事務長代行おすすめ企業11選｜雇用との違いや利用するメリットを解説
クリニックや歯科医院において、院長は非常に重要な役割を担っており、日々多忙な業務に追われています。しかし、院長1人ですべての業務をこなすのは難しいのが事実です。実際、業務量に悩んでいる院長も多いでしょう。
事務長代行サービスを利用すれば、経営・マネジメント業務を手軽にアウトソーシング可能です。院長は診療以外の業務を減らせるので、患者に対してより丁寧な対応ができるようになります。つまり、本来注力すべき診療業務に専念できるのです。
今回は、事務長代行の基礎知識と委託できる業務内容を中心に説明します。また、事務長代行おすすめ企業11選も紹介しているので、自院の状況やコスト面を考慮した上で、利用を検討してみるといいでしょう。
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事務長代行おすすめ企業11選
ここでは、事務長代行おすすめ企業11選を紹介します。ここまで説明した内容をおさえた上で、自院のニーズに合った企業を探してみてください。
MOCAL株式会社｜クリニックマネージャー
MOCAL株式会社が提供しているクリニックマネージャーは、これまで 12年以上にわたり、医科・歯科合わせて300件以上のクリニックで事務長をアウトソーシングしてきた業界最大手のサービスです。
- 総務秘書型
- プロジェクトマネジメント型
- 経営参謀型
という 3 つのプランが用意されており、自院のニーズに合わせて「経営領域」「人事マネジメント領域」「事務領域」まで幅広く依頼ができます。
単独医院では雇用が難しい「企業マネジャークラスのノウハウを学んだビジネススキルの高い人材」を月 1 日から気軽に活用できます。訪問型サポートだから「仕事が進めやすい」「対応業務が広い」「人事や労務面も依頼できる」のが特徴です。複数医院を運営する医療法人向けには、チームで法人経営をサポートする「事務局アウトソーシング」もあります。
歯科医院向けでは、歯科専門サービス「Mr.歯科事務長サービス」があります。
クリニックマネージャーの比較ポイント
- 【業界最大手】医科・歯科合計で300件以上の事務長アウトソーシングの実績
- 企業マネジャークラスの業務クオリティを訪問型サポートで体感できる
- 事務や雑務だけではなく、人事・組織・経営面までトータルサポートが可能
製品情報
| 対応領域 | 小・中規模クリニック、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 北海道・関東・東海・関西・中国 ※全国の弊社オフィス所在地より、公共交通機関を利用して 2 時間を対象エリアとさせていただきます。上記以外のエリアの方についても、ご利用いただくプランにより、また追加料金等をお支払いいただくことでご対応させていただきます。 |
| 対応業務 |
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| 価格 |
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株式会社セルエージェント｜レンタル事務長さん
株式会社セルエージェントが提供するレンタル事務長さんは、クリニック専門の事務長代行サービスです。人事・労務・経理・数値管理など、あらゆる事務業務を任せることができます。
月額定額制で、思い立ったら思い立ったらすぐに開始可能です。更に通常のバックオフィス業務以外の業務(集患/デザイン/広報)も相談できるため、開業医の先生方を全方位からサポートいたします。月額95,000円（※ミニマムプランの場合）から利用することができ、全国どこでも対応可能です。
レンタル事務長さんの比較ポイント
- 95,000円～利用可能！（ミニマムプランの場合）
- 通常のバックオフィス業務に加えて、集患やデザイン・広報面でも支援可能！
- 全国どこでも対応可能！
製品情報
| 対応領域 | クリニック |
|---|---|
| 対応エリア | 日本全国対応可能 |
| 対応業務 | ■経理 ・ツールの導入サポート ・振込み、支払い補助代行 ・請求書管理 ・経費精算 ■事務 ・備品購入代行 ・資料作成、調べもの、リサーチ業務 ・業者問い合わせ対応 ■採用/労務 ・求人作成 ・求人媒体や業者との連絡 ・求職者連絡対応 ・入社、退職の手続き ・勤怠管理 ■クリエイティブ運用 ・HPの更新 ・SNSの更新 ・画像の作成 ■集患支援 ・広告の運用 ・Google広告運用 ・集患メディア対応 ・ポスティング企画 ・MEO/SEO支援 |
