電子カルテのリプレイスはいつ行う？更新時期や入替時の注意点まで

しかし、「いつ電子カルテのリプレイスをすればよいのか」「費用はどの程度かかるのか」など疑問点があるかと思います。そこで今回は、電子カルテをリプレイスする最適なタイミングや費用、注意点を解説していきます。

電子カルテのリプレイスのタイミングは？

電子カルテのリプレイスを考えるうえで、最適な時期はいつなのでしょうか。電子カルテのリプレースを考える際、ソフトウェア（電子カルテシステム）とハードウェア（PC、モニター）に分けて考える必要があります。大きくわけて下記4つのタイミングで行います。

• 保守期間の満了にあわせて実施
• ハードウェアの経年劣化で実施
• リース契約期間の満了にあわせて実施
• 電子カルテメーカーの新サービスの発売にあわせて実施

一つずつみていきましょう。

保守期間の満了にあわせて

電子カルテメーカーの保守期間の満了にあわせて、リプレイスを考えることがあります。通常は電子カルテを導入する際に、5年程度の保守契約を結ぶことが一般的です。

保守期間の5年が経過した場合は、契約更新を行うか最新のハードウェアやソフトウェアに入れ替えを検討する場合が多いです。

ハードウェアの経年劣化

ハードウェアの経年劣化が見られた場合もリプレイスのタイミングです。メーカーの保守期間を経過した途端に、故障が頻発する訳ではないですが、経年劣化により故障が発生するリスクは高くなります。なお、ハードウェアは耐用年数である5年を目安として買い替えるケースが多いです。

電子カルテの耐用年数については電子カルテの耐用年数は？設備更新の負担の少ないクラウド型も解説でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

リース契約期間の満了にあわせて

電子カルテを購入ではなくリース契約で導入している場合、リース期間が満了したタイミングで再リース契約を行うか、リプレイスをするかの検討が必要です。

電子カルテのリースについては電子カルテの導入はリース？購入？特徴や会計処理の違いを徹底解説でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

電子カルテメーカーの新サービスの発売にあわせて

いまお使いの電子カルテが「使いにくい」「機能面で物足りなさを感じる」などの不満があるかもしれません。もしくは、「こういった機能を実装してほしい」などの画期的な機能を望む声もあるでしょう。そのため、メーカーから新サービスが発売されてニーズに合致すれば、リプレイスを検討するも医療機関もあります。

部分的なリプレイスを選択する場合も

電子カルテをリースではなく購入で導入した場合、先述した「保守期間の満了」と「経年劣化」の問題が発生します。部分的なリプレイスとは、その重要度の高い順からリプレイスをするという方法です。

例えば、「〇〇室で使っているハードウェアはリプレイスしないが、重要度の高い××室の部屋の端末だけは入れ替えをする」などです。それにより、必要な部分だけをリプレイスしていくので、費用を最小限に抑えることができるでしょう。ただし、いずれはどの機器もリプレイスして費用もかかるので、メーカー担当者に相談し、納得のいく提案を受けるのが大切です。

リプレイスのタイミングで他社へ乗り換える医療機関も

医療機関の中には、リプレイスのタイミングで他社への乗り換えを検討する医療機関もあります。日経メディカルonlineが実施したアンケートによると、下記のような理由でリプレイスをおこなったようです。

• 機能面に不満がある
• メーカーサポートの終了
• ランニングコストが高い
• 不具合やトラブルが多い
• 更新料が高い
• 担当者やサポートへの不満

中でも最も多い回答理由になったのが、「機能面に不満がある」でした。導入当初は十分な機能で問題がなかったとしても、診療内容の変更などで機能面に不満がでることがあります。そのうえで、ソフトウェアごと入れ替えるのは非常に大変なので、最初に電子カルテを導入するときは慎重に検討しましょう。

出典：日経メディカルonline

電子カルテのリプレイスにかかる費用は？

現在導入している電子カルテは、「オンプレミス型」か「クラウド型」に分かれています。それぞれでリプレイス費用は異なってくるため、費用がどの程度かかるのか見ていきましょう。

