けあピアノートとは？訪問介護の記録に使える機能、メリットまで

けあピアノートとは？

「けあピアノート」は訪問介護において、ヘルパーと事業所の連絡を簡単に取り合うことのできるコミュニケーションツールです。業務の開始・終了の報告から業務内容の報告・記録、さらにスケジュールの確認などをアプリ上で行うことができます。

報告や記録のためにわざわざ事業所へ戻る必要がないため、手間や時間を削減できるでしょう。シンプルな画面で、誰でも簡単に操作できるのが特徴のひとつです。アプリなので、使い慣れた自分の携帯で使うことができます。

会社名	株式会社シーディーアイ
初期費用	40,000円/契約拠点
月額利用料	けあピアノートスマホアプリ：無料 けあピアノート Web：月額5,000円/契約拠点
オプション料金	申送りコメント出力：月額2,000円/契約拠点 シフトcsv作成支援：月額2,000円/契約拠点 けあピアノートPlus：月額3,000円/契約拠点 帳票・データ出力：月額3,000円/契約拠点 操作説明会（派遣）：50,000円/回 　→派遣要員1名×4時間（移動費は別途） 操作説明会（集合型）：要問い合わせ 導入支援：要問い合わせ ※料金は全て税抜表示
対応サービス	訪問介護 総合事業（訪問サービス） 自費サービス 障害者総合支援サービス
提供形態	クラウド型
連携可能な介護請求ソフト	ほのぼのNEXT｜エヌ・デーソフトウェア株式会社 HOPE LifeMark-WINCARE｜富士通Japan株式会社 介舟ファミリー | 株式会社日本コンピュータコンサルタント ケアマザー | 株式会社ノエシス Suisui Remon ｜セントワークス株式会社
推奨環境	ヘルパー向け連絡ツール（スマホ） ：Android 6.0 以上、iOS 11.0 以上 事業者様向け管理ツール（パソコン）：Chrome 55 以上、Internet Explorer 11 以上

こんな人におすすめ！けあピアノートのメリット

「けあピアノート」は下記のような人におすすめです。導入するか迷っている方は、メリットを見ながら検討してみてください。

• 誰でも簡単に利用する介護ソフトを導入したい人
• 安く導入したい人
• 安全性の高い介護ソフトを使いたい人

誰でも簡単に利用する介護ソフトを導入したい人！

最初のおすすめは「誰でも簡単に利用する介護ソフトを導入したい人」です。ヘルパーの中には、スマホの操作が苦手な方もおられるでしょう。「けあピアノート」は誰でも使えるシンプルな画面と音声入力機能で、どんな方でもすぐに使用できるようになります。

業務の開始・終了の報告は、ボタンを押すだけなので簡単です。「けあピアノート」は自分のスマートフォンにアプリをダウンロードして使用します。普段から使い慣れた自分のスマホで操作できるので、抵抗なく導入できるでしょう。

安く導入したい人！

「安く導入したい人」にもおすすめです。「けあピアノート」は1事業所あたり基本機能月額5,000円(税抜)で使用できます。契約期間の縛りもないので、安心して始められるでしょう。また、ヘルパーのスマホにダウンロードするアプリは、すべて無料です。

そのため、ヘルパーが多い事業所でも、価格を気にすることなく始められます。さらに、アプリはすべてヘルパーのスマホで使用可能です。専用端末を購入・レンタルする必要がないので、初期費用を抑えて導入できるでしょう。

安全性の高い介護ソフトを使いたい人！

最後は「安全性の高い介護ソフトを使いたい人」です。「けあピアノート」で記録したデータは、すべてデータセンターに自動で保存されます。ヘルパーの携帯に写真やデータを残すことがないので、万が一の時でも安心です。

もしスマホを紛失した場合やヘルパーが退職した後は、事業所からロックをかけて利用を停止することができます。さらに、不正アクセスを検知すると、アプリが自動でブロックしてくれます。そのため、大切な情報を外部の攻撃から守ることができるでしょう。

けあピアノートのデメリット

「けあピアノート」のさまざまなメリットを紹介してきました。とはいえ、導入するにあたって、メリットだけでなくデメリットも知っておきたいところです。「けあピアノート」のデメリットを探しましたが、口コミでデメリットは寄せられていませんでした。

「けあピアノート」は1万以上のユーザーからダウンロードされているアプリです。それでも悪い口コミが寄せられていないということは、それだけ使いやすいアプリだということでしょう。

