診療予約システム「i-CALL」の特徴や導入のメリット・デメリットを解説！

上昇する診療予約システムの需要

昨今の新型コロナウイルスの影響で、感染を防ぐためにも診療予約システムの需要が拡大しています。ここでは、コロナ禍でのICT導入の動きとともに、診療予約システム導入によるメリットを解説します。

コロナ禍で上昇したICT導入の動き

元々「予約システム」は、混雑しやすい診療科目や一人当たりの診察時間や待ち時間が決まっている診療科目で普及していました。しかし、コロナ対策3種の神器の一つと呼ばれるように、コロナ禍の状況において、待合室の3密を避けるために「予約システム」の導入がさらに進んでいます。

実際に、日経メディカルOnlineの開業医を対象としたアンケートによると、30代、40代の開業医のうち40％以上がコロナ対策に効果があると答えています。予約の受付機能だけでなく、電子カルテやレセコンとの連動、患者様へのお知らせ方法などの機能面の組み合わせを可能にすることで、さらなる3密回避の一助となっているのです。

出典：日経メディカル開業サポート｜第12回　【開業医286人に聞いた】コロナ禍で注目のICTツール意識調査（前編）

診療予約システム導入のメリット

株式会社矢野経済研究所が実施した「新規開業クリニックに関する法人アンケート調査」によると、新規開業クリニックの主要医療ICT導入率のうち「予約システム」の導入率が62％と高い数字であることがわかります。予約システムの導入が高い理由として、以下のメリットが挙げられます。

• 待ち時間の短縮
• 電話対応や来院受付の業務負担軽減

一つずつ見ていきましょう。

出典：株式会社 矢野経済研究所｜新規開業クリニックに関する法人アンケート調査を実施（2019年）

待ち時間の短縮

患者様は、病院に対して何に不満を感じているのでしょうか。厚生労働省の調査によると、最も不満に感じているのが、外来で「診療までの待ち時間」で、23.9%の方がストレスに感じているという報告がされています。

予約システムの導入により、診療までの待ち時間の不満を解消できるというメリットがあります。その理由は、患者様が来院せずに受付・待ち状況の確認ができることで、診察までどの程度時間がかかるかわかるからです。

クリニック側が調整せずに予約する際に平準化されるようになっているので、クリニックと患者様の手間が省け、待ち時間の短縮につながるのです。

電話対応や来院受付の業務負担軽減

スタッフによる電話対応のみでは受付に時間がかかり、休診日に予約ができないという問題がありました。予約システムの導入により、電話対応にかかる時間が軽減できることに加え、休診日に予約することも可能になります。

その結果、電話対応で予約していた来院受付スタッフの業務負担軽減につながります。また、受付を事前に発行したQRコードにタッチして受付を行う機器もあるので、人件費の削減も可能です。

診療予約システム「i-CALL」とは？

現在、約30社が診療予約システムを展開しており、「i-CALL」は全国で1217施設に導入されています。「i-CALL」を導入することにより、スタッフの業務効率化をはじめ、スタッフ・患者様のストレスの軽減、待ち時間の削減など、さまざまなメリットがあります。

誰が・どこにいても・いつでもできる予約方法

「i-CALL」は、現場のスタッフ・患者様の声に耳を傾け、そのニーズに応える以下の3つの予約方法を実現しました。

• インターネットから受付
• 電話による音声自動受付
• 院内タッチパネルによる受付

インターネットから受付

「i-CALL」は、携帯電話・スマートフォン・タブレット・パソコンがあれば、予約の受付や混雑状況の確認がどこでもできます。また、休診日や診察時間外でも予約の受付が可能なので、インターネットさえ繋がれば、いつでも受付することが可能です。

電話による音声自動受付

インターネットを通じて予約システムを利用する際、操作方法がわからない方もいらっしゃるでしょう。そのような方のために、音声応答による自動受付システムがあり、音声ガイダンスの案内に従って、電話ボタンを押すだけで受付が完了します。

院内タッチパネルによる受付

以前までスタッフが行なっていた受付業務を、患者様自身が受付に設置されたモニターで予約することができます。これにより、電話対応にかかっていた時間と労力を削減することができ、さらに業務の効率化にもつなげることが可能です。

場面や人に合わせたお知らせ機能

「i-CALL」には、予約時間が近づくと自動で患者様にお知らせする機能があります。患者様それぞれに合わせて必要時に「電話・メール・取り消し」作業が柔軟に行えます。患者様が現在の呼び出し番号を知ることで、院内での待ち時間がなくなり、患者様の満足度を向上させることが可能になるのです。

また、電子化が進む中で、レセプトコンピュータ・電子カルテとの連携は必須です。「i-CALL」は、各主要メーカーのレセコンや電子カルテとの連携が可能なので、スタッフのカルテ操作の軽減にも期待ができます。

出典：ユーザーの声｜株式会社メディ・ウェブ

まとめ

i-CALL（アイコール）は、現場の声に耳を傾け、患者様・スタッフが使いやすい機能が向上した診療予約システムです。院内タッチパネルによる受付、インターネットからの受付でいつでもどこでも患者様は予約の受付・確認をすることができます。これにより、患者様の待ち時間短縮になり、スタッフの電話対応や来院受付の業務負担軽減につなげることが可能です。実際に導入した施設では、操作が簡単で各施設に合った設定ができるため、コストパフォーマンスに優れていることから導入の決め手となったとの意見がありました。

導入後は、電話受付の本数が減り、スタッフの負担が軽減された事例もあります。「予約受付の電話対応の負担が大きい」「混雑時に患者様を長時間待たせてしまっている」などの問題を抱えている施設に向いています。

患者様・スタッフの満足度を上げるためにも、i-CALLの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

診療予約システムについては【2024】クリニックにおすすめの診療予約システム23選｜価格や選び方まででも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。