| 価格 | ■ミニマムプラン 稼働時間：12.5時間 業務内容：総務、秘書、人事、採用 月額料金（税抜）：95,000円 ■スタンダードプラン 稼働時間：25時間 業務内容：総務、秘書、人事、デザイン 月額料金（税抜）：150,000円 ■経営参謀プラン 稼働時間：25時間+α 業務内容：総務、秘書、人事、デザイン、集患PR、経営課題 月額料金（税抜）：255,000円 ※初期のシステムセットアップとして一律15万円（税抜き）が発生致します。 ※その他業務/追加サービス時間については別途お見積もりとなります。 |
株式会社SABU｜歯科専門事務代行サービス
株式会社SABUが提供している歯科専門事務代行サービスは、歯科医院での雑務に特化したサービスです。
多くの歯科医院で導入されており、100分の１の採用倍率を突破した歯科専門の優秀なスタッフがあらゆる雑務に対応してくれます。
月25時間以内であれば、月額132,000円ですべての雑務に対応可能です。なお、資格が必要な業務（社労士業・税理士業・弁護士業など）には対応していません。
歯科専門事務代行サービスの比較ポイント
- 歯科医院の雑務に特化
- 歯科専門の優秀なスタッフが対応
- 月25時間以内であれば、月額132,000円ですべての雑務に対応
製品情報
| 対応領域 | 歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 東京都、神奈川県、埼玉県、群馬県、茨城県、静岡県、大阪府、岐阜県、愛知県、長野県、岡山県、香川県、福島県、宮城県（上記以外のエリアは要問合せ） |
| 対応業務 | ・各媒体求人票作成 ・各種求人媒体の管理（毎日） ・スカウトメール代行 ・応募者一次対応 ・面接日調整 ・近隣医院の給与関連リサーチ ・合同説明会資料作成 ・医院紹介パンフレット作成 ・各種アンケート作成 ・人材会社打ち合わせ代行 ・有給管理シート作成 ・シフト表作成・院内資料作成 ・院内ポスター作成 ・患者様向け資料作成 ・各料金表作成 ・各職種マニュアル作成 ・動画編集 ・SNS運用代行 ・SNS投稿画像加工 ・発注業務代行 ・名刺作成 ・ミーティング音声の議事録化 ・各業者打ち合わせ代行 ・購入品リサーチ業務 ・PC設定 ・出張手配 ・タイムカード集計業務・社会保険労務士さん連絡 ・社会保険労務士さん各契約書打合せ ・助成金についてリサーチ ・売上集計表作成 ・小口現金出納帳作成 ・請求書入力 ・各健診データ集計 ・領収書整理 ・社会保険労務士さん紹介 ・会計事務所連絡 ・融資・助成金について問い合わせ ・窓口日計表作成 ・院内売上数値入力 ・月末振り込み ・銀行振り込み対応 ・役所連絡 |
| 価格 | 初期費用110,000円・月額132,000円 |
メディカルサポートパートナー株式会社｜事務長代行＆クラウド事務長
メディカルサポートパートナー株式会社が提供している事務長代行サービスは、クラウド上での対応もしています。
訪問はもちろん、電話・Zoom・メール・ラインでの対応が可能です。
継続タイプ・スポットタイプ・クラウドタイプの3つから、依頼に応じて業務を代行してくれます。継続だけではなくスポットでの利用もできるので、困ったときにだけ依頼するのも可能です。
事務長代行＆クラウド事務長の比較ポイント
- クラウド対応している
- 3つのタイプから選べる
- スポット利用ができる
製品情報
| 対応領域 | 医科、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 愛知県、岐阜県、三重県、大阪府、兵庫県が中心(その他エリアは要問合せ) |
| 対応業務 | 事務作業全般、経営相談、SNS運用、ブログ更新、データ入力、リスト管理、各リサーチなど |
| 価格 | 1回3時間以内・月額66,000円～ |
株式会社インダストリー｜事務長代行・支援サービス
株式会社インダストリーが提供している事務長代行・支援サービスは、歯科専門の経営サポートを行なっています。
歯科ディーラー・メーカーの業者対応や患者のクレーム対応など、さまざまな業務に対応可能です。
別途費用がかかりますが、ホームページ制作や提携社労士による給与計算・労務管理・助成金・補助金申請も依頼できます。
事務長代行・支援サービスの比較ポイント
- 歯科専門の経営サポート
- 歯科ディーラー・メーカーの業者対応や患者のクレーム対応などに対応
- 別途費用がかかるが専門的な業務の依頼も可能
製品情報
| 対応領域 | 歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 要お問い合わせ |
| 対応業務 |
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| 価格 |
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株式会社メディカルマネジメントサポート
