事務長代行おすすめ企業10選｜雇用との違いや利用するメリットを解説

事務長代行の基礎知識

事務長代行とはクリニックや歯科医院において、事務長が担う仕事を外部人材に委託できるサービスです。

• スタッフ教育
• 集患対策
• 資金繰り対策
• 患者からのクレーム対応

など、依頼したい業務に適任の人材を派遣してくれます。正規雇用で優秀な人材の確保が難しい場合でも、ニーズに合わせて手軽に依頼できるのは大きなメリットでしょう。

契約内容によって、1ヶ月の間で現場に訪れる回数や対応業務内容などが異なります。現地訪問はせずに、オンラインのみで業務を行うサービスもあるので、自院に適した形態で契約するのがいいでしょう。

事務長を雇用する場合との違い

まずは、事務長の直接雇用とアウトソーシングの違いを表で見てみましょう。

表の内容を具体的に説明すると、以下のようなメリット・デメリットがあります。

＜正社員として事務長を雇用する場合＞

メリット

• 常に院内にいるため仕事を頼みやすい
• 経営を支えてくれるパートナーとして長期的に育成可能
• 雑用からマネジメントまで幅広い仕事を任せられる
• 集中すべき業務に時間を割ける

デメリット

• 希望の条件に合う人材が見つかりづらい
• 優秀な人材の採用が難しい
• 人材が育ってきても優秀な人は次のキャリアを求めて辞めてしまうリスクがある

＜事務長代行サービスを利用する場合＞

メリット

• ニーズに応じて手軽に依頼可能
• 必要な人材の確保が容易
• 教育コストがかからない
• 専門業務やノウハウを手に入れられる
• 集中すべき業務に時間を割ける

デメリット

• 正規職員として優秀な人材を雇用できた場合、内部人材を登用する場合と比べて採用費用が高くなる可能性がある
• 常勤として毎日クリニックにいないと出来ない業務がある
• ノウハウが院内に蓄積されない

以上が、事務長の直接雇用とアウトソーシングの違いです。どちらにもメリット・デメリットがあるので、自院の状況に合わせて検討するといいでしょう。

コンサル会社との違い

事務長代行とコンサルティングの違いについて説明します。

事務長代行は院内のさまざまな業務を請け負ってくれますが、コンサルティングは基本的にアドバイスのみです。実際の業務を行なってくれるわけではありません。

事務長代行は、現場の中で院長が実現したい組織改革を手伝ってくれるため、コンサルティングよりも費用対効果が高いです。事務長を直接雇用している場合は、コンサルティング会社へ依頼するのもいいでしょう。

事務長代行で委託できる業務内容

ここでは、事務長代行に委託できる主な業務内容について説明します。

ただし、企業によって対応出来る業務内容は異なるので、自院のニーズに合った業務に対応してくれる企業を選ぶようにしましょう。

経営サポート

経営に関するサポートでは、院長に代わって事務長代行がさまざまな手助けをしてくれます。

設備投資計画への助言や組織体制の整備など、院内の状況を把握した上でのさまざまな提案が可能です。自院が向かうべき方向や用いるべき手段を、院長と共に考えて実行してくれます。

また、時間がとられがちな行政手続きやミーティングの運営なども行なってくれるため、院長の負担を大幅に軽減可能です。

採用人事・労務管理

人材の雇用や育成も欠かせない業務ですが、多くの時間と労力が必要です。院長1人では、とても対応しきれないでしょう。

事務長代行は、採用サイトなどの求人原稿の作成やWEBサイトの管理を行なってくれます。

また、就職希望者との面接日程調整から当日の面接までの対応も可能です。それだけではなく、入職・退職時の手続きや有給休暇の管理まで請け負います。

定期的に個人面談でスタッフのケアを行い、教育面のサポートもしてくれるので、採用人事・労務管理における影響は非常に大きいでしょう。

総務・経理

丁寧な対応を心がけていても、患者のクレームは避けられません。クリニックや歯科医院の場合、院長が直接対応するケースは少なくないでしょう。

患者からのクレームがあった場合も、事務長代行が対応してくれます。また、煩雑になりがちな資金繰りの管理や診療実績データの集計も行なってくれるので、院長は集中するべき業務に専念できるようになるでしょう。

広報・マーケティング

広報やマーケティングに苦手意識がある院長は多いでしょう。しかし、これらの業務は集患・増患に大きく影響するので、経営する上で欠かせません。

HPの管理・コンテンツの強化はもちろん、最近ではSNSの運用も重要な施策のひとつです。この点に関しても、専門知識を持った事務長代行が対応してくれるので、結果的に院長は医師としての業務に注力できます。

事務長代行の価格相場

事務長代行の利用料金は企業によって異なります。たとえば、MOCAL株式会社の「クリニックマネージャー」の場合、月1回の訪問で15万円～30万円です。依頼する業務内容や派遣される事務長の質などによって利用料金は変わります。

株式会社インダストリーは、実務(総務・秘書)だけの依頼の場合、月1回8万円で依頼可能です。マネジメントも依頼する場合は15万円、さらに経営・マーケティング・人材教育も依頼すると、20万円の利用料金がかかります。

このように、企業や業務内容などによって利用料金は大きく変動するので、自院がどこまでサポートしてほしいのかをよく検討した上で依頼したほうがいいでしょう。

事務長代行おすすめ企業10選

ここでは、事務長代行おすすめ企業1選を紹介します。ここまで説明した内容をおさえた上で、自院のニーズに合った企業を探してみてください。

まとめ

事務長代行は、医院経営を行う院長にとってさまざまなメリットがあります。サービスを適切に利用すれば、院長は本来の業務に集中できるようになるでしょう。

今回説明した、事務長代行の基礎知識や業務内容などを理解した上で、利用を検討してみてください。紹介したおすすめ1選のなかに気になる企業がある場合は、詳細を問合せて見るといいでしょう。