【導入事例】月2,000枚のレセプトチェックを1名で完結！

導入のきっかけは、前事務長の退職でした。特定の担当者に頼る属人化を解消し、誰でも高い精度で点検できる業務の標準化を目指して、マイティーチェッカーEXを採用しました。

システムに合わせて運用を見直したことで、かつては4名体制で行っていた作業の大幅な効率化に成功。以前は3〜4時間を要していた印刷作業を最小限に抑え、ペーパーレス化を大きく進めるなど、日々の隙間時間で無理なく処理できる体制を整えています。

未経験からレセプト担当となり、マイティーチェッカーEXの力を借りながら点検を習得した橋本様と、その創意工夫を全面的に信頼して任せる市丸院長。2,000枚ものレセプトを滞りなく処理できる仕組みをいかにして築き上げたのか、お話を伺いました。

東京都目黒区にある「ひでまるファミリークリニック」は、年齢や性別、国籍、さらには診療科目の垣根を超えて、誰もが気軽に相談できる総合診療クリニックです。小児科の専門外来も常設しており、お子様からご高齢の方まで、何かあったときに頼れる体制を整えています。

大学病院の救命救急センターで10年以上研鑽を積んだ市丸院長は、「救急医だからこそできる地域貢献」を信念に掲げています。幅広い領域で培った経験を活かし、急な怪我や病気、日常の「困った」に情熱を持って向き合う救急医です。都心の利便性と地域に根差した温かさを兼ね備え、忙しい現役世代から近隣住民まで、幅広く信頼を寄せられています。

マイティーチェッカーEXについて

マイティーチェッカーEXは、Mightyシリーズ全体で全国22,671の医療機関に導入されているレセプト点検システムです。

最大の特徴は、現場の運用に合わせたカスタマイズ性の高さです。独自の点検ルールを柔軟に設定できるほか、過去レセプトとの縦覧点検や算定支援機能により、請求漏れや査定の防止をサポート。自動点検で目視が必要な案件を絞り込めるため、レセプト業務の標準化や効率化、ペーパーレス化を後押しします。

ひでまるファミリークリニック様でも、この柔軟な設定機能をフルに活用し、1名でのレセプト点検体制を構築されています。同院が直面していた課題と、システム導入によって生まれた変化について詳しく伺いました。

ベテラン退職を機に未経験者がレセプト担当に･･･

ーー導入のきっかけとなった、当時の事務体制の課題について教えてください。

市丸院長：　以前の事務長が退職するタイミングで、レセプト業務に精通した者がいなくなる不安がありました。特定の担当者1人に頼り切ると業務の中身が見えなくなり、その人のやり方以外では次につながらなくなります。ソフトを導入し、業務をルール化することで、誰でも高い精度で点検できる体制を築くことが狙いでした。

橋本が経験ゼロから始めてくれたおかげで、これまでのやり方に縛られず、新しい文化をスムーズに根付かせることができました。固定概念にとらわれない新しい仕組みを前向きに取り入れてくれたことには、経営者として非常に助けられています。

橋本様：　私は当時、全くの知識ゼロで入職したばかりでした。保険証の見方から勉強し始めた状態でしたので、売上に直結するレセプトを担う重圧は大きかったです。だからこそ、個人の経験則ではなくシステムのルールで運用できる環境が必要だと感じていました。

月2,000枚のレセプトチェックを1人で完結

ーー現在は月間2,000枚のレセプトをどのように処理されていますか。

橋本様：　以前は1,000枚以下の規模でも、合計4名体制で朝早く出勤して一気に作業していました。2,000枚近い印刷に3〜4時間かかり、用紙補充のために夜間や早朝も気が抜けませんでした。

現在は、月間1,000〜2,000枚ほどあった印刷が100枚以下にまで削減され、私1人の体制で完結しています。月初に慌てることも、早朝出勤や残業もありません。10日ごとにデータを抽出して確認するサイクルを作っており、診療時間内のちょっとした空き時間を活用してエラーを解消していくだけで、日中のうちに業務が終わるようになりました。

ーー目視での点検範囲にも変化はありましたか。

橋本様：　格段に楽になりました。マイティーチェッカーEXのルール設定で「見なくていいもの」をしっかり除外できているからです。現在、どうしてもカルテを開いて確認が必要なのは月2,000枚のうち200〜300件前後で、病名が入っていないものなど、どうしても人の目が必要な項目だけに絞り込めています。

ーー管理者の視点から、業務風景に変化はありましたか。

市丸院長：　今は、私たちが今月はレセプト業務の時期なのだと気づかないくらい、日々の通常業務と並行して自然に進めてくれています。かつてのような、レセプト作業によるピリピリした空気もありません。

