クリニック開業の内覧会成功の秘訣！当日の進め方や事前準備を解説

クリニック開業時の内覧会とは？

内覧会は正式な開院の前、もしくは開院直後に地域の人を対象にクリニックの設備・スタッフを知ってもらう場です。医療機関が広告を出すにあたっては複数の制限があり、効果的な打ち出しが難しくなっています。

しかし、内覧会を行うことで地域住民に対して効果的に宣伝することが可能です。そのため、内覧会の成功はクリニックの集患や運営に欠かせません。

クリニック開業時の内覧会は必要か？

新規開業時の内覧会は、できるだけ多くの地域住民にクリニックの存在や設備・スタッフを知ってもらう貴重な機会です。内覧会は訪れた人たちに効果的にクリニックの方針や良さなどをアピールできます。

これは患者にとっても有益な機会で、気になっていることなどを直接質問することが可能です。質問に対して丁寧に回答することで、クリニックの信頼性を高めることもできます。

クリニック開業時の内覧会の準備

ここでは、内覧会開催前に行うべき準備について解説していきます。クリニック開業時の準備は、以下の順番で行うといいでしょう。

1. 多くの来場者を見込める開催日時を設定する
2. 内覧会を告知するチラシを作成する
3. ポスティングや新聞折込でチラシを配布する
4. スタッフの人員を確保・配置する
5. 当日に向けての確認を行う
6. 開催直前の準備と清掃を行う

多くの来場者を見込める開催日時を設定する

内覧会は、少しでも多くの人にクリニックのことを知ってもらう場です。そのため、多くの人に来てもらえる日時に設定する必要があります。

一般的には、開業日直前の週末、10時～16時の間で開催することが多いです。もし、開業日直前の週末が連休の場合は、在宅率が高い連休後半のほうがいいでしょう。

内覧会を告知するチラシを作成する

内覧会の日時を設定した後は、内覧会日時やクリニックの特徴を分かりやすくまとめたチラシを作成しましょう。内覧会を開催しても、そもそも開催されていることを知られていなければ失敗に終わってしまいます。

チラシを作成するにあたっては、来場する地域住民の目線に立って、「ちょっと行ってみようかな」と思ってもらえるような内容にすることが大切です。また、地味なデザインだと目に止まりにくく、捨てられてしまうかもしれないので、目を引くデザインにすることも意識したほうがいいでしょう。

ポスティングや新聞折込でチラシを配布する

チラシの作成・印刷を終えたら、新聞折り込みやポスティングなど活用して1人でも多くの地域住民に届けましょう。その際、認知度を広げたいからと言って広範囲に配るのではなく、配布エリアを的確に絞って配ることでコストを抑えることができます。このあたりは、予算と相談して決めるようにしましょう。

スタッフの人員を確保・配置する

チラシを配り終えたら、内覧会当日に備えてスタッフの人員確保や配置を行っていきます。当日は、開業後と同じ運営体制を整えておくのが基本です。それぞれの役割についても事前に確認しておきましょう。

当日に向けての確認を行う

内覧会当日は、事前準備をしっかりと行った上で迎えるようにしましょう。万が一のトラブルに備えておくことも大切です。
芳名帳やノベルティなどの準備もしておく必要があります。直前になるとバタバタしてしまうので、余裕をもって準備を進めるのがおすすめです。

開催直前の準備と清掃を行う

内覧会の開催当日は、開催時間の1時間前にはスタッフ全員が集まっている状態にし、事前に確認した配置や準備などを再確認しましょう。
清掃も念入りに行い、来場者が気持ちよく来れるようにしておきます。当日が雨の場合は、傘立てやタオルなどの準備をしておくといいです。

クリニック内覧会当日の進め方

内覧会の開催当日は、基本的には以下のように進めていきます。

1. 開始1時間前に集合し、最終確認を行う
2. 来場者を迎える準備をする
3. すみずみまで清掃する
4. 来場者への対応を行う

開始1時間前に集合し、最終確認を行う

開始1時間前には、スタッフ全員が揃っている状態にします。再度それぞれの役割を確認し、万全な状態で来場者を迎えられるようにしましょう。

来場者を迎える準備をする

建物の外にポスターを貼ったり、受付に芳名帳や来場者プレゼントなどを準備したりなど、当日準備は意外とやることが多いです。可能であれば、前日にある程度準備しておくことで当日の準備が楽になります。
雨天の場合は、マットや傘立てなどを出しておくようにしましょう。

すみずみまで清掃する

開業前なのでパッと見は綺麗かもしれませんが、小さな埃は意外とあります。そのため、すみずみまで入念に清掃を行いましょう。そうすることで、来場者に清潔感があるクリニックという印象を与えられます。

来場者への対応を行う

開催時間になったら、来場者を笑顔で迎えましょう。受付で芳名帳に名前を記入してもらい、チラシやノベルティを配布します。

なお、チラシ作成の際、時間帯によって一般の患者向けの時間と医療関係者向けの時間を分けておくのがおすすめです。そうすることで、来場者に適した応接をスムーズに行うことができます。

