(賞与査定・昇給・人事考課)
  • スタッフの募集や面接・採用サポート
  • ミーティング・会議指導
  • スタッフ個別コーチング
  • 財務会計に関するアドバイス(税理士との連携含む)
  • 予算実績資金繰り表作成(定期的な業績検討会・アクションプランの見直し)
  • 事業展開及び設備投資に関わる資金調達サポート
  • 医療法人の運営管理サポート
  • 各行政機関との提出書類作成及び調査対応(各専門家との連携・対応も可能)
  • セカンドオピニオンサポート(各専門家との連携・対応も可能)
価格 要問合せ

まとめ

事務長代行は、医院経営を行う院長にとってさまざまなメリットがあります。サービスを適切に利用すれば、院長は本来の業務に集中できるようになるでしょう。

今回説明した、事務長代行の基礎知識や業務内容などを理解した上で、利用を検討してみてください。紹介したおすすめ11選のなかに気になる企業がある場合は、詳細を問合せて見るといいでしょう。

事務長代行業者選びの専門知識・時間がない方

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セカンドラボ株式会社 PR Solution Div.

URL:https://twitter.com/toyoda_2ndLabo

セカンドラボ株式会社の社員。病院・介護施設のDX&業務効率化オタク。実は中小企業診断士です。毎日医療福祉施設向けの製品やサービス、企業の調査研究を行っています。


フリーランスWEBライター

URL:https://twitter.com/kakeru5152

元高校国語教師。3年ほど教育現場で働き、フリーランスWEBライターとして独立。様々なメディアで記事を制作。ディレクターとしても活動。個人でブログも運営しており、情報発信も行なっています。

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