ケアプランデータ連携システムとは？必要な準備や対応ソフトを解説

ケアプランデータ連携システムとは？

ケアプランデータ連携システムとは、令和5年4月から本格稼働されるシステムのことです。運営するのは「公益社団法人　国民健康保険中央会」ですが、厚生労働省が協力して取り組みを行っていきます。

現在、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所はファックスや手渡しといった方法で、データの送受信を行っているのが一般的です。

この紙ベースで運用している書類をデータ化するためのシステムが「ケアプランデータ連携システム」なのです。ライセンス料金は1事業所あたり年間21,000円(税込)で、対象書類は下記の3種類になります。

• 居宅サービス計画書（第1表、第2表）
• サービス提供票（予定）（第6表、第7表）
• サービス提供票（実績）（第6表、第7表）

これまでは、事業所によって使用している介護ソフトが違っていたため連携が困難でしたが、厚生労働省がルールを決めたことでどの介護ソフトを使っていても連携できるようになりました。

ケアプランデータ連携システムの導入のメリット・期待される効果

ケアプランデータ連携システムを導入するメリットは下記の通りです。

• 紙の手渡しや郵送の手間が減る
• 転記ミスが減り返戻リスクを大幅に削減できる
• データ管理により文書管理が楽になる
• 人件費、印刷費、郵送費などさまざまな経費を削減できる

ここからは、それぞれのメリットについて具体的に解説していきます。

共有にかかる時間が従来の3分の1に

厚生労働省の調査によると、ケアプランデータ連携システムを利用するとケアプランの共有にかかる時間が従来の3分の1に軽減されるという結果が出ています。これまでは、居宅介護支援事業所が介護ソフトを使って、ケアプランやサービス提供票を作成していました。

そして、作成した書類を印刷して、取引先の介護サービス事業者やファックスや郵送、手渡しで届けるので一定の時間がかかっていたのです。その後、介護サービス事業所は受け取ったサービス提供票を確認しながら、サービス実績票を作成して返送します。

今度はそのサービス実績票を見て、居宅介護支援事業所が利用者ごとの実績を登録して国保連へ提出する請求書を作成しなければなりません。

このように、紙ベースでの運用は、やり取りにかなりの時間と手間がかかってきました。ケアプランデータ連携システムならデータでやり取りができるので、共有にかかる時間を3分の1に削減できるのです。

出典：厚生労働省「介護保険最新情報」

年間81万円のコスト削減に

厚生労働省の試算では、ケアプランデータ連携システムを導入することで年間81万円以上のコストを削減できると言われています。そのうち、約74万円以上が人件費の削減です。

もともと人手不足が深刻な問題となっている介護業界において、少ない人手で運営ができるのはコスト削減以上に大きなメリットといえるでしょう。人件費以外にも、印刷費や郵送費、交通費、FAXによる通信費が削減できます。

人件費以外のコストとしては、年間約7万円の費用が抑えられるという結果になっています。ケアプランデータ連携システムのライセンス料は年間21,000円かかりますが、長期的に見るとそれ以上に大きな利益を得ることができるといえるでしょう。

出典：厚生労働省「介護保険最新情報」

事務作業の負担が減りケアの質が向上

最後のメリットは「事務作業の負担が減りケアの質が向上」するという点です。これまで患者さんのケアに加え、書類の作成や印刷、郵送の準備などで従業員にはかなりの負担が生じていました。

実際にケアマネージャーの多くが、書類作成や手続きの煩雑さにストレスを抱えています。書類が溜まっていくことでケアマネージャーや介護関係者の余裕がなくなり、ケアの質が下がってしまう結果にもなりかねません。

ケアプランデータ連携システムの導入で事務負担が減ることで患者さんのケアに時間をかけられるようになるため、ケアの質が良くなり顧客満足度の向上にもつながるでしょう。さらに、従業員が残業する時間が減るので、事業所の残業代を大幅に削減できます。

ケアプランデータ連携システムを利用するために必要な準備

ここからは、ケアプランデータ連携システムを利用するために必要な準備を解説していきます。何から手を付けて良いか分からないという方は、ぜひ参考にしてください。

ケアプラン標準仕様に準拠した介護ソフト

まずは「ケアプランデータ連携システム」に対応できる介護ソフトを用意しましょう。介護ソフトの種類に制限はありませんが、厚生労働省のケアプラン標準仕様に対応している製品でなくてはなりません。

