シンプルなソフトと手厚いサポートで、業務プロセスを見直しました。

法人概要 （以下、管理者向井様、代表取締役田尻様執筆）

カラーズは、高齢者から子ども、障がいをお持ちの方まで、地域にお住まいの方々の生活を支援し、多世代共生のまちづくりを目指しています。高齢者の方に向けては、訪問介護のほかに居宅介護支援、福祉用具貸与・販売、住宅改修、訪問美容などをご提供しています。障がいをお持ちの方向けには、居宅介護・同行援護・相談支援を、お子様や子育て世代の方向けには、放課後等デイサービス、学研教室、産前産後ケア、ひとり親家庭支援などを行っています。ほかに養成事業として資格取得講座や法人向け講座、マンツーマン講座などをご提供しています。
なお、訪問介護事業所はサ責が４名、ヘルパーが約２０名となっており、約１００名ほどの利用者様にサービス提供しています。

▶ ソフトを検討し始めた理由を教えて下さい。

代表の田尻がIT企業出身ということもあり、訪問介護の生産性向上に向けたICT活用は積極的に進めていました。2015年にはビジネスチャットシステムを導入し、それまで電話で行われていたサ責とヘルパー間の情報共有を、リアルタイムで効率的に行えるよう仕組みを整えました。 サービス提供記録の電子化についても、業務の効率化だけでなく、ヘルパーが現場で得た気づきなどをケアに有効活用し、サービスの質を高めたいと導入を検討していました。 しかし、色々なシステムを比較検討しても、中々導入したいと思えるシステムを見つけられずにいました。Colibriに出会うまで長かった～です。

▶ ソフトを導入するに当たり不安だったことは何でしょうか。

「シフト作成」「サービス提供記録」など、訪問介護の根幹にかかわる部分のため、ソフトがうまく稼働するかどうかが事業所運営やサービスの質に直結すると考えていました。そのため、事業所の要であるサ責が日々ストレスなく使えること、便利さを実感できるソフトであることを念頭に検討していました。 また、スマホに慣れないヘルパーもいるため、なるべくシンプルに利用できるソフトであると共に、ヘルパーが所有するスマートフォンの機種やOSに制限のないことも重要でした。

▶ Colibriを導入しようと考えた理由を教えて下さい。

ソフトがシンプルだったことです。システムは複雑すぎると、使う側は混乱します。シンプルな操作性で必要な機能が網羅されていたので、使い勝手がいいと思いました。 また、Colibriはサポートを大切にしていたことが大きいです。これまでもいくつかのクラウドシステムを使ってきましたが、日々使う中で発生する疑問点にすぐに応えてもらえずタイムラグが発生するのは大きなストレスと業務効率の低下につながることを実感していました。 Colibriはこちらの質問にすぐに丁寧に対応してくださいます。また、ソフトの使い勝手についてもユーザの意見に真摯に耳を傾けてくれる姿勢であると感じています。 「共に、より良くしていける」と感じました。

▶ ソフト導入時の様子について教えて下さい。

何度か説明会を実施し丁寧に導入につなげた甲斐もあり、そんなに大きなトラブルなく導入につなげられました。 ヘルパーのサービス提供記録は本当にシンプルな設計のため、ヘルパーもすぐに慣れることができました。利用者さんの住所から地図を確認することができるなど便利な機能はとても喜んでいます。また、他ヘルパーのサービス提供状況を事前に確認することもできるので、助かっているようです。

▶ シフト作業はどう変化しましたか。

当然ですが、サ責側のシフトとヘルパーが見ているシフトが同一のもののため、認識のずれなどにすぐに気づくことができ、穴あけ、訪問ミスなどが減ったと思います。 サ責は、業務プロセス自体を見直すことになったので最初は慣れるまで大変でしたが、今ではすっかり慣れて、以前に比べて効率的にシフトを組めるようになっています。 外出先でもすぐに確認できるというのは、外出が基本の訪問介護においては有難いことです。

▶ それ以外の機能でインパクトがあったと感じる部分はありますか？

給与計算について、細かなロジックを組んで自動計算ができるように設定してもらいました。 おかげさまで以前よりも給与計算が効率的にそしてミスなく行えるようになりました。 また、特定事業所加算の要件にも準じていたため、Colibri導入を機に弊社も特定事業所加算（Ⅱ）をとうとう取得しました！

▶ Colibri導入前を思い出すと、もう戻れないと感じる業務はありますか？

全体的に、もう元には戻したくないです。 特にサービス提供記録は紙の山でしたので、利用者別、月別にファイリングするだけでも一苦労でした。

▶ Colibriの機能以外について、想定していなかった効果や良さなどはありましたか？

鎌原さん、レミさんが信頼できるお人柄なので、安心して任せられます。 介護の未来を明るくしたいという熱意が感じられます。 導入前は何度も足を運んでくださりサポートしてくれました。 ITリテラシーが高くない職員の質問にも何度も丁寧に説明してくださいました。 ソフトもより良くしていって下さる姿勢を感じているので信頼しています。

▶ 実際に利用されるサ責さん・管理者さんのご意見

最初は不安でしたが、やってみたら慣れることができました。 ただ、システムを入れればすべてがうまくいくと誤解していたこともあり、導入時には自分たちでも業務プロセスを見直したり、事務所の業務の進め方とシステムの使い方にすり合わせが必要だということは後になって気づきました。 情報がリアルタイムに皆で共有できるという点は非常にいいと思います。 Colibriに基幹業務の全てをゆだねているので、Colibriにトラブルがあると業務が止まってしまうというリスクがあるので、バックアップの仕組みなど考えて頂ければと思います。

▶ 実際に利用されるヘルパーさんのご意見

シフトが見やすくなりました。 サ責の指示や前回のサービス提供の内容をサービスに入る前に見られるのがとても良いです。 会社として以前からスマホやアプリ導入を実施されていたので、今回も戸惑いやトラブルはなくスムーズにいったように感じました。