クリニック開業時の内覧会で配るノベルティ

クリニック開業時の内覧会では、ノベルティを配るのがおすすめです。集患・宣伝・ブランディング効果が期待できるので、コストはかかりますが準備しておくようにしましょう。

ノベルティの相場は、クリニック名を入れたとして1個当たり100円～300円、高くても500円以内です。

小ロットで頼むと1個当たりの価格が高くなるので、なるべく1個当たりの価格が安くなるように購入したほうがいいでしょう。内覧会で余ってしまったとしても、無くなるまで初診の患者へのプレゼントにすれば問題ありません。

ボールペン

ボールペンはもらって困るものではなく、来場者が出先で使ってくれた場合、クリニック名を入れておけば宣伝にもなります。デザイン性が高いものや書きやすいボールペンであれば、日常的に使ってもらえる可能性が高くなるでしょう。

メモ帳・付箋

メモ帳や付箋も日常的に使うものなので、もらっても困らないでしょう。クリニック名入りであれば、使うたびにクリニックのことを思い出してもらえる可能性が高くなります。

カレンダー

これは時期によりますが、11月～12月あたりに内覧会を開催する場合はカレンダーという選択肢もあります。小さい卓上タイプやメモを書き込めるものだと使ってもらえる可能性が高いです。カレンダーの場合は、デザインよりも使いやすさを意識して選んだほうがいいでしょう。

ウエットティッシュ

近年は新型コロナウイルスの影響もあり、除菌グッズの需要が高くなっています。また、小さな子供がいる方は何かとウエットティッシュが必要になるので喜ばれるでしょう。

タオル・手ぬぐい

タオルや手ぬぐいもあれば使えますし、古くなってきたら雑巾として使えます。そのため、長期にわたって使ってもらえる可能性が高いです。

マスク

最近はコロナによる影響が以前と比べて小さくなりましたが、それでもマスクはもらって困るものではありません。使い捨てではなく洗えるタイプのものだと、より喜んでもらえるでしょう。

クリニック名やロゴを入れてしまうと使いづらくなるので、入れるとしても小さくしたほうがいいです。

また、オリジナルの食品用ラップやクリニックのロゴを印刷したオリジナルお菓子など、競合と差をつけられる珍しいノベルティもおすすめです。

クリニック開業時の内覧会を成功させるポイント

ここでは、クリニック開業時の内覧会を成功させるポイントを以下の6点に絞って解説していきます。

• 内覧会は土日や祝日に開催する
• 関係各社の方の服装に注意
• お祝いの品は院長が直接受け取る
• クリニック内の導線を確保しておく
• 徹底的に生活感にこだわる
• スタッフの応対に気をつける

内覧会は土日や祝日に開催する

基本的に内覧会は土日・祝日に行うようにしましょう。一般的に平日は人が集まりにくく、せっかく開催しても想定していた成果を出せない可能性が高いです。

また、連休中の場合は、連休後半に開催したほうが在宅率が高いので、多くの人に来場してもらえるでしょう。

関係各社の方の服装に注意

内覧会の実施にあたって、関係各社の営業マンが応援に駆けつけてくれる場合、服装には注意してもらうようにしましょう。スーツ姿の人が何人もクリニック内を歩いていると、一般の方や子どもは居心地の悪さを感じてしまうかもしれません。

そのため、目立たない私服で着ていただくように、事前に伝えておきましょう。

お祝いの品は院長が直接受け取る

来場者の方がお祝い品を持参してきた場合、院長が直接受け取るようにしましょう。スタッフが「あとで院長に渡しておきます」というのは望ましくありません。

内覧会当日は院長も忙しいため、つい対応が疎かになってしまいがちですが、人によっては不快感を覚える可能性があります。

クリニック内の導線を確保しておく

内覧会が順調に進み、多くの人が訪れた場合、逆にクリニック内が混雑して居心地が悪くなってしまう可能性が考えられます。そのため、あらかじめ来場者の誘導ルートや、院長との引き合わせについて確認しておくことが大切です。

徹底的に清潔感にこだわる

内装は新しいから清掃は簡単でいいだろうと思わず、徹底的に清掃を行い、清潔感にこだわる必要があります。来場する方たちは、こちらが思っている以上に清潔感に対して敏感です。クリニックの印象に大きく影響するので、しっかりと時間をとって綺麗にしておくようにしましょう。

スタッフの応対に気をつける

たとえ来場者が少なくてもスタッフ同士の私語は控えるようにしましょう。来場する方たちは、意外とスタッフの会話が気になっています。業務上の会話であれば問題ありませんが、誤解されることがないように場所や声量に注意しましょう。

まとめ

クリニック開業にあたって、内覧会は開業前の大きなイベントであり、今後の運営に影響するものです。そのため、しっかりと余裕をもって計画的に準備していく必要があります。多くの地域住民に知ってもらい、内覧会を成功させるためにも、事前に万全な準備を整えて臨むようにしましょう。

内覧会の準備や注意点に関してはクリニック開業の流れを徹底解説｜時期別のやることリスト・成功に大切なポイントでも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

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