書類作成の負担が減って利用者さんとの会話の時間が増加

福祉の現場では、利用者一人ひとりに寄り添いたいという熱い思いがある一方で、書類作成や記録管理に追われて本来の支援時間が削られてしまう悩みが常につきまといます。そんな中、就労支援事業所｢てとて｣は、AI技術を活用した福祉支援ソフト「AURA」を導入。

スタッフの負担を大幅に軽減し、利用者とじっくり向き合う時間を取り戻すことに成功しました。今回は、現場のリアルな声とともに、AURAがもたらした劇的な変化と未来への希望をお伝えします。

導入前の課題 

「もっと利用者さんと話したい。でも書類作成に追われて時間が足りない」。

就労支援事業所｢てとて｣では、スタッフ全員が利用者（メンバーさん）と向き合い、自由で温かい支援を心がけていました。しかし、日々の支援計画や議事録の作成に膨大な時間を割かねばならず、面談時間が十分に確保できないことが大きな壁となっていました。

「特に書類作成が立て込む時期には、ついつい余裕が持てなくなってしまうこともありました」とサービス管理責任者の宇留嶋さんは語ります。書類データはUSB管理していたこともあり、スタッフ間の共有のしにくさやデータ紛失のリスクが常にあり、まだまだ非効率な運営をしている状態でした。支援の質を上げたい一方で、スタッフの苦手分野もあるため効率的な役割分担が不可欠でした。 

AURA導入のきっかけと活用法

そんな状況を変えたのが、福祉AI「AURA」でした。「月に一度は全員との面談の時間を絶対確保したい。そのために、書類作成の負担を減らせるAIは必須だと感じていました」と宇留嶋さん。複数のAIツールを比較する中で、AURAの「面談録音データとサービス利用計画PDFを読み込み、自動で支援計画草案を作成する」機能に大きな魅力を感じました。

実際の使い方は、面談時の会話を録音し、その音声データをAURAに読み込ませるだけ。AIが文字起こしと要約を行い、既存の計画書と照合しながら支援計画の草案を自動で作成します。これにより、スタッフは草案の手直しに集中でき、作業時間は従来の約3割で済むようになりました。

また、議事録作成や記録共有もスムーズになり、スタッフ間の連携が格段に強化。クラウド管理によりデータ紛失の心配もなくなり、まさに「優秀な部下ができた」ような感覚で活用しています。 

導入後の劇的な変化

AURA導入後、現場には目に見える変化が訪れました。 書類作成にかかっていた時間が大幅に減り、「利用者さんと直接話す時間が確実に増えた」とスタッフの声が上がります。業務での余裕がプライベートの充実や心の余裕につながり、スタッフの表情は一気に明るくなりました。 

「以前は書類のミスや情報伝達の齟齬に悩まされましたが、今はリアルタイムで共有できるので安心です」と宇留嶋さん。利用者さんの表情も変わり｢仕事を楽しんでいる様子が伝わってくる｣とスタッフに話してくれることも増えました。実際、書類作成にかけていた時間が約70％削減されました。事務作業の効率化が、チーム全体のモチベーション向上と強い結束を生み出しました。

現場からの感動の声

若手スタッフの一人はこう語ります。「月間利用状況の画面が見やすくて気持ちいいんです。AIが優秀な部下みたいに、私たちを支えてくれている感じがします」 また、書類作成が苦手だったスタッフからは、「負担が減って利用者と話す時間が増えたのが本当に嬉しい」と感謝の声が。

山本さんは、ある新人のサービス管理責任者の変化を語ります。「彼は『利用者さんと話したい』という強い思いがあるのに、書類作成が苦手で時間が作れずに悩んでいました。その役割をAURAが担ってくれるようになり、まるで『アシスタントの人間が一人増えた』ような感覚です。おかげで彼は本来の強みである、利用者さんの想いを聞く仕事に集中できるようになりました」。さらに、AI導入によって支援員が楽しそうに働く姿が増えたことが利用者の満足度向上に直結していると強調しました。 

未来への展望

「AIが担うのは、人がやらなくていい事務作業だけ。人が関わるべき時間を最大化することが 私たちの目標です」 と宇留嶋さんは語ります。

さらに、AURAがもたらす未来についてこう続けます。「理想は、相談支援から就労支援まで、事業所の垣根を越えて情報がシームレスに連携されること。まるで福祉版の電子カルテのように、利用者さんの情報をリアルタイムで共有できれば、支援の質はもっと上がっていくはずです」。

利用者の強みを最大限に活かし、AIとスタッフが協働して個々のニーズに応える支援体制を築く未来を描いています。AURAは今後、地域の複数事業所が連携するプラットフォームの構築も目指しており、福祉業界全体の働き方改革への貢献も期待されます。宇留嶋さんは、現場の声を反映しながら進化を続けるAURAに、大きな信頼を寄せています。

まとめ

福祉の現場における「人と人とのつながり」を何より大切にする「てとて」が、福祉AI「AURA」と 出会い、書類作成の重圧から解放されました。 それは単なる効率化ではなく、スタッフの笑顔と利用者の生き生きとした姿を生み出す“奇跡”のような変化でした。

もしあなたの事業所でも、支援の質を高めながらスタッフの負担を軽くしたいと願うなら、今こそAIを取り入れる時です。「AURA」は、あなたの現場に寄り添い、共に未来を創る最高のパートナーになるでしょう。さあ、福祉の現場に新しい風を。AURAと共に、もっと豊かな支援のカタチを実現しませんか？