株式会社メディカルサポートは他社に先駆けて、事務長代行サービスを提供してきました。医療機関事務長経験者が実際に院内で実務を行なってくれます。在籍社員の全員が医院での事務長経験者なので安心して利用可能です。
コンサルタントとして経営に関する戦略的なアドバイスも可能なため、充実したサービスが望めることでしょう。クリニック様の立場を考慮した良心的な価格設定となっております。
株式会社メディカルマネジメントサポートの比較ポイント
- 他社に先駆けて事務長代行サービスを開始したパイオニア的企業
- クリニック様の立場を考慮した良心的な価格設定
- 在籍社員の全員が医院での事務長経験者
製品情報
| 対応領域 | 医科、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 都内を中心とする関東近県（東京都 埼玉県 神奈川県 千葉県 栃木県 群馬県、茨城県）※一部エリアを除く |
| 対応業務 |
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| 価格 |
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株式会社メディカ･コンサルティング
株式会社メディカ･コンサルティングは、医療機関に対してさまざまなコンサルティングを行なっている企業です。基本的には、コンサルティングがメインですが、事務長代行サービスも行なっています。
各業務の高度な専門家を通じて、事務長業務のサポートや医療機関のセカンドオピニオンを提案可能です。
問合せは初回無料で対応してくれるので、気になる場合は価格や具体的な依頼内容について一度相談してみるといいでしょう。
株式会社メディカ･コンサルティングの比較ポイント
- コンサルティングがメインの企業
- 各業務の高度な専門家を通してサポートしてくれる
- 問合せ初回無料
製品情報
| 対応領域 | 医科、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 石川県 |
| 対応業務 |
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| 価格 | 要問合せ |
株式会社バタフライエフェクト｜歯科医院専門外部事務長
株式会社バタフライエフェクトが提供している歯科医院専門外部事務長は、大阪・神戸・京都を中心に事務長代行を行っています。
5つのサービスが用意されており、それぞれ自院が抱える問題に応じて選択可能です。5つのうちのひとつである「お金の流れを可視化」するサービスでは、お金の流れの全体像を分かりやすく可視化した上で、院長の経営判断をサポートします。
歯科医院専門外部事務長の比較ポイント
- エリアは大阪・神戸・京都が中心
- 5つのサービスから選択可能
- お金の流れを可視化して院長の経営判断をサポートしてくれる
製品情報
| 対応領域 | 歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 大阪府、兵庫県、京都府 |
| 対応業務 | 課題の明確化と解決支援、ビジョンの明確化・共有、お金の流れの可視化、研修・成長支援制度の導入、院長の事務負担の軽減 |
| 価格 | 月2回(1回あたり4時間)月額160,000円～ |
スリードット株式会社｜事務長代行サービス
スリードット株式会社が提供している事務長代行サービスは、基本的に現場への訪問はしません。しかし、外からできる対策・業務はすべて任せられます。業務内容は主にWEB対策や広報などの集患全般です。
また、自院にかかってくる営業電話の対応を行なっており、有益だと判断した電話のみ院長に報告してくれます。
利用しているホームページ管理会社とのやりとりも、直接対応可能です。そのため、院長は本来の業務に集中できます。
事務長代行サービスの比較ポイント
- 外からできる対策・業務はすべて任せられる
- 営業電話の対応を行なってくれる
- ホームページ管理会社と直接やりとり可能
製品情報
| 対応領域 | 医科、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 要問合せ |
| 対応業務 | ホームページ管理、ポータルサイト掲載内容管理、ホームページリニューアル時ディレクション、写真撮影手配、地元看板配置管理、新聞広告手配、営業窓口対応、院内パンフレット制作手配、院内POP作成手配 |
| 価格 | 月額30,000円など |
株式会社国道ビル
株式会社国道ビルは、マーケティング支援やコストカットサービスを提供しているコンサルティング企業です。
