電子カルテの保存期間は?保存期間が過ぎたあとについても解説

投稿日 2022.11.02 / 更新日 2022.11.21
投稿者:豊田 裕史

近年では、さまざまな病院やクリニックにおいて電子カルテの導入が進んでいます。電子カルテを導入することで、情報をデジタル化し迅速にデータの閲覧や検索、医療情報の共有ができるようになるからです。

とはいえ、電子カルテの保存期間について疑問を抱く方も少なくありません。電子カルテと紙カルテで診療記録の保存期間に違いはあるのでしょうか。当記事では、電子カルテの具体的な保存期間や事前に定められている規定について、詳しく解説していきます。

電子カルテ選びの専門知識・時間がない方

コンシェルジュが代わりに探してご案内します!

業界に精通したコンシェルジュが、希望条件をお伺いし、ピッタリなメーカー・製品をご案内。時短&手間ナシで情報収集が可能です。相場観や補助金情報などのご質問にもお答えします。

電子カルテの保存期間は?

まずは電子カルテの保存期間について、分かりやすく説明していきますので参考にしてください。

電子カルテは紙カルテ同様に保存義務がある

電子カルテは、紙カルテと同じく一定の期間は保存するように定められています。万が一、カルテを紛失してしまうと法律違反とみなされるので注意しましょう。保存義務のある書類にもかかわらず、処分してしまうと罰則が発生するケースもあります。

それどころか、もし医療ミスを訴えられた際にカルテが残っていないことで、自院の正当性を主張できなくなる場合もあるでしょう。裁判などで不利になってしまうリスクも高いので、電子カルテは規定の期間中はしっかり保存しておく必要があります。

カルテの保存期間は5年間

電子カルテの保存期間は、紙カルテと同じく5年間です。医師法第24条では、下記のように定められています。

医師は、診療をしたときは、遅滞なく診療に関する事項を診療録に記載しなければならない。

前項の診療録であつて、病院又は診療所に勤務する医師のした診療に関するものは、その病院又は診療所の管理者において、その他の診療に関するものは、その医師において、五年間これを保存しなければならない。

出典:医師法(昭和二十三年法律第二百一号)

5年間の起点は「診療が完結した日」から

5年間と定められている保存期間ですが、期間の数え方について注意しましょう。保存期間の起算日は診療を開始した日からではなく、診療がすべて終わった日からとなります。上記の医師法第24条では、いつから5年間を計算すべきかどうかについての細かな記載はありません。しかしながら、健康保険法第9条は下記のようになっています。

(帳簿等の保存)第九条

保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあつては、その完結の日から五年間とする。

出典:保険医療機関及び保険医療養担当規則

閉院時にもカルテの保管は必須

紙カルテから電子カルテに切り替える場合以外では、閉院時にも紙カルテを廃棄して良いかを考えることになります。医師法第24条では、カルテの保管義務を負うのは医院の「管理者」とされています。3つのケースをあげ、対応を説明します。

カルテを継承する場合

事業承継などで別の医院にカルテを継承した場合、継承先の医療機関でカルテの保管義務が発生します。医療機関の管理者に、カルテの保管義務があるためです。

カルテを継承しない場合

カルテを継承せずに閉院した場合、閉院した医療機関でカルテを保管する義務があります。上述の通り、診療が完結した日から5年はカルテを保管する義務があります。閉院したからといって、すぐにカルテを廃棄してはいけません。

管理者死亡の場合

管理者が死亡した後は、カルテの保管義務が遺族に引き継がれることはありません。

昭和47年の厚労省の通達では、管理者が死亡した際のカルテは行政機関で保存することが適当とされています。ただ、実際は保健所と管理者の遺族で相談し、保管の方法を決めている運用が多いようです。遺族も一定期間はカルテを保管するのが望ましいですが、ルールを知らずカルテを廃棄しているケースもみられます。

電子カルテ移行時の紙カルテの保存方法|電子署名が必須

電子カルテを導入したら、これまで使っていた紙カルテの処理に困ってしまう先生も多いです。古くなったカルテの扱いについて解説します。

紙カルテをスキャンして保存する

紙カルテ情報をスキャンし、PDFなどの形で電子データ化する方法です。紙カルテの枚数が限られている場合は自院のスタッフで対応できるかもしれませんが、大量の紙カルテがある場合、専門業者を利用する方法もあります。

注意してもらいたいのは、単に紙カルテをスキャンしただけでは、カルテの原紙と認められない点です。カルテを記載した医師のサインである「電子署名」と、書類が改ざんされていないことを電子的に証明する技術である「タイムスタンプ」が付与された電子データが、正式な「カルテ」の原紙と認められます。タイムスタンプは、物理的なスタンプとは異なります。