オンプレミス型の電子カルテを導入している場合

オンプレミス型は、自院でPCやサーバー、プリンターなどを設置して運用するタイプのことです。「サポートが手厚い」「セキュリティ面が強い」などのメリットが挙げられます。しかし、初期費用については300万〜500万円程度と高額です。そのため、オンプレミス型をリプレイスした場合、初期費用と同等の金額が必要になるでしょう。

クラウド型の電子カルテを導入している場合

クラウド型は、クラウド提供者が持つ環境にカルテデータを接続して運用することです。クラウド型の場合、ネット上で常に最新のシステムに更新されるメリットがあります。そのため、オンプレミス型とは違い、高額なリプレイス費用が発生しません。ただし、院内で使用しているPCなどの更新費用は別途発生するので、注意が必要です。

高額なリプレイス費用に頭を悩ます人も

5年サイクルの電子カルテの更新、はじめて今日きたんだけど

見積もり約1千万だったよ、、

(´༎ຶོρ༎ຶོ`)

吐きそうだわ、、、

みんな、電子カルテにはご注意を、、、

ぐはぁ、、、

— かんぬ (@kannu_panda) March 18, 2020

電子カルテの価格については電子カルテの導入費用は？運用コストや価格を抑える方法もでも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

電子カルテのリプレイス時に気を付けるべき点は？

電子カルテをリプレイスする際に、気をつけるべき点を下記の3つ解説します。

• 現在利用している電子カルテの契約期間
• 確実なデータ移行・システム移行
• 各部門との調整

それでは、一つずつ見ていきましょう。

現在利用している電子カルテの契約期間

現在、導入している電子カルテの契約期間を確認してみてください。仮に、契約期間中であった場合、途中解約をすると違約金などが発生する可能性があります。確認を怠った後に解約すると、高額な違約金が発生する場合もあるため、必ず契約期間と違約金の有無を確認しましょう。

確実なデータ移行・システム移行

いまお使いの電子カルテから、リプレイス後の電子カルテへデータ移行が行えるかは重要なポイントです。そのため、データ移行が可能かどうかは、必ず確認するようにしましょう。また、データ移行の方法については、下記の3つの方法があります。

• データコンバート
• 併用利用
• 汎用ファイル

上記のうち、どの方法でデータ移行をするかは、電子カルテメーカーに確認が必要です。

各部門との調整

各部門で電子カルテを連携しているクリニックも多いのではないでしょうか。リプレイス時は、各部門の調整とシステム間連携の確認も必要になります。例えば、PACSや予約システム、自動精算機などの周辺システムのことです。リプレイスした後に、調整ができずシステム連携もできなくなると、作業時の負担が増えてしまいます。

まとめ

電子カルテのリプレイスをどのタイミングで行うか悩む方は多いです。本記事でご紹介したリプレイスを実施する良いタイミングは、以下の4つのパターンでした。

• ハードウェアの保守期間の満了
• 経年劣化
• リース契約の満了
• 新サービスが発売されたとき

また、リプレイス時には、「契約期間の確認」や「データ移行」に気をつけなければなりません。現在、リプレイスを検討している方も、今後実施する予定の方もどのメーカーの電子カルテを選べばよいか悩むことでしょう。

その際は、各メーカーの電子カルテを網羅的に解説している、下記のページを見てもらえるとわかるようになっています。ぜひ参考にしてください。

電子カルテについては電子カルテおすすめ製品【診療科別・規模別に徹底比較】でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

よくある質問

電子カルテはどのようなタイミングでリプレイスしますか？

「ハード保守の期間満了時」「経年劣化」「リース契約満了」「新サービス発売にあわせて」などのタイミングがおすすめです。

電子カルテのリプレイス時に気を付けるべき点は何ですか？

「現在導入している電子カルテの契約期間の確認」「確実にデータ移行、システム移行ができるか」「各部門との調整」には気をつけてください。