事務長代行も、提供しているサービスのひとつで利用料金は必要な業務をカスタマイズした上で見積もりを出してくれます。
医療分野に特化した専門スタッフがさまざまな業務に対応してくれるので、安心して利用できるでしょう。
株式会社国道ビルの比較ポイント
- マーケティング支援やコストカットサービスも提供している
- 必要な業務をカスタマイズしてくれる
- 医療分野に特化した専門スタッフが対応
製品情報
| 対応領域 | 医科、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 東京都、大阪府(他エリア要問合せ) |
| 対応業務 | 事業計画作成、経費削減、統計分析、企画立案、給与計算・支給、人事、求人/採用、勤怠管理、経費管理、帳簿管理、税理士連携、関係官庁への提出書類作成、各種申請対応、届出変更対応。発注代行、発注管理、価格交渉 |
| 価格 | 要問合せ |
合同会社MASパートナーズ
合同会社MASパートナーズは、院長夫人コーチングや医院開業支援などを行っている医院経営コンサルティング企業です。
提供している院外事務長サポートでは、基本的に月1回現場に訪問して現状のヒアリングやスタッフとの個別面談を行ってくれます。最終的には自立した経営ができるように、現場でさまざまなサポートをしてくれるので、業務負担の軽減を期待できるでしょう。
合同会社MASパートナーズの比較ポイント
- 院長夫人コーチングや医院開業支援なども行っている
- 基本的に月に1回現場に訪問
- 最終的には自立した経営ができるようにサポートしてくれる
製品情報
| 対応領域 | 医科、歯科 |
|---|---|
| 対応エリア | 大阪、神戸、京都 |
| 対応業務 |
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| 価格 | 要問合せ |
事務長代行の基礎知識
事務長代行とはクリニックや歯科医院において、事務長が担う仕事を外部人材に委託できるサービスです。
- スタッフ教育
- 集患対策
- 資金繰り対策
- 患者からのクレーム対応
など、依頼したい業務に適任の人材を派遣してくれます。正規雇用で優秀な人材の確保が難しい場合でも、ニーズに合わせて手軽に依頼できるのは大きなメリットでしょう。
契約内容によって、1ヶ月の間で現場に訪れる回数や対応業務内容などが異なります。現地訪問はせずに、オンラインのみで業務を行うサービスもあるので、自院に適した形態で契約するのがいいでしょう。
事務長を雇用する場合との違い
まずは、事務長の直接雇用とアウトソーシングの違いを表で見てみましょう。
| 事務長を雇用 | 外部事務長 | |
| 採用の難しさ |  経営担当者の採用難易度は高い |
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| 業務範囲 | |
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| 業務効率 | |
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| 継続性 |  |
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| 費用対効果 | 人材の質による |
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| 利用規模の目安 | 年商2億～ | 年商5000万～3億程度まで |
| 総合評価 | ☆☆ | ☆☆☆ |
表の内容を具体的に説明すると、以下のようなメリット・デメリットがあります。
＜正社員として事務長を雇用する場合＞
メリット
- 常に院内にいるため仕事を頼みやすい
- 経営を支えてくれるパートナーとして長期的に育成可能
- 雑用からマネジメントまで幅広い仕事を任せられる
- 集中すべき業務に時間を割ける
デメリット
- 希望の条件に合う人材が見つかりづらい
- 優秀な人材の採用が難しい
- 人材が育ってきても優秀な人は次のキャリアを求めて辞めてしまうリスクがある
＜事務長代行サービスを利用する場合＞
メリット
- ニーズに応じて手軽に依頼可能
- 必要な人材の確保が容易
- 教育コストがかからない
- 専門業務やノウハウを手に入れられる
- 集中すべき業務に時間を割ける
デメリット
- 正規職員として優秀な人材を雇用できた場合、内部人材を登用する場合と比べて採用費用が高くなる可能性がある
- 常勤として毎日クリニックにいないと出来ない業務がある
- ノウハウが院内に蓄積されない
以上が、事務長の直接雇用とアウトソーシングの違いです。どちらにもメリット・デメリットがあるので、自院の状況に合わせて検討するといいでしょう。