けあピアノートの料金

導入を検討するうえで最も気になるのは料金についてでしょう。「けあピアノート」は開設手続きなど初期費用として契約拠点1箇所につき40,000円がかかります。法人として初めて申し込む場合は、導入説明会も費用に含まれます。

導入後、基本機能は契約拠点1か所につき月額5,000円です。スマートフォンにダウンロードするアプリは、すべて無料で利用できます。それ以外にも下記のようなオプションが用意されているので、必要に応じて組み合わせるようにしましょう。

• 申送りコメント出力：2,000円/月
• シフトcsv作成支援：2,000円/月
• けあピアノートplus：3,000円/月
• 帳票・データ出力：3,000円/月
• 操作説明会(派遣)：50,000円/回

それ以外にも集合型の操作説明会や導入支援を依頼することも可能です。料金については問い合わせてみましょう。

けあピアノートの評判

「けあピアノート」の評判としては、下記のような声が上がっていました。

• 操作が簡単で使いやすい
• ヘルパーさんの負担が軽減された
• 事業所の管理が効率化された
• 利用者の安全が守られた

ヘルパーの高年齢化にともない、導入に難色を示す人もいることでしょう。しかしながら、サービスの開始・終了ボタンだけでスタートできるので、すべてのヘルパーがすぐに使用できるようになります。

また、メッセージ機能を併用することで、わざわざ電話連絡をする必要もありません。それにより、これまで電話対応で割かれていた時間を有効活用できるようになるでしょう。本業に力を入れられるようになることで、業務効率化だけでなくサービスの質向上にもつながります。

けあピアノートの機能は？

「けあピアノート」の機能は、大きく下記のように分けられます。

• ヘルパーとのコミュニケーション機能
• 管理・設定機能
• オプション機能

具体的にどのような機能を使うことができるのか、ここから詳しく見ていきましょう。

ヘルパーとのコミュニケーション機能

ヘルパーとのコミュニケーション機能は下記の通りです。

• ルート表
• シフト作成・変更
• 実績確認
• サ責からの指示
• ヘルパーからの報告
• 移動・経費情報入力

ルート表

まずは「ルート表」です。当日の訪問ルートの予定や現在の稼働状況などが一覧で表示され、色分けされているので視覚的に把握することが可能です。事業所に立ち寄らないヘルパーのシフト確認や、コメント入力の有無もすべて反映されます。

また、「けあピアノート」にはアラートメッセージ機能も付いています。ヘルパーのサービス開始遅延などがあった場合には、システムから自動的にけあピアノートアプリにアラートが送信されます。アラートメッセージの管理もできるので、事業所にいながらヘルパーの行動を把握しやすいでしょう。

シフト作成・変更

シフトの作成や変更も「けあピアノート」上で簡単に行うことができます。事業所のパソコンで作成・調整したシフトはけあピアノートアプリに自動で反映されるので、ヘルパーが自分のスマホで確認することが可能です。

シフトの作成はExcelや他のシステムで作成することも可能です。それらのデータのファイルを読み込むことで、シフトを一括で作成できます。なお、シフトスケジュールはスタッフ別やお客様別に、一括で削除することも可能です。

実績確認

次の機能は「実績確認」です。業務開始・終了時間や、利用者様のバイタル、サポート内容などのケア記録を、一画面で確認することができます。スタッフが入力したサービスの内容を確認し、それをもとに支援経過記録やモニタリングに活用することも可能です。

さらに、記録は確認できるだけではありません。csvファイルに出力することで、請求データとしても使用できます。請求時に同じ情報を再度入力する必要がないため、業務の効率化につながるはずです。

サ責からの指示

けあピアノートには「サ責からの指示」機能も付いています。まずは「申し送りコメント登録」です。スタッフ別やお客様別の申し送りコメントを登録しておくと、けあピアノートアプリのスケジュールに表示されるので電話連絡をしなくてもヘルパーに伝えることができます。

また、「個別メッセージ管理」機能では既読・未読が表示されることで、事業所側もヘルパーが読んだかどうかの判断が可能です。メッセージは個別だけでなく、一斉送信も可能なので一人一人にメッセージを送る手間を省くことができます。

ヘルパーからの報告

けあピアノートではサ責からの指示だけでなく、ヘルパーからの報告を管理することもできます。これまではヘルパーが事業所に戻って、もしくは電話で事業所に業務の報告をするのが一般的でした。「けあピアノート」を使うことで、ヘルパーは事業所外からけあピアノートアプリを使って記録を残すことができます。