紙カルテを院内で保管する

施設内でこれまでの紙カルテを保存する運用です。電子カルテ導入前と状況は変わらないので、カルテの保管スペースが不足しているとの課題を抱える医療機関の選択肢には入りません。

院外の倉庫で保管する

院内に紙カルテを置いておくだけのスペースが確保できない場合、外部業者の力を頼る方法もあります。使わなくなったとしても、紙カルテには患者の診療情報や個人情報が詰まっています。セキュリティ対策を徹底している専門業者を探して依頼すると良いでしょう。

日本医師会はカルテの永久保存を推奨

保存期間は5年間と定められていますが、日本医師会ではカルテの永久保存を推奨しています。紙カルテの場合は患者様全員分のカルテを保存するために広大な場所が必要になります。その点、電子カルテは保存に場所を必要としません。

そのため、日本医師会においても永久保存に移行することが推奨されているのです。日本医師会が発行している医師の職業倫理指針では、下記のように記載されています。

記録保存形式の主流が紙媒体から電子媒体に移行しつつある状況において、診療諸記録の保存期間は診療録の保存期間と同じになるべきである。わが国では法律上 5 年という期間が定められているが、電子媒体化に伴い永久保存とするべきである。

出典:医師の職業倫理指針 第3版

電子カルテの保存で理解しておきたい「電子保存の三原則」とは?

「電子保存の三原則」とは、電子カルテを運用するうえで守らなければならない3つの基準のことを指します。「電子保存の三原則」では、真正性、見読性、保存性が下記のように定められています。

真正性

  • 電子記録の虚偽入力、書き換え、消去などが起こらないようにすること
  • 記録作成の責任の所在を明確にすること

見読性

  • 電子媒体に保存された内容を「診療」、「患者への説明」などの必要な場面で、いつでもはっきり読める状態にしておくこと

保存性

  • 定められた期間において電子記録の「真正性」「見読性」が保たれていること

出典:厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5版」

電子保存の三原則については電子保存の三原則とは?|真正性、見読性、保存性をそれぞれ解説でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

電子カルテ選びに迷われている方へ

コンシェルジュが無料希望条件に合う業者を代わりに探します

その他の診療記録や文書の保存期間は?

カルテ以外にも、医療機関で保存が義務付けられている診療録や文書があります。保存期間ごとに主要な文書をまとめたので、参考にしてください。

保存期間が5年間の書類

  • 診療録(カルテ)
  • 助産録
  • 救急救命処置録 など

保存期間が3年間の書類

  • 歯科衛生士の記録
  • 調剤済み処方せん
  • 調剤録 など

保存期間が2年間の書類

  • 病院、診療所又は歯科技工所で行われた歯科技工に係る指示書
  • 病院日誌
  • 各科診療日誌
  • 処方せん
  • 手術記録 など

出典:厚生労働省「法令上作成保存が求められている書類」

まとめ

電子カルテの保存期間は、紙媒体のカルテと同様5年間となっています。5年間が過ぎた後は、破棄してしまっても問題はありません。とはいえ、医療過誤などが起こった場合に正当性を主張できなくなりますので、保存期間が過ぎた後もできる限り保存しておくようにしましょう。

近年ではカルテが紙媒体から電子媒体に移行しつつあることから、日本医師会でも永久的に保存することを推奨しています。電子カルテであれば保存にも場所を取りませんので、容易に保存しておくことができるでしょう。

電子カルテについては【2022】電子カルテ比較31選|選び方や価格、導入メリットまででも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

電子カルテ選びの専門知識・時間がない方

コンシェルジュが代わりに探してご案内します!

業界に精通したコンシェルジュが、希望条件をお伺いし、ピッタリなメーカー・製品をご案内。時短&手間ナシで情報収集が可能です。相場観や補助金情報などのご質問にもお答えします。

よくある質問

電子カルテと紙カルテでは保存期間に違いはありますか?
電子カルテ・紙カルテともに5年間となっており、保存期間に違いはありません。
電子カルテの保存期間を経過したあとは保存の必要はありませんか?
法律上、保存の義務はありません。ただし、万が一に備えて永久保存が推奨されています。


セカンドラボ株式会社 PR Solution Div.

URL:https://twitter.com/toyoda_2ndLabo

セカンドラボ株式会社の社員。病院・介護施設のDX&業務効率化オタク。実は中小企業診断士です。毎日医療福祉施設向けの製品やサービス、企業の調査研究を行っています。


フリーランスWEBライター

URL:https://twitter.com/kakeru5152

元高校国語教師。3年ほど教育現場で働き、フリーランスWEBライターとして独立。様々なメディアで記事を制作。ディレクターとしても活動。個人でブログも運営しており、情報発信も行なっています。

関連記事