コンサル会社との違い
事務長代行とコンサルティングの違いについて説明します。
事務長代行は院内のさまざまな業務を請け負ってくれますが、コンサルティングは基本的にアドバイスのみです。実際の業務を行なってくれるわけではありません。
事務長代行は、現場の中で院長が実現したい組織改革を手伝ってくれるため、コンサルティングよりも費用対効果が高いです。事務長を直接雇用している場合は、コンサルティング会社へ依頼するのもいいでしょう。
事務長代行で委託できる業務内容
ここでは、事務長代行に委託できる主な業務内容について説明します。
ただし、企業によって対応出来る業務内容は異なるので、自院のニーズに合った業務に対応してくれる企業を選ぶようにしましょう。
経営サポート
経営に関するサポートでは、院長に代わって事務長代行がさまざまな手助けをしてくれます。
設備投資計画への助言や組織体制の整備など、院内の状況を把握した上でのさまざまな提案が可能です。自院が向かうべき方向や用いるべき手段を、院長と共に考えて実行してくれます。
また、時間がとられがちな行政手続きやミーティングの運営なども行なってくれるため、院長の負担を大幅に軽減可能です。
採用人事・労務管理
人材の雇用や育成も欠かせない業務ですが、多くの時間と労力が必要です。院長1人では、とても対応しきれないでしょう。
事務長代行は、採用サイトなどの求人原稿の作成やWEBサイトの管理を行なってくれます。
また、就職希望者との面接日程調整から当日の面接までの対応も可能です。それだけではなく、入職・退職時の手続きや有給休暇の管理まで請け負います。
定期的に個人面談でスタッフのケアを行い、教育面のサポートもしてくれるので、採用人事・労務管理における影響は非常に大きいでしょう。
総務・経理
丁寧な対応を心がけていても、患者のクレームは避けられません。クリニックや歯科医院の場合、院長が直接対応するケースは少なくないでしょう。
患者からのクレームがあった場合も、事務長代行が対応してくれます。また、煩雑になりがちな資金繰りの管理や診療実績データの集計も行なってくれるので、院長は集中するべき業務に専念できるようになるでしょう。
広報・マーケティング
広報やマーケティングに苦手意識がある院長は多いでしょう。しかし、これらの業務は集患・増患に大きく影響するので、経営する上で欠かせません。
HPの管理・コンテンツの強化はもちろん、最近ではSNSの運用も重要な施策のひとつです。この点に関しても、専門知識を持った事務長代行が対応してくれるので、結果的に院長は医師としての業務に注力できます。
事務長代行の価格相場
事務長代行の利用料金は企業によって異なります。たとえば、MOCAL株式会社の「クリニックマネージャー」の場合、月1回の訪問で15万円～30万円です。依頼する業務内容や派遣される事務長の質などによって利用料金は変わります。
株式会社インダストリーは、実務(総務・秘書)だけの依頼の場合、月1回8万円で依頼可能です。マネジメントも依頼する場合は15万円、さらに経営・マーケティング・人材教育も依頼すると、20万円の利用料金がかかります。
このように、企業や業務内容などによって利用料金は大きく変動するので、自院がどこまでサポートしてほしいのかをよく検討した上で依頼したほうがいいでしょう。
まとめ
事務長代行は、医院経営を行う院長にとってさまざまなメリットがあります。サービスを適切に利用すれば、院長は本来の業務に集中できるようになるでしょう。
今回説明した、事務長代行の基礎知識や業務内容などを理解した上で、利用を検討してみてください。紹介したおすすめ1選のなかに気になる企業がある場合は、詳細を問合せて見るといいでしょう。
- 採用のプロであるセカンドラボのコンシェルジュが、貴社の採用課題を無料ヒアリング
- 採用全般のお悩みがあれば、お気軽にお問合せください！
採用サイトで自院のブランディング、中長期での採用コスト削減を実現。採用ミスマッチを抑えつつ、求職者の直接応募数を増やすご支援が可能です。
豊田 裕史｜中小企業診断士
セカンドラボ株式会社 PR Solution Div.
URL：https://note.com/2ndlabo/n/n949eaa3e9d69
北海道大学を卒業後、医療機器の営業として6年間勤務。外科、整形外科、泌尿器科領域を中心に民間・国公立の病院を担当。2020年よりセカンドラボ株式会社に入社。医療福祉施設の課題解決プラットフォーム「2ndLabo」にて各種ITツール、医療機器の導入支援、クリニック開業支援に従事。
2ndLaboのサービスを通じて、これまで1,000件を超えるサービス導入支援・開業支援を担当。得意分野は、電子カルテ、介護ソフト、各種医療機器。