記録は利用者様の情報を事業所内で共有するだけでなく、利用者様の家族への共有として活用することも可能です。

移動・経費情報入力

最後は「移動・経費情報入力」機能です。訪問介護では各利用者様を回らなければならないため、移動時間や交通費などがかかってしまいます。これまでは、利用時間や交通費を事業所で記録し、経費として申請しなければなりませんでした。

しかしながら、けあピアノートでは訪問スケジュールごとに、出先で移動時間や交通費といった経費を入力することが可能です。その場で入力できることで、記入漏れやミスを防ぐことができるでしょう。

管理・設定機能

管理・設定機能としては、下記が挙げられます。

• ユーザ管理
• サービスコード
• 事業所管理
• 実績管理
• スタッフ管理
• お客様管理

ユーザ管理

「けあピアノ―ト」を使うユーザーを管理するのも、機能のひとつです。「ユーザ一覧」ではお客様やスタッフなどの情報を参照し、編集できます。表示したユーザー一覧では、スタッフ別やお客様別にスタッフ登録情報ファイル(csv)を出力することも可能です。

また、ユーザ管理では「変換用ID」の一括更新をすることもできます。請求ソフトのお客様番号など、介護請求ソフトと連携する際に必要な変換用IDを登録します。それにより、介護請求ソフトと簡単に連携させることができるでしょう。

サービスコード

介護保険の訪問介護「サービスコード」の管理や、自治体ごとに異なるサービスコードの新規登録も可能です。入力用ファイル(csv)を使うことで、サービスコードを一括で取り込むことができます。

また、「排泄」「食事」などのタスクカテゴリや、「全介助」「一部介助」といった実行タスクの項目設定を編集することも可能です。さらに、遅延アラートの有無やタイミングといったアラートの設定も、ここで確認できます。

事業所管理

「事業所管理」機能では、登録契約拠点の情報を編集・管理することができます。事業所の住所など情報が変わった際にも、この画面で編集が可能です。

なお、利用を終了したい場合は、契約拠点廃止メニューから手続きを行いましょう。利用年数による縛りや違約金はないため、安心して解約できます。ただし、サービス終了は、申出のあった月の翌々月末となります。

実績管理

次の機能は「実績管理」機能です。スタッフが入力した移動・経費情報を管理する機能になります。スタッフにより入力された移動・経費情報は、ファイル(csv)として出力します。あらためてデータを入力する必要がないので、手間や時間を削減できるでしょう。

スタッフ管理

「スタッフ管理」もけあピアノートで行うことができます。まず「スタッフ招待取込」機能では、働いているスタッフを事業所に登録させます。「一括取込」機能を使えば、一人一人ではなく一括でスタッフを事業所に登録することも可能です。

仮にスタッフが退職した際には、「スタッフ登録解除」機能を使って登録を解除します。スタッフの情報をけあピアノートで管理できることで、紙ベースで管理する必要がありません。

お客様管理

スタッフだけでなく、お客様もけあピアノートに登録して管理することが可能です。スタッフ管理機能同様、「一括取込」機能を使えばお客様を一括で事業所に登録することができます。

大勢いるお客様を紙ベースで管理する場合、保管する場所が必要です。利用者様が増えれば増えるほど、保管する情報も多くなるため探すのが大変になるでしょう。その点、けあピアノートであれば、データで情報管理できるので探す時にも手間がかかりません。

オプション機能

「けあピアノート」では、下記のようなオプション機能を付けることができます。

• けあピアノートplus：3,000円/月
• 申送りコメント出力：2,000円/月
• シフトcsv作成支援：2,000円/月
• 帳票・データ出力：3,000円/月

施設・事業所の規模や形態に応じて、必要なオプション機能を付けるようにしましょう。

けあピアノートPlus

「けあピアノートPlus」はサービス提供責任者向けのアプリです。事業所のサービス提供責任者であれば、何人でも使用することができます。「けあピアノートPlus」には、自分のけあピアノートIDでログインが可能です。

下記のような機能が使えることで、事業所の管理をよりスムーズに行うことができるでしょう。

• 現在のサービス状況の参照
• 個別のサービス内容の参照
• シフトの時間や担当者の変更
• アプリで申し送りを追記・削除

オプション料金は1事業所あたり、月額3,000円(税抜)となっています。

申し送りコメント出力

次のオプション機能は「申し送りコメント入力」機能です。けあピアノートでは、サービス提供責任者やヘルパーが申し送りのコメントや共通メモを利用者ごとに入力できます。入力した内容はお客様ごと、スタッフごとに選択し、時系列でファイル(csv)に出力することが可能です。