さらに、介護支援事業所と介護サービス事業所のどちらもが、ケアプラン標準仕様に準拠した介護ソフトを用意する必要があります。これから介護ソフトを導入しようとお考えの方は、ケアプランデータ連携システムに対応できるかどうかを事前にチェックしておくようにしましょう。

基準を満たしたパソコン

介護ソフトを使うためには、インターネットに接続したパソコンが必要になります。パソコンはWindows10以降のものと規定されています。パソコンに国保中央会のWEBサイトから、クライアントソフトをダウンロードしましょう。

1事業所1端末にクライアントソフトをインストールして、利用することになります。事業所にある複数台のパソコンにインストールして使用することはできませんので、注意しましょう。なお、利用登録は送信側と受信側の双方が行う必要があります。

電子証明書

最後に必要なものは「電子証明書」です。介護給付費の請求を行うにあたり、電子証明書が必要になります。既に電子証明書を所有している事業所であれば、ケアプランデータ連携システム専用の電子証明書を新たに取得する必要はありません。

もし電子証明書を持っていない場合は、「電子請求受付システム」のサイトでケアプランデータ連携システム用の電子証明書の発行申請をしておきましょう。発行手数料は無料なので、早めの申請をおすすめします。

ケアプランデータ連携システムの利用料金

ケアプランデータ連携システムのライセンス料は、消費税込みで年間21,000円です。1事業所あたり番号が振り分けられ、その番号ごとにライセンス料がかかります。たとえば、複数事業所を運営している施設の場合は、それぞれの事業所に21,000円がかかるので注意しましょう。

ライセンスの有効期限は1年間です。1年間ごとの契約となり、使用する年数に応じてライセンス料が加算されます。支払い方法は国保連合会に請求する介護給付費から差し引かれるのが原則ですが、希望があれば請求書送付による口座振り込みも可能です。

ケアプランデータ連携システムの利用の流れ

ここからは、ケアプランデータ連携システムの利用の流れを解説していきます。まずは、ケアプランデータ連携システムのウェブサイトから利用申請を行います。利用申請の受付は、令和5年4月1日から開始予定です。

ケアプランデータ連携システムの利用の流れの利用申請と同時に、電子証明書を持っていない方は電子証明書の利用申請も行っておきましょう。次に、クライアントソフトを事業所のパソコンにインストールしましょう。

クライアントソフトは令和5年4月14日以降にインストールできるようになります。上記の流れを行なっておくことで、令和5年4月20日の稼働からシステムの送受信が可能です。本稼働までの日数はあまり余裕がありませんので、早めに申請をしておきましょう。

ケアプランデータ連携システムに対応したおすすめの介護ソフト

ここからは、ケアプランデータ連携システムに対応したおすすめの介護ソフトを紹介していきます。それぞれのソフトで特徴や価格が異なりますので、比較する際の参考にしてください。

ICT導入補助金事業の拡充も

今後、ICT導入補助金事業は拡充される予定です。厚生労働省は介護事業に対し、137億円の予算案を出しています。

予算の中には外国人介護人材の雇用サポートや、介護生産性の向上推進に加えてケアプラン連携システム対応の介護ソフトなどICT化に向けたツールの導入支援も含まれています。

ただし、ケアプラン連携標準仕様を実装していない介護ソフトは対象外となるので、注意しましょう。さらに、介護ソフトをアップデートする際の費用についても、補助上限額の増額が決定しています。具体的な増額費用については、各都道府県のホームページを確認するようにしましょう。

出典：令和４年度予算案の概要（老健局）

まとめ

令和5年度から本格稼働がスタートするケアプランデータ連携システムについて、概要やおすすめの介護ソフトを紹介してきました。介護事業にケアプランデータ連携システムを導入することで、コスト削減や事務作業時間の短縮などさまざまなメリットを得ることができます。

ライセンス利用料はかかりますが、長期的な目で見るとはるかにコストは削減できます。ぜひケアプラン連携システムに対応している介護ソフトを導入するようにしましょう。ただし、さまざまな介護ソフトがあるため、比較しながら自分たちの施設に合った製品を選んでください。

介護ソフトについては【2023年版】おすすめ介護ソフト22製品を徹底比較｜選び方まででも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。