介護ソフトのリース契約を徹底解説！オススメの導入方法もご紹介

リース契約の仕組みを簡単解説

まずは、介護ソフトに限らず、機器や設備をリース契約する際の仕組みについて簡単に解説していきます。

リース契約とは？

「リース契約」とは毎月決まった金額を支払うことで、施設に必要な機器をリース会社から借りるシステムのことです。機器自体はリース会社が購入したもので、リース期間が終われば返却しなければなりません。

リース期間はメーカーや契約内容によって異なりますが、年単位で貸し出しているところがほとんどです。ほとんどのメーカーでは3年～10年程度をリース期間と設定しています。1週間や10日など短期で機器を借りたい場合は、「リース」ではなく「レンタル」制度を利用しましょう。

ファイナンスリース

「リース契約」は、大きく分けて「ファイナンスリース」と「オペレーティングリース」の2種類に分けられます。一般的にはファイナンスリース形態の方が多く、介護ソフトにおいてもファイナンスリース形態がほとんどです。

ファイナンスリースでは、リース会社と事業者が賃貸借契約を締結します。それにより、リース会社が購入した機器を、事業者が借りることで使用することができるようになります。つまり、介護ソフトの購入費用をリース会社が立て替え、その料金を機器の使用しながら事業者はリース料として返済していくのです。

導入時にまとまった金額は必要ありませんが、リース料の総額は購入価格の115％ほどと最終的には購入よりも高くなります。契約の特性上、契約期間の途中での解約はできません。

基本的にリース期間終了後は機器をリース会社に戻すことになりますが、中にはリース料金をすべて支払った後は所有権がリース会社から事業者へ移るケースもあります。どのような契約内容になっているのか、事前に確認しておく必要があるでしょう。

介護ソフトの導入にリース契約に使われるのか？

福祉機器や医療機器と同様、介護ソフトの導入にもリース契約は使われます。介護ソフトを導入するにあたり、初期費用が高額になるため導入をためらう施設も少なくありません。その点、リース契約であれば初期投資費用を抑えることが可能です。

介護ソフトは大きく分けて「クラウド型」と「パッケージ型」の2種類のタイプがあります。初期費用0円で毎月定額の料金を支払う「クラウド型」の介護ソフトの場合、月単位での契約がほとんどなので「リース契約」の対象にはなることはほとんどありません。多くの場合は「パッケージ型」の介護ソフトが、リース契約の対象となるでしょう。

パッケージ型はソフトが入ったメディアを一括購入し、それをパソコンにインストールして使用する形式です。クラウド型と異なり、毎月の利用料はかかりません。ただし、最初に一括購入するのでまとまった金額が必要です。リース契約であれば、導入する際の一括購入費用を削減できるのです。

リース契約のメリット・デメリット

リース契約にはさまざまなメリットがありますが、同時にデメリットもあります。メリットとデメリットを比較し、メリットが上回る場合にはリース契約を選択すべきでしょう。ここからは、介護ソフトをリースで導入するメリットとデメリットを具体的に解説していきます。

リース契約のメリット

リース契約で介護ソフトを導入するメリットとして、下記が挙げられます。

• 初期費用を抑えられる
• 常に最新のものが使える
• 費用の平準化ができる

まずは、それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。

初期費用を抑えられる

次のメリットは「常に最新のものが使える」という点です。介護ソフトを含め、福祉や医療現場においては常に新しい機能を装備した機器設備が開発され続けています。せっかく高額な費用を投資しても、数年後には古いシステムになってしまうことも十分に考えられるのです。

その点、リース契約であれば数年間のリース期間が終了後に、別のソフトに切り替えることが可能です。常に最新の介護ソフトを使用することができるので、業務効率の向上にもつながるでしょう。

費用の平準化ができる

介護ソフトを購入すると、減価償却の処理が必要です。「減価償却」とは資産の価値が年々減っていくという考えの元、耐用年数に応じて少しずつ経費計上するという会計処理のことです。介護ソフトの耐用年数は5年なので、5年に分けて経費計上する必要があります。

しかし、リース契約であれば面倒な計算は必要ありません。毎月のリース料金をそのまま経費として計上することができるのです。そのため、会計処理が楽になりますし、リース契約期間中にかかる経費が平準化できるというメリットがあります。

リース契約のデメリット

さまざまなメリットがあるリース契約ですが、下記のようなデメリットもあるので注意しましょう。

• 中途解約できない
• 設備の所有権がない
• 手数料などで支払総額が割高になる

ここからは、それぞれのデメリットを具体的に解説していきます。

中途解約できない

まずは「中途解約できない」というデメリットです。リース契約期間中は、リース料金としてリース会社に立て替えてもらったソフト料金を毎月少しずつ支払っていかなければなりません。そのため、リース契約期間中に解約してしまうと、完済できずに終わってしまうのです。

もし、介護ソフトが途中で不要になった場合でも、リース契約期間中は一定のリース料金を支払わなければなりません。もしくは、残リース料にあたる額を違約金として支払う必要があります。簡単に解約できないのが、リース契約のデメリットといえるでしょう。