実は、私は幼い頃から実家のクリニックで、レセプト時期になると皆が気をつかって静かにし、事務職員に話しかけてはいけないような独特の緊張感を見て育ちました。収益のために大事な作業ではありますが、当時の重苦しさが記憶に残っていました。今はその光景を自分のクリニックで目にするがなくなり、橋本には本当に感謝しています。

現場のルールを形にできる自由なカスタマイズ

ーーチェックソフトの導入を検討される中で、どのような課題がありましたか。

橋本様：　電子カルテの標準機能も便利ですが、より確実に請求を通すためには、自分たちで運用に合わせた独自のルールを作りたいという思いがありました。標準的な機能だけでは手が届かない細かな判断を、システム側でうまく制御できる仕組みが欲しかったのです。

市丸院長：　そこで、複数のソフトを比較検討しました。他社には経営分析機能に特化した製品もありましたが、当院では患者統計や分析は別で行っていたため、過剰なレポート機能は必要ありませんでした。

それよりも、マイティーチェッカーEXの点検ルールを細かく作り込めるカスタマイズ性の高さが当院には合っていました。現場の判断を的確にサポートしてくれる柔軟さが、導入の決め手となりました。

ーー実際に活用してみて、そのカスタマイズ性の効果はいかがですか。

橋本様：　例えば、インフルエンザ検査の回数制限など、過去の受診歴まで遡ってチェックし、あえてエラーが出るように設定することで査定対策を仕組み化しています。一度登録すればシステムが確実に拾ってくれるため、人間が対策を忘れてしまう心配もありません。この自由な設定ができるからこそ、実務上の大きな安心感を得られています。

コスト面で見ても、自由にカスタムできるマイティーチェッカーEXは余計なオプション費用がかからず、機能の深さとコストパフォーマンスの高さに非常に納得感がありました。

親身で頼れる手厚いサポート体制

ーーサポートセンターとのやり取りで、印象に残っていることはありますか。

橋本様：　導入初期はとにかく使いこなしたくて、月に何度も電話していました。操作説明が非常に丁寧で、こちらの画面が見えているかのように指示をくれるので、一つのルール設定も10分あれば完了します。自分だけでは解決できないこともすぐに解消できました。

また、サポートの方が本当に親身で、こちらの要望に対して納得がいくまで丁寧に応対してくださったのが印象的でした。単なる操作説明に留まらず、他院様での運用事例を交えて具体的な提案をしてくれるのも心強かったですね。

複数の要望を同時にお伝えしても、できることとできないことを明確にした上で必ず代替案を提示してくれます。会話を楽しみながら、理想の点検環境をスピーディーに作り上げることができました。

診察を止めないための、事務スタッフの自発的な情報連携

ーーシステムの導入以外にも、スムーズな運営のためにクリニック全体で取り組まれていることはありますか。

市丸院長：　感心するのは事務方の連携です。怪我の部位や処置内容の確認をする際なども、事務室から院内の状況を確認できるモニターを見て三角巾や包帯の状況で処置範囲を判断したり、レントゲン画像から左右の確認をしたりしています。いちいち口頭で確認せず、自分たちで確認や判断ができる仕組みを自ら作ってくれました。

橋本様：　確認作業が積み重なってくると、窓口で患者様を待たせてしまうだけでなく、対応する側としても大きなストレスになります。それなら自分たちで分かるところは積極的に情報を得ていこうという考えが強くなりました。

マイティーチェッカーへの期待と今後の展望

ーーマイティーチェッカーへの期待や、クリニックでの今後の展望をお聞かせください。

橋本様：　マイティーチェッカーに関しては、自由な設定機能を活かして、エコー検査などの判別がもっと自動化できれば嬉しいですね。流行期などはチェック項目が300〜400件にのぼり、カルテ確認に多くの時間を割くこともあります。このあたりのルールをより細分化できれば、実務はさらにスムーズになると期待しています。

市丸院長：　業務の標準化という狙いは達成できたので、今後は不測の事態に備えたバックアップ体制を強化したいと考えています。急な欠勤や災害時でも、場所を問わず安全に作業を継続できる環境を整え、仕組みで業務を支える体制をより強固にしていきたいですね。

取材を終えて

今回の取材で印象的だったのは、市丸院長と橋本様が築かれた信頼関係です。未経験からシステム運用を習熟された橋本様の工夫を院長が全面的に信頼し、感謝を伝えている姿にお二人の関係性が表れていました。

こうした土台があるからこそ、マイティーチェッカー EXが単なる点検ソフトに留まらず、実務に即した仕組みとして機能しています。以前は1,000枚の処理に4名を要していた体制が、導入後は2,000枚に倍増したレセプトを1名で完結できるまでになりました。

月間2,000枚のうち目視が必要な案件を200〜300件程度に絞り込み、残りの約9割をシステムによる自動点検に委ねる運用は、一つの効率的な形です。現場の工夫をシステムが柔軟に支えることで、収益の確保と無理のない働き方の両立が可能になっています。