なお、サービス提供責任者が入力した申し送りの内容に対して、ヘルパーからの報告が並んで表示されます。それにより、特定事業所加算算定のための記録としても、活用することができるでしょう。オプション料金は1事業所あたり、月額2,000円(税抜)です。

シフトCSV作成支援

「シフトCSV作成支援」機能も、1事業所あたり月額2,000円(税抜)で使用できるオプション機能です。まず、「曜日マスタ作成」機能で、曜日別に訪問予定の基本形を作成します。同じ曜日でも、複数のマスタを作成することが可能です。

次に、曜日マスタを読み込み、指定する期間でシフトを展開します。展開後は日ごとの微調整を加えていきます。毎回訪問予定やシフトを一から作成する必要がないので、手間や時間を削減できます。

帳票・データ出力

「帳票・データ出力」は1事業所あたり、月額3,000円(税抜)のオプション料金がかかります。最長で過去24ヶ月にさかのぼって、下記のような帳票を出力できます。

• サービス実施記録
• 勤怠集計表
• 日報
• 月間予定・実績表
• 日ごとシフト表
• サービス利用実績票
• お客様カレンダー
• スタッフカレンダー

上記の帳票は基本的にPDFで出力できますが、一部はCSV形式にも対応しています。データ出力機能を付けることで、ペーパーレス化が実現できるでしょう。

よくある質問

ここからは、けあピアノートのよくある質問をまとめていきます。けあピアノートの導入をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

お試しの使用はできますか？

申し込み後3ヶ月間は無料で利用可能です。ただし、利用開始手続き時に、引き落とし口座の事前設定が必要です。

契約までの流れは？

アプリをインストールし、拠点開設、ヘルパー・お客様の登録を行えば完了です。その後、申込書に記入し、FAXで送信します。

利用料金の支払い方法は？

前月27日引き落としの口座振替となります。

解約方法は？

ユーザー管理サイトの契約拠点廃止メニューから手続きを行います。利用年数による縛りや違約金は不要です。

導入している事業所の規模は？

ヘルパー数名の小規模事業所から50名以上の大規模事業所までさまざまです。

どのようなサービスに対応していますか？

下記のような訪問系サービスに対応しています。

• 訪問介護
• 総合事業(訪問サービス)
• 自費サービス
• 障害者総合支援サービス

介護保険の訪問介護以外は、自分たちでサービスコードを設定して使用するようにしましょう。

スマホを持っていないヘルパーでも使用できますか？

スマホを持っていないヘルパーは、パソコンで操作が可能です。

介護保険の請求業務は行えますか？

介護報酬の請求業務は行えません。

データの保持期間はどれくらいですか？

けあピアノートのデータ保持期間は最長6ヵ月です。帳票・データ出力のオプションを登録すれば、最長で過去24ヶ月保持ができます。

ヘルパー同士のやり取りもできますか？

ヘルパー同士が直接やり取りを行うことはできません。サービス提供責任者が中心となって発信する必要があります。

複数台のパソコンで同時使用はできますか？

可能です。台数に制限はありません。

その他のおすすめ訪問介護記録ソフト

訪問介護記録ソフトは「けあピアノート」以外にも、さまざまなものがあります。似たような機能があり、特に人気の介護ソフトは下記の通りです。

• カイポケ経営支援サービス
• すごろくホーム
• ケア樹Free

それぞれのソフトで、特徴や価格、使用できる機能が異なります。自施設に合ったソフトを導入するためにも、それぞれのソフトをよく比較しながら検討していきましょう。

より多くの訪問介護記録ソフトが知りたい方は【徹底比較】訪問介護ソフトのおすすめメーカー10選【2023】でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

まとめ

「けあピアノート」は、訪問介護施設においてヘルパーと事業所が簡単に連絡を取り合える最新の記録・コミュニケーションツールです。シンプルな画面で操作も簡単なので、どんなヘルパーでもすぐに使用できるようになるでしょう。

また、料金形態も明確だというメリットもあります。低価格で使える介護記録ソフトをお探しの方には、ぜひおすすめしたいソフトです。生産性向上やコスト削減、品質向上のためにも、「けあピアノート」の導入を検討しましょう。