設備の所有権がない

次のデメリットは「設備の所有権がない」という点です。リース契約において、介護ソフトなどの機器はリース会社が購入しています。そのため、機器設備自体が事業所にあったとしても、所有権はリース会社が持っているのです。

リース会社との契約内容によってはリース期間終了後に所有権が事業者に渡るものもありますが、そのような特約がないケースも少なくありません。その場合は、リース料をすべて支払った後でも、リース会社が介護ソフトの所有権を持ったままになります。どちらにせよ、リース期間中の所有権はリース会社となりますので、事業所の資産とはなりません。

手数料などで支払総額が割高になる

最後は「購入するよりも結果的にリース料総額が割高になる」という点がデメリットとして挙げられます。毎月の支払額を見ると一括購入よりも安く感じられますが、最終的な支払額は購入費用よりも高くなります。

リース料金には介護ソフトの購入費用だけでなく、金利や仲介であるリース会社に支払う手数料などが含まれます。長い目で見ると、一括購入よりも割高になるので差額を計算しながらリース契約するかどうかを決める必要があるでしょう。

介護ソフトの導入方式も知っておく

先述したように、介護ソフトには大きく分けて「パッケージ型」と「クラウド型」の2種類があります。それぞれの介護ソフトの導入方式を知り、自施設に適した介護ソフトを導入しましょう。ここからは、パッケージ型とクラウド型それぞれの特徴を解説していきます。

パッケージ型

「パッケージ型」は、導入時に一括してソフトを購入する方法です。メディアに入っているソフトを、自施設のパソコンへインストールすることで使用できるようになります。ソフトをインストールしてしまえば、オフラインでも使用が可能です。

ただし、一括で購入するため、初期導入費用はどうしても高額になります。施設の規模によっては数十万円～数百万円のものもあるので、導入をためらってしまうのも無理はありません。しかし、月々の支払が発生しないので、長い目で見るとクラウド型よりも安くなるケースもあります。

クラウド型

「クラウド型」は、ソフトのインストールをする必要がなくインターネット環境さえあれば利用できるタイプです。パッケージ型ではソフトをインストールした端末でしか使用ができませんが、クラウド型ならパソコン、スマホ、タブレットから容易にサービスが利用できます。

初期費用はほとんどかからず0円で導入できるものもあるため導入しやすいですが、毎月の使用料がかかります。短期での使用や施設の規模が小さい場合はクラウド型でもコストが抑えられますが、事業所の規模が大きくなればなるほど長期的に見た時に高額になるケースも少なくありません。

リースと購入、どちらが良いのか？

メリットとデメリットを解説しましたが、結局のところリースと購入どちらが良いのか迷う方も多いことでしょう。リース契約の大きなメリットは導入時にまとまった金額が不要であるという点ですが、リース料総額で見ると購入金額よりも割高になります。

そのため、一括購入するためのまとまった金額を用意できるのであれば、リース契約ではなく購入してしまった方が安く抑えられます。反対に一括購入するためのまとまった金額がない方や施設運営のために初期費用を抑えたいという方にとっては、リースの方が向いています。施設の予算と相談しながら、リース契約で導入するか一括で購入するかを決めるようにしましょう。

定額で支払いたい場合はリースがおすすめ

最終的に高額にはなりますが、リース契約は経費の目安が立てやすいというメリットもあります。リースでは導入時に高額な支出をすることなく、毎月のリース料として一定額を支払うことで介護ソフトを使用していきます。

毎月の支出予定額に、ランニングコストとして一定のリース料を組み込むだけなので事業計画が立てやすいでしょう。なお、クラウド型の介護ソフトは使用中に値上げされる可能性もありますが、リース契約であれば契約期間中の値上がりはありません。そのため将来的なコストの見通しも立てやすいでしょう。

月額利用ができるクラウド型もおすすめ

初期導入費用を抑えたいのであれば、クラウド型もおすすめです。クラウド型ソフトは初期費用がかからないものがほとんどで、毎月支払う月額料も安価に設定されているソフトばかりなのが特徴です。

パッケージ型は長期的に見るとコストが安く収まるケースもありますが、途中解約ができないなどのデメリットもあります。その点、クラウド型であればいつでも解約ができるので、初期費用を抑えるという目的でリース契約を考えているのであればクラウド型も視野に入れて検討してもいいでしょう。

まとめ

介護ソフトのリース契約には初期費用を抑えられるばかりでなく、経費として毎月のリース料を計上できるというメリットがあります。減価償却の処理もいらないので、会計処理も楽になるでしょう。さらに、リース契約期間終了後は別のソフトに切り替えることもできるので、常に最新のソフトを使用することができます。

しかし、リース契約では途中解約ができないというデメリットもあるので注意が必要です。さらに、月額で安く見えるリース契約ですが、最終的な支払額は購入するよりも高額になります。初期導入費用だけで決めるのではなく、長期的に見てどちらが良いかを決めるようにしましょう。初期費用を抑える目的であれば、リース契約だけでなくクラウド型介護ソフトもおすすめです。