再来受付機とは？｜使い方から導入のメリットまでわかりやすく解説

再来受付機とは

再来受付機とは、過去に受診歴があり、診察券を持っている患者が、自分で受付を行うことができる機器です。

受付を自動化することで、患者の待ち時間を短縮したり、受付スタッフの業務負担を軽減したりする効果があります。

再来受付機の利用方法

再来受付機の基本的な利用方法は以下の通りです。

1. 診察券を再来受付機に挿入する
2. 診察券で読み込んだデータから予約状況が検索されて、受診可能な診療科がモニターに表示される
3. モニターに表示された診療科を患者自身が選択する
4. 受付内容を確認のうえ確定したあとに番号が記載された受付票と診察券が出力される
5. 診察券・受付票を受け取る
6. モニターや案内で患者番号を確認

難しそうに見えますが、実際に患者が行う作業は「診察券を挿入する」「診療科を選択する」「確定を押し、受付票を受け取る」の3つだけです。

また、初めて利用する方でも直感的に操作できるように作られており、機械に慣れていない患者でも問題なく使用できますのでご安心ください。

再来受付機を利用しても保険証の確認は必要

再来受付機で受付をしても、月に一度の保険証確認は、窓口で受付スタッフが行わなければなりません。

ただし、2021年10月から運用されているオンライン資格確認システムを導入すれば、その手間を省くことができます。

患者とスタッフ、両方の負担を軽減することができますし、ミスも防止にもなるので、これを機に導入を検討しても良いでしょう。

オンライン資格確認についてはマイナンバーカードが保険証に！「オンライン資格確認」がスタートでも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

再来受付機を病院・クリニックで導入するメリット

再来受付機を病院・クリニックで導入するメリットを3つのポイントに分けて解説します。

• 患者の待ち時間短縮・負担軽減が期待できる
• 患者のプライバシーを保護できる
• スタッフの受付業務負担を軽減可能

1つずつ、詳しく解説していきます。

患者の待ち時間短縮・負担軽減が期待できる

病院・クリニックにおいて、待ち時間の長さは以前からの課題となっています。また、病院を訪れている体調が悪い患者にとって、混雑した待合室で長時間待つことは大きな負担です。

再来受付機を導入すると、受付業務が自動化・効率化されるため、患者の待ち時間短縮や負担軽減、待合室の混雑緩和などが期待できます。待ち時間の長さに不満を抱いている患者は多いので、再来受付機の導入によって患者満足度は向上するでしょう。

患者のプライバシーを保護できる

再来受付機を導入すれば、受付番号で順番が管理されるため、診察の順番が回ってきたときにスタッフは患者の名前を呼ぶ必要がなくなります。これにより、患者のプライバシーを保護することが可能です。

また、名前の呼び間違えが無くなる、自分が呼ばれたかどうかが視覚的にわかる、名前を呼ばれたくない患者や、耳が聞こえづらい患者に寄り添うことができる、などメリットも多くあります。

スタッフの受付業務負担を軽減可能

再来受付機を導入すると、受付業務を自動化・効率化できるため、受付スタッフの業務負担は大幅に軽減します。受付スタッフの業務は、再来受付機の使い方がわからない患者へのサポートや初診患者の対応がメインとなり、余裕が生まれます。

余裕が生まれることにより、患者への充実したサポートや良い接遇が期待できるでしょう。

再来受付機を選ぶときのポイント

ここでは、再来受付機を選ぶ時に重視するポイントを解説していきます。ポイントは以下の3つです。

• サイズ｜設置場所・スペースに適したタイプ
• サポート体制｜アフターフォロー・不具合時の対応
• 予約システムとの連携機能｜予約管理の効率化

サイズ｜設置場所・スペースに適したタイプ

再来受付機を導入する際には、設置場所と設置予定のスペースを確認することが重要です。狭いスペースに大型の再来受付機を導入してしまうと圧迫感が出てしまうため、スペースが狭い場合は卓上タイプや小型タイプのものを選択すると良いでしょう。

また、メーカーによっては病院に特化した製品とクリニックに特化した製品があり、クリニック特化型の再来受付機は卓上型のコンパクトなものが多いです。自院にあうサイズの再来受付機をご検討ください。

サポート体制｜アフターフォロー・不具合時の対応

導入後のアフターフォローや不具合がおきた時の対応についても、事前に確認しておくと良いでしょう。

メーカによってはサポート方法が電話、メール、チャットなどさまざまです。自院に適したサポート体制をとっているメーカーを選ぶことをおすすめします。

予約システムとの連携機能｜予約管理の効率化

メーカーによっては、再来受付機と予約システムとの連携ができる製品があります。予約システムと直接連携できる製品を選べば、患者自身が次の診察を予約できたり、インターネットからの予約情報を再来受付機に取り込んだりすることが可能です。

また、予約変更があった場合も、自動的に最新の予約情報に更新されるため、予約に関するミスも防げ、予約管理に関する業務を大幅に効率化できるでしょう。

再来受付機メーカー

定番の再来受付機の特長や性能をご紹介します。2ndLaboおすすめの再来受付機メーカーはこちらで確認ください。

再来受付機メーカーについては【2023】再来受付機（自動受付システム）の人気おすすめ12選【徹底比較】でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

まとめ

本記事では、再来受付機の概要や利用方法、導入メリットを解説しました。再来受付機を導入することで、受付業務は自動化・効率化されます。これにより受付スタッフの業務負担や患者の待ち時間は減少し、患者満足度の向上が期待できます。

また、おすすめの再来受付機製品を3つご紹介していますので、再来受付機の導入を検討している方は本記事を参考に検討してみてはいかがでしょうか。