クリニックのレジ締めでお金が合わない問題への対策5選

投稿日 2022.11.29 / 更新日 2023.01.11
投稿者:豊田 裕史

クリニックを運営していく中で、レジ締めは重要な作業です。売上と実際の金額に差異が生じた場合、どの段階で間違えているのかを探さなくてはいけません。作業に時間がかかってしまい、残業にまで発展してしまった方も多いのではないでしょうか。

いつまでも計算が合わず時間ばかりが経過してしまうと、途方に暮れてしまいますよね。ここでは、クリニックにおいてレジ締めの際にお金が合わない問題への対処法を解説していきます。

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まずはレジが合わない原因を探る

問題の対処法を探る前に、レジが合わなくなる原因を洗い出すことが重要です。以下に、考えられる主な原因をまとめました。これらを参考にしながら、自院の場合はどこに問題があるのかを見直してみましょう。

①お客様から受け取る金額を数え間違える

一番起こりやすい原因として、受け取る金額を間違えるといった単純なミスが挙げられます。忙しい時間帯や業務に対する慣れから、チェックが疎かになったために起こってしまうことが多いです。

間違えないように気を付けていたとしても、どうしてもヒューマンエラーは避けられません。患者様が多い時間帯や、長時間の業務で集中力が途切れそうな時には特に注意が必要になってきます。

②会計時にお釣りを渡し間違える

金額を受け取る時と同様に、お釣りの渡し間違えも頻繁に起こり得るミスです。患者様が気が付いて教えてくれる場合は、未然に防ぐことができます。しかし、ほとんどの場合は気が付かず会計が済んでしまうのです。

うっかりミスは記録に残らないので、レジ締めの際にいつまでも金額が合わない問題に発展してしまいます。逆に何度確認し直しても金額が合わない場合は、金銭の数え間違いが原因だと考えるべきでしょう。

③診療以外の会計

物販を販売しているクリニックは多いですが、それらを取り扱う場合にも注意が必要です。商品が売れた際に記録を残していればいいのですが、そうでなければ売上とレジ内の金額に差異が生じます。

特に診察料と一緒に商品を販売した際に記録を忘れるパターンが多いので、注意しましょう。しかし、こちらの場合は商品の金額とレジ締めの差異が合致してくるので、比較的問題解決が早いです。

④電子カルテの金額とずれて請求してしまう

金銭の受け渡し時と同様、集中力が切れてしまった時に起こりがちな人的ミスになります。レセプトのチェックが終わってから、レジに打ち込む際に間違った金額を打ち込んでしまうことがあるのです。

こちらも患者様が気づかない場合、電子カルテ上は正しい金額が上がっているのでミスが判明しにくくなります。

⑤レジのお金をスタッフが盗む

最悪のパターンとも言えますが、レジのお金をスタッフが盗むというケースも中にはあります。短期的に見れば少額の差異だとしても、回数を重ねると大きな金額に発展してしまうのです。

あまり考えたくはありませんが、スタッフ同士が気持ちよく働くためにも盗めないシステム作りは必要でしょう。

クリニックがレジ締め時の違算を無くすための対策

ここまでレジが合わない主な原因を解説してきましたが、自院においての問題は判明したでしょうか?ここからは、レジ締めをスムーズに行うための対策を紹介していきます。

解決策①お客様と一緒にチェックする

前提として、スタッフが金額を間違えないよう気を付けるのは当然です。しかし、人間である以上どうしても防ぎきれない部分はあります。おつりや受け取った金額を、患者様に見える位置で一緒に確認する方法は非常に有効です。

声に出してお金を数えれば患者様も自然を確認してくれるため、二重チェックにつながります。

解決策②スタッフ側で確認のフローを設ける

領収書とレジに入力した金額を、声に出しながら指さし確認するのも効果的な方法といえるでしょう。指さしと声に出して確認することで、間違いがあった場合はすぐに気が付きやすくなります。

この作業を徹底することで、患者様に会計金額を伝える前に訂正することもできるのです。また、電カルと連携できるPOSレジを導入すれば、金額を二度打ちする必要がないのでミスが軽減できます。

解決策③コインカウンター(コインケース)を導入する

小銭を扱うことが多い場合は、コインカウンターの活用が有効です。コインカウンターを使用すると、手早く小銭を数えることができます。また、どのタイミングで違算が生じ始めたかが判明しやすくなるのです。

レジに小銭が多すぎる時には、コインケースを利用することですっきりと収納することもできます。まとまった小銭がレジに入っていることが多い場合には、コインケースの導入を検討しましょう。

解決策④レジ付近の防犯カメラ設置や従業員コードの活用

レジ付近の防犯カメラ設置や従業員コードの活用も、効果的な対策です。防犯カメラはレジの操作が見える位置に設置することで、詳細な動きまで確認できます。従業員コードを用いたレジを利用すれば、違算が生じた時間帯に使用していた担当者の把握も可能です。

犯罪を未然に防ぐこともできますし、実際に問題が生じた際にも原因追及が容易になります。スタッフ間で疑う気持ちが芽生えてしまうと、日々の業務にも影響しかねません。問題が生じても解決できる方法を用意しておくことで、安心して働くことができるでしょう。

解決策⑤自動釣銭機(自動精算機)を導入する

自動釣銭機は会計と受け取り金額の差額を計算し、おつりを発行してくれます。機械により正確に計算してくれるため、お釣りの受け渡しミスがありません。電子カルテとのデータ連携や、バーコードリーダーを使用できるPOSレジも登場しています。

それらを活用することで、電子カルテの見間違いによる請求ミスも解消できるのです。下記では、おすすめの自動釣銭機を紹介しています。導入を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。

自動釣銭機については【2023年版】自動釣銭機メーカー9社比較|価格や機能、運用方法を解説でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

自動精算機についてはおすすめの自動精算機メーカー比較17選|価格やサイズ、選び方まででも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

まとめ

レジ締めは、一日の業務の最後に訪れる重要な仕事です。スムーズに終わればすっきりしますが、売上と実際の金額が違っていた場合は作業は長時間に及びます。何度やっても金額が合わず、残業してしまったというのは良くある話です。

レジ締めの問題を解決するには、まず原因を探り適切な対処をしていきましょう。クリニックにおいては、電子カルテや自動釣銭機との連携も有効な手段になります。便利な機能と連携できるPOSレジの導入もおすすめです。

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セカンドラボ株式会社の社員。病院・介護施設のDX&業務効率化オタク。実は中小企業診断士です。毎日医療福祉施設向けの製品やサービス、企業の調査研究を行っています。


フリーランスWEBライター

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元高校国語教師。3年ほど教育現場で働き、フリーランスWEBライターとして独立。様々なメディアで記事を制作。ディレクターとしても活動。個人でブログも運営しており、情報発信も行なっています。

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